Logistics trọn gói là gì? Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ Logistics tích hợp thay vì thuê nhiều đơn vị riêng lẻ?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu và phân phối hàng hóa, Logistics không đơn thuần là vận chuyển hàng từ địa điểm này đến địa điểm khác. Đằng sau mỗi lô hàng là một chuỗi công việc liên quan đến vận tải quốc tế, thủ tục hải quan, kho bãi, vận tải nội địa, chứng từ, giao nhận và quản lý tiến độ.

Trước đây, nhiều doanh nghiệp thường lựa chọn từng nhà cung cấp riêng biệt: một công ty phụ trách vận chuyển quốc tế, một đơn vị khai báo hải quan, một đơn vị kéo container và một nhà cung cấp dịch vụ kho bãi. Cách làm này có thể mang lại sự linh hoạt nhất định, nhưng cũng khiến doanh nghiệp phải dành nhiều nguồn lực để phối hợp và kiểm soát.

Đó là lý do dịch vụ Logistics trọn gói (Integrated Logistics Services) ngày càng được quan tâm. Thay vì quản lý nhiều đơn vị riêng lẻ, doanh nghiệp có thể sử dụng một nhà cung cấp làm đầu mối tổ chức và điều phối các công đoạn trong chuỗi Logistics.

Vậy Logistics trọn gói là gì, hoạt động như thế nào và vì sao doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ Logistics tích hợp?

1. Logistics trọn gói là gì?

Logistics trọn gói là mô hình cung cấp hoặc tổ chức nhiều dịch vụ Logistics liên kết với nhau trong một giải pháp thống nhất, nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển, lưu trữ và giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp.

Tùy phạm vi hợp đồng, dịch vụ có thể bao gồm:

• Giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ.

• Thực hiện và hỗ trợ thủ tục thông quan hải quan.

• Vận tải nội địa từ cảng đến kho, nhà máy hoặc trung tâm phân phối.

• Dịch vụ kho bãi, lưu trữ và quản lý hàng hóa.

• Đóng gói, bốc xếp và xử lý hàng hóa.

• Vận chuyển hàng dự án, máy móc, hàng siêu trường siêu trọng.

• Theo dõi tiến độ vận chuyển và phối hợp chứng từ.

• Tổ chức giao hàng đến địa điểm nhận cuối cùng.

Điểm cốt lõi của Logistics trọn gói không phải là một doanh nghiệp nhất thiết phải tự sở hữu toàn bộ tàu, xe, kho bãi hay thiết bị.

Thay vào đó, nhà cung cấp Logistics có thể trực tiếp thực hiện hoặc phối hợp với các đối tác chuyên môn, nhưng vẫn đảm nhận vai trò đầu mối quản lý và điều phối toàn bộ phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.

Điều này giúp doanh nghiệp giảm sự phân tán trong quá trình vận hành.

2. Logistics tích hợp khác gì với dịch vụ vận tải thông thường?

Để hiểu rõ sự khác biệt, có thể xem xét một doanh nghiệp nhập khẩu máy móc từ Trung Quốc về Việt Nam.

Nếu chỉ thuê dịch vụ vận tải quốc tế, nhà cung cấp có thể phụ trách đưa hàng từ cảng xuất khẩu đến cảng nhập khẩu theo điều kiện đã thống nhất.

Sau khi hàng đến Việt Nam, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm đơn vị khai báo hải quan, bố trí xe vận chuyển, chuẩn bị thiết bị nâng hạ và tổ chức giao hàng về nhà máy.

Ngược lại, nếu sử dụng dịch vụ Logistics tích hợp, một đơn vị có thể phối hợp các công việc:

Nhận thông tin lô hàng

→ Tổ chức vận chuyển quốc tế

→ Chuẩn bị chứng từ

→ Phối hợp thông quan hải quan

→ Lấy hàng tại cảng

→ Vận chuyển nội địa

→ Giao hàng tại nhà máy

→ Hoàn tất hồ sơ giao nhận.

Sự khác biệt lớn nhất nằm ở phạm vi quản lý.

