Nhập khẩu điện thoại từ Nhật Bản về Việt Nam là hoạt động cần chuẩn bị đồng thời về nguồn hàng, vận chuyển, hải quan và yêu cầu kỹ thuật. Một lô điện thoại có giá mua hấp dẫn vẫn có thể phát sinh chi phí lớn nếu thiếu hồ sơ hoặc không đáp ứng điều kiện nhập khẩu.

Đặc biệt, doanh nghiệp phải phân biệt điện thoại mới với điện thoại đã qua sử dụng. Việc sản phẩm được bán hợp pháp tại Nhật Bản không đồng nghĩa có thể nhập khẩu để kinh doanh tại Việt Nam. Bài viết dưới đây tập trung vào quy trình nhập khẩu thương mại điện thoại mới, với những điểm cần kiểm tra trước khi đặt hàng.

1. Kiểm tra điện thoại có được phép nhập khẩu không

Bước đầu tiên là xác định chính xác tình trạng hàng hóa. Không nên chỉ dựa vào mô tả của người bán như “đẹp như mới”, “chưa sử dụng tại Việt Nam” hoặc “đã đóng lại hộp”.

Điện thoại đã qua sử dụng thuộc diện hàng cần kiểm tra theo danh mục sản phẩm công nghệ thông tin cấm nhập khẩu. Tại thời điểm tháng 11/2026, cần đối chiếu Thông tư 11/2018/TT-BTTTT và các quy định liên quan. Thông tư 63/2026/TT-BKHCN được ban hành để thay thế từ ngày 1/1/2027, nên thời điểm nhập khẩu cũng cần được lưu ý.

Hàng tân trang, hàng trưng bày hoặc đã kích hoạt cần được xác minh riêng. Không mặc định những sản phẩm này được xử lý như hàng mới.

2. Xác minh nhà cung cấp và phiên bản sản phẩm

Sau khi xác định khả năng nhập khẩu, doanh nghiệp cần kiểm tra nhà cung cấp. Nên làm rõ thông tin pháp nhân, khả năng xuất hóa đơn thương mại và cung cấp tài liệu kỹ thuật.

Đối với điện thoại bán tại Nhật Bản, cần xác định mã model, phiên bản thị trường, tình trạng khóa mạng và khả năng sử dụng tại Việt Nam. Cùng một tên thương mại có thể tồn tại nhiều phiên bản phần cứng khác nhau.

Doanh nghiệp cũng nên hỏi về bảo hành, linh kiện, ngôn ngữ và khả năng hỗ trợ sau bán hàng. Các thông tin quan trọng phải được thể hiện trong hợp đồng hoặc xác nhận đặt hàng, tránh chỉ trao đổi miệng.

3. Xác định mã HS theo hàng hóa thực tế

Mã HS là cơ sở xác định chính sách quản lý và nghĩa vụ thuế. Điện thoại thông minh thường được xem xét tại mã 8517.13.00; điện thoại khác có thể thuộc phân nhóm khác tùy đặc điểm kỹ thuật.

Việc phân loại cần dựa trên catalogue, chức năng và cấu hình thực tế. Nếu nhập kèm bộ sạc, tai nghe hoặc phụ kiện rời, doanh nghiệp phải đánh giá cách khai báo phù hợp với hình thức đóng gói và giao dịch.

Không nên chọn mã hàng chỉ theo thông tin của một lô nhập trước. Khi còn vướng mắc, cần trao đổi với đơn vị khai thuê hoặc cơ quan hải quan trước khi mở tờ khai.

4. Rà soát yêu cầu kỹ thuật và quản lý chất lượng

Điện thoại là thiết bị viễn thông có nhiều tính năng vô tuyến, vì vậy doanh nghiệp cần xác định yêu cầu đánh giá sự phù hợp áp dụng cho từng model.

Tại thời điểm viết bài, Thông tư 36/2026/TT-BKHCN có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, thay thế Thông tư 29/2025/TT-BKHCN về danh mục liên quan. Doanh nghiệp cần tra cứu danh mục và quy chuẩn hiện hành, thay vì sử dụng nguyên bộ thủ tục cũ.

Hồ sơ kỹ thuật nên được kiểm tra trước khi mua hàng. Những tài liệu như thông số vô tuyến, báo cáo thử nghiệm và thông tin pin có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá sản phẩm và tiến độ đưa hàng ra thị trường.

5. Thỏa thuận hợp đồng và điều kiện giao hàng

Hợp đồng cần ghi rõ tên hàng, model, số lượng, tình trạng mới, đơn giá và tổng giá trị. Có thể bổ sung danh sách số sê-ri hoặc IMEI nếu phù hợp với cách quản lý lô hàng.

Điều kiện giao hàng phải làm rõ bên nào chịu cước, bảo hiểm, thủ tục xuất khẩu và các khoản phí tại nơi đến. Nếu sử dụng Incoterms, cần ghi đầy đủ điều kiện, địa điểm và phiên bản áp dụng.

