Làm thế nào để doanh nghiệp giảm 10–20% chi phí Logistics mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ?

Trong hoạt động sản xuất, thương mại và xuất nhập khẩu, chi phí Logistics là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, lợi nhuận và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Từ vận tải quốc tế, thông quan hải quan, kho bãi đến vận chuyển nội địa, mỗi công đoạn đều có thể phát sinh những khoản chi phí đáng kể nếu không được tổ chức và kiểm soát hiệu quả.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng muốn giảm chi phí Logistics thì phải tìm đơn vị vận chuyển có giá rẻ hơn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên mức cước thấp nhất đôi khi lại khiến tổng chi phí tăng cao do chậm giao hàng, phát sinh phí lưu container, lưu bãi hoặc những khoản phụ phí không được dự toán từ đầu.

Thay vì cắt giảm chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp nên tập trung vào tối ưu toàn bộ chuỗi Logistics, từ kế hoạch mua hàng, lựa chọn phương thức vận chuyển, quản lý chứng từ đến tổ chức giao nhận và lưu kho.

Vậy doanh nghiệp có thể làm gì để hướng tới mục tiêu giảm 10–20% chi phí Logistics mà vẫn đảm bảo tiến độ, an toàn hàng hóa và chất lượng dịch vụ?

1. Hiểu đúng về chi phí Logistics trước khi tìm cách cắt giảm

Chi phí Logistics không chỉ bao gồm tiền vận chuyển hàng hóa.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, tổng chi phí có thể bao gồm:

• Cước vận tải quốc tế bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ.

• Chi phí vận tải nội địa.

• Phí giao nhận và xử lý chứng từ.

• Chi phí thông quan hải quan.

• Phí nâng hạ, bốc xếp hàng hóa.

• Chi phí kho bãi và lưu trữ.

• Phí Demurrage, Detention và Storage nếu phát sinh.

• Chi phí đóng gói, pallet và vật tư bảo vệ hàng hóa.

• Chi phí bảo hiểm hàng hóa.

• Chi phí quản lý, theo dõi và điều phối Logistics.

Ngoài những khoản trực tiếp, doanh nghiệp còn phải tính đến chi phí gián tiếp như hàng giao chậm, tồn kho quá mức, thiếu nguyên liệu sản xuất hoặc mất cơ hội kinh doanh.

Vì vậy, muốn tối ưu hiệu quả, doanh nghiệp cần đánh giá Total Logistics Cost – Tổng chi phí Logistics, thay vì chỉ so sánh cước vận chuyển.

Mục tiêu giảm 10–20% có thể được sử dụng như một chỉ tiêu cải tiến, nhưng không phải mức tiết kiệm được bảo đảm cho mọi doanh nghiệp. Kết quả thực tế phụ thuộc vào cấu trúc chi phí, quy mô hoạt động và những điểm chưa hiệu quả trong hệ thống hiện tại.

2. Xây dựng kế hoạch vận chuyển sớm thay vì xử lý khi hàng đã sẵn sàng

Một trong những nguyên nhân khiến chi phí Logistics tăng cao là doanh nghiệp thường xuyên đặt dịch vụ trong tình trạng gấp.

Ví dụ, hàng đã hoàn thành sản xuất nhưng bộ phận xuất nhập khẩu mới bắt đầu tìm lịch tàu hoặc phương tiện vận chuyển.

Khi đó, doanh nghiệp có thể gặp những vấn đề như không còn chỗ trên chuyến tàu phù hợp, phải lựa chọn lịch vận chuyển kém thuận tiện hoặc sử dụng dịch vụ nhanh với chi phí cao hơn.

Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch dựa trên:

Lịch sản xuất → thời điểm hàng sẵn sàng → lịch vận chuyển → thời gian thông quan → ngày giao hàng dự kiến.

Đối với những lô hàng định kỳ, việc dự báo nhu cầu vận chuyển theo tuần hoặc tháng còn giúp doanh nghiệp chủ động làm việc với nhà cung cấp Logistics.

Kế hoạch càng rõ ràng, khả năng lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp càng cao.

3. Lựa chọn đúng phương thức vận tải quốc tế

Không phải lô hàng nào cũng cần sử dụng phương thức vận chuyển nhanh nhất.

Với hàng hóa không quá gấp, vận tải đường biển thường có lợi thế về chi phí đối với những tuyến và khối lượng phù hợp.

Trong khi đó, vận tải hàng không có ưu điểm về thời gian nhưng thường đi kèm mức cước cao hơn.