Dịch vụ vận tải thông thường tập trung vào một công đoạn, trong khi Logistics tích hợp hướng đến việc tổ chức nhiều công đoạn có liên quan trong cùng một kế hoạch.

3. Những dịch vụ quan trọng trong giải pháp Logistics trọn gói

Vận tải quốc tế

Đây là công đoạn quan trọng đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Tùy loại hàng và yêu cầu thời gian, đơn vị Logistics có thể tư vấn phương thức vận chuyển phù hợp:

Sea Freight – vận tải đường biển

Air Freight – vận tải hàng không

Road Freight – vận tải đường bộ

Multimodal Transport – vận tải đa phương thức.

Đối với hàng đường biển, doanh nghiệp còn phải lựa chọn giữa FCL và LCL dựa trên khối lượng, thể tích và tính chất hàng hóa.

Một giải pháp phù hợp cần cân bằng giữa chi phí, thời gian và mức độ an toàn của lô hàng.

Thông quan hải quan

Thủ tục hải quan là một mắt xích quan trọng trong chuỗi Logistics quốc tế.

Công việc có thể bao gồm kiểm tra bộ chứng từ, tư vấn thông tin khai báo, xác định các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, phối hợp thực hiện thủ tục hải quan và xử lý những vấn đề phát sinh.

Nếu khâu thông quan không được chuẩn bị tốt, hàng có thể bị chậm giao dù vận tải quốc tế đã hoàn thành đúng kế hoạch.

Vận tải nội địa

Sau khi hàng nhập khẩu đủ điều kiện giao nhận, doanh nghiệp cần đưa hàng từ cảng, ICD hoặc kho trung chuyển đến địa điểm nhận cuối cùng.

Đối với hàng xuất khẩu, quy trình diễn ra theo chiều ngược lại.

Vận tải nội địa có thể sử dụng xe tải, xe đầu kéo container hoặc phương tiện chuyên dụng.

Khi công đoạn này được kết nối với lịch tàu và tiến độ thông quan, doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng hàng đã sẵn sàng nhưng chưa bố trí được phương tiện.

Kho bãi và phân phối

Không phải lô hàng nào cũng được giao trực tiếp đến nhà máy hoặc người mua.

Một số doanh nghiệp cần lưu trữ, phân loại, chia đơn, đóng gói lại hoặc phân phối đến nhiều địa điểm.

Khi đó, kho bãi trở thành một phần quan trọng trong giải pháp Logistics tích hợp.

4. Giảm tình trạng thiếu phối hợp giữa nhiều nhà cung cấp

Đây là một trong những lợi ích đáng chú ý nhất của Logistics trọn gói.

Giả sử doanh nghiệp thuê ba đơn vị riêng biệt:

Đơn vị A: Vận chuyển quốc tế.

Đơn vị B: Thông quan hải quan.

Đơn vị C: Vận tải nội địa.

Khi tàu thay đổi lịch cập cảng, đơn vị A có thể đã nhận được thông tin nhưng doanh nghiệp chưa kịp chuyển đến B và C.

Kết quả là lịch làm thủ tục và lịch điều xe không còn phù hợp.

Nếu sử dụng một đầu mối Logistics tích hợp, việc cập nhật và điều chỉnh kế hoạch có thể được thực hiện tập trung hơn.

Tuy nhiên, hiệu quả thực tế vẫn phụ thuộc vào năng lực điều phối, hệ thống thông tin và quy trình của nhà cung cấp.

Một đầu mối quản lý tốt giúp giảm rủi ro thông tin bị gián đoạn giữa các công đoạn.

5. Kiểm soát tổng chi phí Logistics hiệu quả hơn

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chỉ quan tâm đến cước vận chuyển quốc tế mà chưa tính đầy đủ các khoản chi phí còn lại.

Ví dụ một lô hàng nhập khẩu có thể phát sinh:

Cước biển

Local Charges

Chi phí chứng từ

Chi phí thông quan

Chi phí kiểm tra chuyên ngành nếu có

Chi phí nâng hạ

Cước vận tải nội địa

Phí chờ xe

Demurrage

Detention

Storage.