Ngoài ra, nên có điều khoản xử lý hàng sai model, thiếu phụ kiện hoặc không đúng tình trạng cam kết. Việc kiểm tra trước khi xuất hàng sẽ giúp hạn chế tranh chấp sau khi hàng đến Việt Nam.

6. Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu

Bộ chứng từ cần thống nhất về tên hàng, model, số lượng, giá trị và thông tin các bên. Những tài liệu thường cần chuẩn bị gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải và hồ sơ kỹ thuật.

Hợp đồng, chứng từ thanh toán, tài liệu xuất xứ và hồ sơ chuyên ngành cần được lưu giữ hoặc xuất trình tùy trường hợp. Không phải mọi tài liệu đều bắt buộc nộp trong mọi bộ hồ sơ hải quan.

Cần phân biệt nước xuất hàng với xuất xứ hàng hóa. Điện thoại gửi từ Nhật Bản có thể được sản xuất tại quốc gia khác. Chứng từ xuất xứ phải phản ánh đúng hàng hóa và đáp ứng điều kiện nếu đề nghị hưởng ưu đãi.

7. Tổ chức vận chuyển và đóng gói

Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức vận chuyển theo quy mô, tiến độ và tổng chi phí. Với hàng giá trị cao, cần chú ý bảo hiểm, bảo mật thông tin và cách kiểm đếm khi bàn giao.

Điện thoại thường chứa pin lithium-ion. Khi vận chuyển hàng không, yêu cầu đóng gói, đánh dấu và chứng từ phụ thuộc cấu hình pin, số lượng và điều kiện chuyên chở. Không áp dụng nguyên hướng dẫn cho pin rời vào điện thoại có pin lắp trong máy.

Nên gửi thông số pin cho đơn vị vận chuyển trước khi đặt chỗ. Bao bì cần bảo vệ thiết bị khỏi va đập, dịch chuyển và kích hoạt ngoài ý muốn.

8. Thực hiện thủ tục chuyên ngành đúng trình tự

Trước khi hàng đến, doanh nghiệp cần xác nhận những thủ tục quản lý chất lượng, chứng nhận hoặc công bố hợp quy áp dụng cho sản phẩm cụ thể.

Phải làm rõ công việc nào cần hoàn thành trước, tài liệu nào phục vụ thông quan và điều kiện nào phải đáp ứng trước khi lưu thông. Không nên hiểu rằng hàng được đưa về kho đồng nghĩa đã được phép bán.

Nếu cần lấy mẫu thử nghiệm, hãy dự trù số lượng, thời gian và chi phí. Tài liệu của một model không đương nhiên dùng được cho phiên bản khác; phạm vi áp dụng cần được kiểm tra với tổ chức đánh giá phù hợp.

9. Khai báo hải quan và thực hiện nghĩa vụ thuế

Khi có thông tin hàng đến, doanh nghiệp hoặc đại lý được ủy quyền thực hiện khai báo trên hệ thống hải quan. Nội dung cần phản ánh đúng giao dịch và hàng hóa thực tế.

Tùy kết quả phân luồng, lô hàng có thể phải kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu giải trình về model, trị giá và chính sách mặt hàng khi được yêu cầu.

Thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng phải được xác định theo mã HS, xuất xứ, trị giá tính thuế và chính sách tại ngày đăng ký tờ khai. Không nên dùng mức thuế trên một bài hướng dẫn cũ để chốt giá vốn.

10. Hoàn tất nhãn hàng hóa và kiểm tra sau nhận

Sau khi hoàn thành điều kiện nhận hàng, cần kiểm đếm số lượng, đối chiếu model, IMEI hoặc số sê-ri với hồ sơ. Nếu có thiếu hụt hay dấu hiệu hư hỏng, phải lập biên bản kịp thời.

Trước khi đưa hàng ra thị trường, doanh nghiệp cần rà soát nhãn hàng hóa, nhãn phụ tiếng Việt và các thông tin bắt buộc theo quy định áp dụng. Nội dung phải phản ánh đúng xuất xứ và đơn vị chịu trách nhiệm.

Hồ sơ nhập khẩu, chất lượng, bảo hành và phân phối cũng cần được lưu trữ có hệ thống. Đây là cơ sở phục vụ truy xuất, kiểm tra và hỗ trợ khách hàng sau bán.

Dự toán đầy đủ chi phí trước khi nhập hàng

Giá vốn cần tính cả tiền hàng, vận chuyển, bảo hiểm, thuế, thử nghiệm, dịch vụ hải quan và giao hàng nội địa. Chi phí lưu kho hoặc chậm xử lý hồ sơ cũng nên được dự phòng.

Quy trình nhập khẩu điện thoại từ Nhật Bản về Việt Nam sẽ thuận lợi hơn khi kiểm tra chính sách và hồ sơ trước khi thanh toán. Xác định đúng tình trạng hàng, đúng model và đúng yêu cầu quản lý là nền tảng để tổ chức lô hàng hợp pháp, kiểm soát ngân sách và chủ động kinh doanh.