Xuất khẩu trái cây, nông sản sang Trung Quốc là hướng kinh doanh được nhiều doanh nghiệp và hợp tác xã quan tâm. Tuy nhiên, để tổ chức một lô hàng thuận lợi, người xuất khẩu cần chuẩn bị từ vùng nguyên liệu, chất lượng sản phẩm đến hồ sơ và vận chuyển.
Không phải loại nông sản nào cũng có thể xuất khẩu theo cùng một quy trình. Trái cây tươi, hàng đông lạnh, nông sản khô và thực phẩm chế biến có thể chịu những điều kiện khác nhau. Việc tìm hiểu yêu cầu trước khi thu mua giúp doanh nghiệp hạn chế hàng tồn, chậm giao và chi phí phát sinh.
1. Kiểm tra sản phẩm đã được phép tiếp cận thị trường
Trước khi ký hợp đồng, cần xác định sản phẩm cụ thể có được phép nhập khẩu vào Trung Quốc hay không, dưới hình thức nào và phải đáp ứng điều kiện gì.
Một loại quả được chấp thuận ở dạng tươi không đồng nghĩa mọi sản phẩm đông lạnh hoặc chế biến từ loại quả đó đều áp dụng chung điều kiện. Doanh nghiệp cần tra cứu đúng tên hàng, nguồn gốc và phương pháp xử lý.
Với mặt hàng có nghị định thư hoặc yêu cầu kỹ thuật riêng, phải đọc đầy đủ nội dung áp dụng. Không nên chỉ dựa vào thông tin “đã mở cửa thị trường” để quyết định thu mua và đưa hàng lên cửa khẩu.
2. Phân biệt các loại mã số và đăng ký
Mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói và đăng ký cơ sở thực phẩm là những nội dung có mục đích khác nhau. Không nên xem một loại mã là giấy phép thay thế cho toàn bộ thủ tục.
Vùng trồng giúp nhận diện nơi sản xuất; cơ sở đóng gói gắn với hoạt động sơ chế, phân loại và đóng hàng. Những yêu cầu đăng ký khác cần được xác định theo nhóm sản phẩm và hoạt động của cơ sở.
Từ ngày 1/6/2026, Lệnh 280 của Tổng cục Hải quan Trung Quốc thay thế Lệnh 248 về đăng ký doanh nghiệp sản xuất thực phẩm nước ngoài. Doanh nghiệp cần kiểm tra phạm vi áp dụng hiện hành, tránh sử dụng nguyên hướng dẫn cũ.
3. Kiểm tra tình trạng mã vùng trồng, cơ sở đóng gói
Với sản phẩm yêu cầu mã số được Trung Quốc chấp thuận, việc có mã trong nước chưa đủ để kết luận lô hàng đủ điều kiện xuất khẩu. Cần kiểm tra danh sách được chấp thuận và tình trạng hoạt động của mã.
Thông tin vùng trồng, loại cây, địa chỉ và cơ sở đóng gói phải phù hợp với hàng thực tế. Không mượn mã hoặc dùng mã của nơi khác để hợp thức hóa nguồn hàng.
Theo thông tin chính thức về hợp tác với GACC, yêu cầu kỹ thuật phải được duy trì thường xuyên; việc đơn giản hóa thủ tục trong nước không làm giảm nghĩa vụ tuân thủ nghị định thư và quy định của Trung Quốc.
4. Xây dựng nguồn hàng có thể truy xuất
Truy xuất nguồn gốc cần bắt đầu từ sản xuất, không chỉ thực hiện bằng cách dán tem trước khi xuất hàng. Doanh nghiệp nên liên kết với vùng nguyên liệu có hồ sơ rõ ràng.
Thông tin cần quản lý gồm hoạt động chăm sóc, sử dụng vật tư, thu hoạch, thu mua và bàn giao. Mỗi lô phải liên kết được với nguồn nguyên liệu và cơ sở xử lý tương ứng.
Ví dụ, đối với sầu riêng tươi xuất khẩu sang Trung Quốc, cơ quan chuyên môn nhấn mạnh yêu cầu truy xuất theo nghị định thư. Vi phạm có thể dẫn đến từ chối lô hàng hoặc ảnh hưởng tình trạng xuất khẩu của mã liên quan.
5. Kiểm soát dư lượng và chất lượng từ trước thu hoạch
Một lô hàng có hình thức đẹp chưa chắc đáp ứng yêu cầu an toàn thực phẩm. Doanh nghiệp cần xác định chỉ tiêu và giới hạn áp dụng cho đúng sản phẩm tại thị trường nhập khẩu.
Việc quản lý thuốc bảo vệ thực vật, phân bón, nguồn nước và thời gian cách ly phải được thực hiện tại vùng sản xuất. Kiểm nghiệm cuối cùng không thể thay thế toàn bộ quá trình này.
Nếu mặt hàng cần kết quả thử nghiệm theo yêu cầu cụ thể, phải xác nhận phương pháp, phòng thử nghiệm và thời điểm lấy mẫu phù hợp. Không sử dụng một kết quả để đại diện tùy tiện cho nhiều lô hàng khác nhau.