Doanh nghiệp cần cân nhắc ba yếu tố:

Giá trị hàng hóa

Thời gian cần giao

Tổng chi phí vận chuyển.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập khẩu linh kiện để phục vụ kế hoạch sản xuất sau 45 ngày. Nếu đặt hàng và tổ chức vận chuyển sớm, đường biển có thể là lựa chọn hợp lý.

Nhưng nếu nhà máy đang thiếu một linh kiện quan trọng khiến dây chuyền có nguy cơ dừng hoạt động, vận tải hàng không có thể đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn dù cước vận chuyển lớn hơn.

Vì vậy, lựa chọn phương thức vận tải cần dựa trên chi phí tổng thể và giá trị của thời gian, không chỉ dựa trên giá cước.

4. Tối ưu FCL và LCL theo khối lượng hàng hóa

Trong vận tải đường biển, doanh nghiệp thường lựa chọn giữa:

FCL – Full Container Load: Vận chuyển hàng nguyên container.

LCL – Less than Container Load: Vận chuyển hàng lẻ ghép container.

Với lô hàng nhỏ, LCL giúp doanh nghiệp không phải thuê toàn bộ container.

Tuy nhiên, khi khối lượng hàng tăng, tổng chi phí LCL có thể không còn lợi thế do cách tính cước và các khoản phí xử lý hàng lẻ.

Ngược lại, FCL có thể hiệu quả hơn nếu doanh nghiệp sử dụng phần lớn sức chứa container.

Ví dụ một doanh nghiệp thường xuyên nhập nhiều lô hàng nhỏ từ cùng một khu vực.

Thay vì tổ chức từng shipment riêng biệt, doanh nghiệp có thể cân nhắc gom hàng từ nhiều nhà cung cấp để tối ưu phương án vận chuyển.

Tuy nhiên, cần tính thêm chi phí gom hàng, thời gian chờ, kho trung chuyển và điều kiện giao nhận.

Một phương án gom hàng chỉ thực sự hiệu quả khi tổng chi phí sau khi gom thấp hơn phương án vận chuyển riêng lẻ.

5. Tối ưu đóng gói để giảm thể tích vận chuyển

Nhiều doanh nghiệp tập trung vào trọng lượng mà chưa quan tâm đúng mức đến thể tích hàng hóa.

Trong Logistics, đặc biệt với hàng nhẹ nhưng cồng kềnh, CBM và trọng lượng tính cước có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí vận chuyển.

Ví dụ doanh nghiệp xuất khẩu sản phẩm đóng trong các thùng carton lớn nhưng bên trong còn nhiều khoảng trống.

Nếu điều chỉnh kích thước bao bì hợp lý, cùng một lượng hàng có thể chiếm ít thể tích hơn.

Các giải pháp có thể bao gồm:

• Thiết kế lại kích thước carton.

• Sắp xếp hàng hóa tối ưu trên pallet.

• Giảm khoảng trống không cần thiết.

• Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp.

• Tính toán sơ đồ xếp hàng trong container.

Tuy nhiên, không nên giảm vật liệu bảo vệ chỉ để tiết kiệm diện tích.

Mục tiêu là giảm thể tích lãng phí nhưng vẫn bảo đảm khả năng chống va đập, chống ẩm và an toàn hàng hóa.

6. Hạn chế Demurrage, Detention và Storage

Đây là nhóm chi phí mà doanh nghiệp có thể giảm đáng kể nếu tổ chức tốt quá trình giao nhận.

Demurrage thường liên quan đến thời gian sử dụng container tại cảng vượt quá thời gian miễn phí theo điều kiện của hãng tàu.

Detention thường liên quan đến việc giữ container ngoài cảng quá thời gian miễn phí.

Storage là chi phí lưu bãi hoặc lưu kho tại cảng, terminal theo quy định áp dụng.

Các khoản phí này có thể phát sinh khi:

Chứng từ chuẩn bị chậm

Thông quan kéo dài

Không có xe lấy hàng

Kho chưa sẵn sàng tiếp nhận

Rút hàng chậm

Trả container rỗng muộn.

Để hạn chế, doanh nghiệp cần kiểm tra Free Time, theo dõi lịch tàu và phối hợp sớm giữa bộ phận chứng từ, hải quan, vận tải và kho nhận hàng.

Đặc biệt, không nên đợi hàng thông quan xong mới bắt đầu tìm phương tiện vận chuyển nội địa.

7. Chuẩn bị chứng từ hải quan chính xác ngay từ đầu

Sai sót chứng từ là nguyên nhân phổ biến khiến hàng nhập khẩu bị chậm thông quan.

Những vấn đề thường gặp gồm:

Thông tin Invoice không thống nhất

Packing List thiếu chi tiết

Mô tả hàng hóa chưa rõ ràng

Mã HS chưa được kiểm tra kỹ

Thiếu chứng từ xuất xứ cần thiết

Chưa xác định yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.