Nếu thuê nhiều đơn vị, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều báo giá riêng và khó xác định tổng ngân sách trước khi triển khai.

Với Logistics trọn gói, nhà cung cấp có thể lập bảng dự toán tổng thể, phân biệt rõ khoản nào đã bao gồm, khoản nào chưa bao gồm và điều kiện phát sinh.

Điều này không đồng nghĩa Logistics trọn gói luôn rẻ hơn thuê riêng từng dịch vụ.

Lợi ích quan trọng hơn là khả năng nhìn thấy và quản lý tổng chi phí của toàn bộ chuỗi vận chuyển.

6. Hạn chế chi phí phát sinh do chậm trễ

Trong Logistics, nhiều khoản chi phí không xuất phát từ cước vận chuyển mà từ thời gian chờ đợi.

Ví dụ container nhập khẩu đã được dỡ tại cảng nhưng chứng từ chưa hoàn tất, khiến doanh nghiệp không thể lấy hàng theo kế hoạch.

Hoặc hàng đã thông quan nhưng kho nhận chưa sẵn sàng, khiến xe đầu kéo phải chờ nhiều giờ.

Nếu các công đoạn được quản lý độc lập, việc xác định nguyên nhân và phối hợp xử lý có thể mất thời gian.

Một đơn vị Logistics tích hợp có thể chủ động theo dõi:

ETA của tàu

Tiến độ chứng từ

Tình trạng thông quan

Free Time

Lịch điều xe

Khả năng tiếp nhận của kho.

Nhờ đó, các bên có cơ sở điều chỉnh kế hoạch sớm hơn và hạn chế những khoản chi phí có thể phòng tránh.

7. Doanh nghiệp giảm khối lượng công việc quản lý

Khi sử dụng nhiều nhà cung cấp, bộ phận xuất nhập khẩu phải thường xuyên liên hệ, đối chiếu và xử lý thông tin giữa các bên.

Một nhân viên có thể phải theo dõi:

Lịch tàu

Chứng từ

Hải quan

Cảng

Xe vận chuyển

Kho nhận hàng

và các chi phí liên quan.

Nếu doanh nghiệp có hàng chục hoặc hàng trăm shipment mỗi tháng, khối lượng công việc này rất lớn.

Với Logistics trọn gói, doanh nghiệp có thể tập trung trao đổi với một đầu mối điều phối chính.

Nhờ đó, bộ phận nội bộ có thêm thời gian dành cho hoạt động mua hàng, quản lý nhà cung cấp, lập kế hoạch sản xuất và phát triển kinh doanh.

Dù vậy, doanh nghiệp vẫn cần duy trì việc kiểm tra chứng từ, phê duyệt chi phí và giám sát chất lượng dịch vụ.

8. Tăng khả năng theo dõi và kiểm soát lô hàng

Một lợi thế khác của Logistics tích hợp là khả năng tổ chức thông tin theo toàn bộ hành trình.

Thay vì chỉ biết hàng đã lên tàu hay chưa, doanh nghiệp cần nắm được:

Hàng đang ở công đoạn nào?

Có rủi ro chậm trễ không?

Chứng từ đã sẵn sàng chưa?

Dự kiến khi nào thông quan?

Khi nào xe lấy hàng?

Khi nào giao đến kho?

Đơn vị Logistics có quy trình quản lý tốt có thể cung cấp các mốc cập nhật thống nhất, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và phân phối chính xác hơn.

Đặc biệt với những doanh nghiệp cần nguyên liệu nhập khẩu liên tục, khả năng theo dõi tiến độ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch tồn kho.

9. Logistics trọn gói có phù hợp với mọi doanh nghiệp không?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng toàn bộ dịch vụ Logistics.

Ví dụ một công ty chỉ có nhu cầu vận chuyển hàng nội địa trên tuyến cố định, không liên quan đến xuất nhập khẩu, có thể chỉ cần một nhà cung cấp vận tải chuyên biệt.