6. Thống nhất tiêu chuẩn thương mại với người mua
Ngoài điều kiện pháp lý, hàng còn phải đáp ứng tiêu chuẩn đã thỏa thuận trong hợp đồng. Những yếu tố như kích cỡ, độ chín, màu sắc, độ đồng đều và tỷ lệ khuyết tật cần được mô tả rõ.
Nên thống nhất cách lấy mẫu, kiểm tra và xử lý khi kết quả giữa hai bên khác nhau. Với trái cây tươi, chất lượng lúc giao có thể chịu ảnh hưởng của thời gian vận chuyển nên cần xác định điểm đánh giá.
Doanh nghiệp cũng nên làm rõ tỷ lệ hao hụt, điều kiện từ chối và phương án giải quyết. Các điều khoản cụ thể giúp hạn chế tranh chấp dựa trên nhận xét cảm tính như “hàng không đẹp”.
7. Chuẩn bị đóng gói và nhãn đúng yêu cầu
Bao bì phải phù hợp với đặc tính sản phẩm và hành trình. Trái cây dễ dập cần được bảo vệ trước va đập, nhưng cách xếp cũng phải đáp ứng nhu cầu thông thoáng hoặc bảo quản.
Thông tin nhãn, mã số, xuất xứ và nhận diện lô cần thực hiện theo yêu cầu áp dụng cho từng mặt hàng. Không nên dùng chung một mẫu thùng cho mọi loại nông sản mà chưa kiểm tra.
Cơ sở đóng gói cần kiểm soát việc phân loại và tránh trộn lẫn nguồn hàng. Nếu sử dụng pallet hoặc vật liệu gỗ thuộc diện quản lý kiểm dịch, cần xác nhận yêu cầu xử lý trước khi xuất.
8. Thực hiện kiểm dịch và chuẩn bị hồ sơ
Đối với hàng thuộc diện kiểm dịch thực vật, doanh nghiệp cần đăng ký và phối hợp kiểm tra theo thủ tục hiện hành. Yêu cầu xử lý, nội dung chứng nhận hoặc khai bổ sung phải được đối chiếu với sản phẩm và thị trường.
Không nên mặc định mọi trái cây đều phải áp dụng cùng một biện pháp như xông hơi, chiếu xạ hay xử lý lạnh. Phương án phải có căn cứ phù hợp.
Bộ chứng từ thương mại thường liên quan đến hóa đơn, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải và tài liệu khác theo trường hợp. Thông tin tên hàng, số lượng, trọng lượng, mã số và người nhận cần thống nhất trước khi khai báo.
9. Tổ chức vận chuyển và phối hợp thông quan
Lựa chọn đường bộ, đường biển hoặc phương thức khác cần dựa trên khả năng bảo quản và yêu cầu giao hàng. Tuyến ngắn chưa chắc có tổng thời gian nhanh nhất nếu phải chờ lâu tại điểm giao nhận.
Với hàng cần giữ lạnh, phải thống nhất điều kiện bảo quản theo sản phẩm, cách theo dõi và phương án xử lý sự cố. Cần tính cả thời gian chờ, bốc dỡ và chuyển tiếp.
Trước khi xuất phát, hãy xác nhận với người nhập khẩu về khả năng tiếp nhận, thủ tục tại Trung Quốc và điều kiện tại cửa khẩu hoặc cảng. Không đưa hàng đi khi các đầu mối chưa thống nhất lịch trình và chứng từ.
10. Kiểm tra người mua, thanh toán và tổng chi phí
Doanh nghiệp nên xác minh pháp nhân, người đại diện và năng lực thực hiện của đối tác. Không chỉ dựa vào trao đổi qua ứng dụng nhắn tin hoặc lời giới thiệu của trung gian.
Hợp đồng cần quy định đồng tiền, tiến độ thanh toán, điều kiện giao hàng và cách giải quyết tranh chấp. Nếu dùng Incoterms, phải ghi rõ điều kiện, địa điểm và phiên bản áp dụng.
Ngân sách nên tính đủ thu mua, sơ chế, bao bì, kiểm nghiệm, kiểm dịch, vận chuyển, bảo hiểm và chi phí chờ. Nếu xin ưu đãi thuế tại nước nhập khẩu, phải đáp ứng quy tắc xuất xứ và chứng từ tương ứng, không mặc định hàng Việt Nam được miễn thuế.
Nên bắt đầu xuất khẩu như thế nào?
Người mới nên lựa chọn một mặt hàng cụ thể, kiểm tra điều kiện thị trường rồi mới xây dựng nguồn cung và tìm người mua. Sau đó, xác nhận mã số, hồ sơ, tiêu chuẩn và phương án giao hàng.
Với cơ sở thực phẩm cần đăng ký, có thể tham khảo tài liệu CIFER do cơ quan chuyên môn phổ biến. Bộ Công Thương đã hướng dẫn tiếp cận tài liệu về đăng ký mới, sửa đổi, gia hạn và tra cứu hồ sơ trên hệ thống này.
Khởi đầu bằng lô hàng phù hợp với năng lực tài chính và bảo quản sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá thực tế. Chuẩn bị đúng từ vùng nguyên liệu đến thanh toán là nền tảng để xuất khẩu nông sản sang Trung Quốc ổn định hơn.