Khi phát sinh sai sót, doanh nghiệp có thể phải bổ sung hồ sơ, điều chỉnh khai báo hoặc chờ xử lý thủ tục.

Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian lấy hàng và có thể làm tăng chi phí lưu bãi.

Vì vậy, bộ phận xuất nhập khẩu nên kiểm tra chứng từ trước khi hàng đến cảng, thậm chí ngay từ giai đoạn đàm phán mua hàng đối với những mặt hàng có yêu cầu quản lý đặc biệt.

Sử dụng dịch vụ thông quan hải quan có kinh nghiệm cũng có thể giúp doanh nghiệp nhận diện sớm các vấn đề cần xử lý.

8. Tối ưu vận tải nội địa và kế hoạch giao hàng

Vận tải nội địa là công đoạn thường có nhiều cơ hội cải thiện hiệu quả.

Ví dụ doanh nghiệp có nhiều đơn hàng giao đến các địa điểm gần nhau nhưng lại bố trí từng xe riêng biệt.

Nếu lịch giao hàng cho phép, việc kết hợp tuyến có thể giảm số chuyến và hạn chế quãng đường chạy rỗng.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc:

Ghép hàng

Thuê nguyên chuyến

Gom đơn theo khu vực

Tối ưu lịch giao nhận

Sử dụng phương tiện phù hợp với tải trọng.

Với hàng nhập khẩu nguyên container, cần tính cả hành trình từ cảng đến kho và địa điểm trả container rỗng.

Một báo giá kéo container thấp chưa chắc tối ưu nếu depot trả rỗng quá xa hoặc có nhiều khoản phí chờ.

Do đó nên đánh giá chi phí theo toàn bộ hành trình vận tải nội địa.

9. Quản lý tồn kho để giảm chi phí lưu trữ

Tồn kho có vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Tuy nhiên, tồn kho quá lớn có thể khiến doanh nghiệp phát sinh thêm chi phí kho bãi, nhân công, quản lý và vốn bị giữ trong hàng hóa.

Ngược lại, tồn kho quá thấp lại làm tăng nguy cơ thiếu hàng và phải sử dụng vận chuyển khẩn cấp.

Doanh nghiệp cần xác định mức tồn kho phù hợp dựa trên:

Nhu cầu tiêu thụ

Thời gian cung ứng

Biến động đơn hàng

Độ ổn định của nhà cung cấp

Thời gian vận chuyển.

Một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu thuê kho không cần thiết, đồng thời hạn chế những chuyến vận chuyển gấp với chi phí cao.

10. Sử dụng Logistics trọn gói để giảm chi phí điều phối

Khi doanh nghiệp thuê nhiều đơn vị riêng lẻ, mỗi nhà cung cấp chỉ phụ trách một công đoạn.

Ví dụ:

Đơn vị A: Vận tải quốc tế.

Đơn vị B: Thông quan hải quan.

Đơn vị C: Vận tải nội địa.

Đơn vị D: Kho bãi.

Nếu thiếu sự phối hợp, một thay đổi nhỏ trong lịch trình có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi giao nhận.

Với dịch vụ Logistics trọn gói, doanh nghiệp có thể sử dụng một đầu mối để phối hợp nhiều công đoạn.

Lợi ích có thể bao gồm:

Giảm thời gian trao đổi giữa các bên

Hạn chế gián đoạn thông tin

Chủ động điều chỉnh lịch vận chuyển

Kiểm soát tổng chi phí thuận lợi hơn

Giảm rủi ro chậm trễ do thiếu phối hợp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đánh giá năng lực thực tế và phạm vi trách nhiệm của nhà cung cấp. Logistics trọn gói không tự động đồng nghĩa với mức giá thấp nhất.

11. Đừng chỉ chọn nhà cung cấp Logistics có báo giá rẻ nhất

Một trong những sai lầm thường gặp là doanh nghiệp chỉ so sánh dòng tổng tiền trên báo giá.

Ví dụ:

Đơn vị A: Cước vận chuyển thấp nhưng chưa bao gồm nhiều khoản phụ phí.

Đơn vị B: Cước cao hơn nhưng phạm vi dịch vụ rõ ràng, thời gian giao nhận phù hợp và ít khoản phát sinh hơn.

Nếu chỉ nhìn giá ban đầu, doanh nghiệp có thể chọn A.

Nhưng khi cộng chi phí thực tế, B có thể là lựa chọn kinh tế hơn.