Tương tự, doanh nghiệp lớn đã có bộ phận Logistics nội bộ mạnh và hợp đồng tốt với nhiều nhà cung cấp có thể lựa chọn tiếp tục quản lý riêng từng công đoạn.

Ngược lại, Logistics tích hợp đặc biệt đáng cân nhắc với:

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên.

Nhà máy cần nguyên vật liệu từ nước ngoài.

Doanh nghiệp thương mại có nhiều lô hàng.

Doanh nghiệp có nhu cầu giao hàng từ cảng đến kho.

Doanh nghiệp vận chuyển máy móc, thiết bị dự án.

Doanh nghiệp muốn tinh gọn hoạt động quản lý Logistics.

Việc lựa chọn cần dựa trên quy mô, tần suất shipment, năng lực nội bộ và mục tiêu kinh doanh.

10. Khi nào thuê nhiều đơn vị riêng lẻ vẫn có lợi thế?

Để đánh giá khách quan, doanh nghiệp cũng cần nhìn nhận ưu điểm của mô hình thuê riêng.

Mỗi nhà cung cấp chuyên biệt có thể sở hữu năng lực mạnh ở một lĩnh vực nhất định.

Ví dụ một doanh nghiệp có đội xe riêng, một đơn vị chuyên khai báo hải quan hoặc một nhà kho có vị trí đặc biệt thuận tiện.

Việc thuê riêng giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho từng công đoạn và dễ so sánh đơn giá.

Tuy nhiên, mô hình này đòi hỏi năng lực điều phối nội bộ tốt.

Nếu doanh nghiệp thiếu nhân sự hoặc không có hệ thống quản lý thông tin tập trung, lợi thế về giá của từng nhà cung cấp có thể bị giảm bởi chi phí quản lý và phát sinh vận hành.

Vì vậy, quyết định phù hợp không phải lúc nào cũng là thuê trọn gói hay thuê riêng hoàn toàn.

Một số doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình kết hợp, trong đó nhà cung cấp Logistics chính điều phối những công đoạn quan trọng, còn một số dịch vụ đặc thù được thuê riêng.

11. Tiêu chí lựa chọn đơn vị Logistics trọn gói chuyên nghiệp

Không nên lựa chọn nhà cung cấp chỉ vì họ quảng cáo có thể thực hiện mọi dịch vụ.

Doanh nghiệp cần đánh giá khả năng thực tế thông qua những tiêu chí cụ thể.

Kinh nghiệm và năng lực vận hành

Nhà cung cấp có kinh nghiệm với tuyến vận chuyển, loại hàng và quy mô shipment tương tự hay không?

Phạm vi dịch vụ rõ ràng

Những công đoạn nào được trực tiếp thực hiện, những công đoạn nào sử dụng đối tác và ai chịu trách nhiệm điều phối?

Báo giá minh bạch

Các khoản chi phí đã bao gồm, chưa bao gồm và điều kiện phát sinh có được trình bày rõ không?

Khả năng xử lý sự cố

Khi tàu trễ, hàng bị kiểm hóa hoặc container phát sinh vấn đề, quy trình thông báo và xử lý như thế nào?

Chất lượng cập nhật thông tin

Doanh nghiệp có được cập nhật các mốc vận chuyển quan trọng và nhận thông tin kịp thời khi lịch trình thay đổi không?

Ngoài ra, cần đánh giá trách nhiệm hợp đồng, bảo hiểm phù hợp và khả năng phối hợp giữa các bộ phận.

12. Quy trình triển khai dịch vụ Logistics trọn gói

Một quy trình cơ bản có thể gồm bảy giai đoạn.

Bước 1 – Tiếp nhận nhu cầu: Xác định loại hàng, tuyến vận chuyển, số lượng, lịch trình và địa điểm giao nhận.

Bước 2 – Phân tích phương án: Lựa chọn phương thức vận tải, điều kiện giao nhận và những dịch vụ bổ sung cần thiết.

Bước 3 – Xây dựng báo giá: Dự toán chi phí tổng thể và xác định rõ phạm vi trách nhiệm.