Khi đánh giá nhà cung cấp, nên xem xét:

Tổng chi phí

Thời gian vận chuyển

Tỷ lệ giao đúng hạn

Khả năng xử lý sự cố

Mức độ minh bạch

Trách nhiệm đối với hàng hóa.

Chất lượng dịch vụ ổn định giúp doanh nghiệp giảm những chi phí gián tiếp khó nhìn thấy trong báo giá.

12. Đo lường hiệu quả Logistics bằng các chỉ số cụ thể

Doanh nghiệp khó có thể giảm chi phí bền vững nếu không biết khoản nào đang chiếm tỷ trọng lớn nhất.

Một số chỉ số nên theo dõi gồm:

Khi có dữ liệu, doanh nghiệp có thể xác định chính xác nên ưu tiên cải thiện công đoạn nào.

Ví dụ, nếu chi phí lưu container chiếm tỷ trọng lớn, việc tối ưu chứng từ và lịch lấy hàng có thể hiệu quả hơn so với đàm phán giảm một phần nhỏ cước biển.

13. Làm thế nào để đặt mục tiêu giảm 10–20% chi phí Logistics?

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một kế hoạch cải tiến trong 3–6 tháng.

Giai đoạn 1 – Phân tích chi phí hiện tại

Tổng hợp dữ liệu vận chuyển, kho bãi, thông quan và các khoản phát sinh trong những tháng gần nhất.

Giai đoạn 2 – Xác định khoản chi phí chưa hiệu quả

Tìm những vấn đề như xe chạy rỗng, đóng gói chiếm nhiều thể tích, phát sinh lưu bãi hoặc vận chuyển khẩn cấp quá thường xuyên.

Giai đoạn 3 – Triển khai giải pháp

Thử nghiệm gom hàng, tối ưu lịch vận chuyển, thay đổi phương thức vận tải hoặc điều chỉnh quy trình phối hợp.

Giai đoạn 4 – Đo lường kết quả

So sánh chi phí trước và sau khi cải tiến trên cùng phạm vi công việc, đồng thời theo dõi tỷ lệ giao đúng hạn, hư hỏng và khiếu nại.

Ví dụ giả định, doanh nghiệp có ngân sách Logistics 500 triệu đồng mỗi tháng.

Nếu giảm được 10%, khoản tiết kiệm tương đương 50 triệu đồng/tháng. Nếu đạt 20%, khoản tiết kiệm là 100 triệu đồng/tháng.

Tuy nhiên, những con số này chỉ minh họa cho mục tiêu tài chính. Doanh nghiệp cần xác định mức tiết kiệm khả thi từ dữ liệu thực tế và không được đánh đổi bằng chất lượng dịch vụ.

14. Vai trò của Unicorn Logistics trong tối ưu chi phí Logistics

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, Unicorn Logistics hướng đến việc cung cấp các giải pháp vận chuyển phù hợp với đặc điểm hàng hóa, tuyến đường và nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Thông qua việc phối hợp vận tải quốc tế, thông quan hải quan, vận tải nội địa, vận tải đa phương thức và các dịch vụ Logistics liên quan, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch giao nhận thống nhất hơn.

Thay vì chỉ tập trung vào một mức cước thấp, việc tối ưu cần xem xét toàn bộ quá trình từ lúc hàng sẵn sàng tại nhà cung cấp đến khi được giao tại kho hoặc nhà máy.

Mục tiêu là lựa chọn phương án hợp lý về chi phí, thời gian, độ an toàn và khả năng kiểm soát tiến độ.

Kết luận

Giảm chi phí Logistics không đồng nghĩa với cắt giảm chất lượng dịch vụ. Ngược lại, một hệ thống Logistics được tổ chức tốt có thể vừa tiết kiệm ngân sách, vừa nâng cao hiệu quả vận hành.

Những giải pháp quan trọng bao gồm lập kế hoạch vận chuyển sớm, lựa chọn đúng phương thức vận tải, tối ưu FCL/LCL, cải thiện đóng gói, hạn chế phí lưu container, chuẩn bị chứng từ chính xác, tối ưu vận tải nội địa và quản lý tồn kho hiệu quả.

Đặc biệt, doanh nghiệp nên chuyển từ tư duy “tìm giá vận chuyển rẻ nhất” sang “tối ưu tổng chi phí Logistics”.

Mục tiêu giảm 10–20% là một định hướng đáng cân nhắc khi doanh nghiệp còn nhiều điểm chưa hiệu quả, nhưng cần được kiểm chứng bằng số liệu và triển khai theo từng giai đoạn.

Một chiến lược Logistics thành công không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền vận chuyển mà còn tạo ra lợi ích dài hạn: giao hàng đúng tiến độ, giảm rủi ro, ổn định sản xuất và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.