Bước 4 – Chuẩn bị chứng từ: Phối hợp với khách hàng kiểm tra những hồ sơ cần thiết.

Bước 5 – Tổ chức vận chuyển: Triển khai vận tải quốc tế hoặc nội địa theo kế hoạch.

Bước 6 – Thông quan và giao nhận: Phối hợp các thủ tục liên quan, bố trí phương tiện và giao hàng đến địa điểm đã thống nhất.

Bước 7 – Hoàn tất và đánh giá: Đối chiếu chứng từ, chi phí thực tế và chất lượng thực hiện.

Đối với khách hàng có shipment thường xuyên, dữ liệu từ những chuyến trước còn giúp cải thiện kế hoạch vận chuyển trong tương lai.

13. Unicorn Logistics và giải pháp Logistics tích hợp cho doanh nghiệp

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế và Logistics, Unicorn Logistics hướng đến việc cung cấp giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.

Các nhóm dịch vụ gồm giao nhận vận tải quốc tế, vận tải nội địa, vận tải đa phương thức, hỗ trợ thông quan hải quan và vận chuyển hàng dự án, hàng siêu trường siêu trọng.

Đối với những lô hàng có nhiều công đoạn, việc phối hợp các dịch vụ trong một kế hoạch thống nhất giúp doanh nghiệp chủ động hơn từ khâu vận chuyển quốc tế đến giao hàng tại kho hoặc nhà máy.

Thay vì chỉ tập trung vào một mức cước riêng lẻ, giải pháp Logistics tích hợp hướng đến việc cân bằng giữa tổng chi phí, tiến độ, độ an toàn và khả năng kiểm soát vận hành.

14. Logistics tích hợp là giải pháp dài hạn để nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng

Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng shipment thường tăng cùng với sự mở rộng của nhà cung cấp, thị trường và mạng lưới phân phối.

Nếu không có một quy trình Logistics thống nhất, việc quản lý sẽ ngày càng phức tạp.

Logistics tích hợp có thể giúp doanh nghiệp chuẩn hóa thông tin, xây dựng lịch vận chuyển, theo dõi chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động theo từng giai đoạn.

Doanh nghiệp cũng có thể thiết lập các chỉ số quản lý như:

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn

Chi phí Logistics trên mỗi shipment

Thời gian xử lý chứng từ

Thời gian từ khi hàng đến cảng đến khi giao kho

Tỷ lệ phát sinh chi phí ngoài dự toán.

Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp nhận diện vấn đề và tối ưu hoạt động theo thời gian.

Quan trọng hơn, Logistics không còn chỉ là bộ phận xử lý vận chuyển mà trở thành một yếu tố hỗ trợ kế hoạch sản xuất, quản lý tồn kho và năng lực cạnh tranh.

Kết luận

Logistics trọn gói không đơn giản là gom nhiều dịch vụ vận chuyển vào một báo giá. Giá trị cốt lõi nằm ở khả năng kết nối các công đoạn thành một chuỗi vận hành có kế hoạch, có đầu mối quản lý và có cơ chế kiểm soát chi phí, tiến độ.

So với việc thuê nhiều nhà cung cấp riêng lẻ, dịch vụ Logistics tích hợp có thể giúp doanh nghiệp giảm khối lượng điều phối, hạn chế gián đoạn thông tin, kiểm soát tổng chi phí tốt hơn và chủ động xử lý những vấn đề phát sinh.

Tuy nhiên, Logistics trọn gói không mặc nhiên là phương án rẻ nhất hoặc phù hợp nhất trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp vẫn cần so sánh năng lực nhà cung cấp, phạm vi công việc, trách nhiệm và tổng chi phí thực tế.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, sản xuất và thương mại có nhiều công đoạn giao nhận, việc lựa chọn một đối tác Logistics có khả năng tổ chức dịch vụ tích hợp là giải pháp đáng cân nhắc để xây dựng chuỗi cung ứng ổn định, hiệu quả và phát triển bền vững.