Trong hoạt động xuất nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác chỉ là một phần của toàn bộ quá trình logistics. Trước khi hàng nhập khẩu có thể đưa về kho hoặc hàng xuất khẩu được đưa ra nước ngoài, doanh nghiệp còn phải thực hiện một công đoạn đặc biệt quan trọng: thủ tục và thông quan hải quan.

Đây cũng là công đoạn khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn, đặc biệt với những đơn vị lần đầu xuất nhập khẩu, nhập sản phẩm mới hoặc thường xuyên xử lý nhiều nhóm hàng có chính sách quản lý khác nhau.

HS Code nào phù hợp? Thuế nhập khẩu bao nhiêu? Hàng có cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành không? C/O có được chấp nhận để hưởng ưu đãi thuế không? Invoice, Packing List và vận đơn đã thống nhất chưa?

Chỉ một vấn đề trong số này cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ thông quan.

Vì vậy, dịch vụ thông quan hải quan ngày càng trở thành một phần quan trọng trong chuỗi dịch vụ logistics của doanh nghiệp. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế và kho vận, Unicorn Logistics cung cấp giải pháp hỗ trợ khách hàng từ khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến phối hợp vận chuyển hàng hóa sau thông quan.

Dịch vụ thông quan hải quan là gì?

Có thể hiểu đơn giản, dịch vụ thông quan hải quan là dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các công việc và thủ tục cần thiết để hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu hoàn thành quy trình hải quan theo quy định.

Tùy từng lô hàng, quá trình này có thể liên quan đến nhiều công việc như:

• Kiểm tra thông tin hàng hóa.
• Kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
• Xác định hoặc rà soát HS Code.
• Kiểm tra chính sách mặt hàng.
• Kiểm tra thuế dự kiến.
• Chuẩn bị thông tin khai báo.
• Khai tờ khai hải quan.
• Phối hợp xử lý hồ sơ.
• Phối hợp kiểm tra hàng hóa khi phát sinh.
• Hoàn thành các bước để hàng đủ điều kiện thông quan.
• Phối hợp nhận hàng và vận chuyển sau thông quan.

Do đó, dịch vụ thông quan không đơn giản chỉ là “truyền một tờ khai”.

Để một shipment được xử lý thuận lợi, nhiều công việc cần được chuẩn bị từ trước khi hàng đến cảng, sân bay hoặc cửa khẩu.

Vì sao thông quan hải quan là công đoạn quan trọng?

Hãy lấy một ví dụ đơn giản.

Doanh nghiệp Việt Nam nhập một container máy móc từ Trung Quốc. Hàng đã được thanh toán, nhà cung cấp đã xuất hàng và tàu đang trên đường về Việt Nam.

Nếu đến thời điểm này doanh nghiệp mới bắt đầu kiểm tra HS Code và phát hiện máy thuộc diện cần đáp ứng thêm yêu cầu quản lý chuyên ngành, kế hoạch nhận hàng có thể bị ảnh hưởng.

Container vẫn nằm tại cảng trong thời gian doanh nghiệp bổ sung hồ sơ.

Khi thời gian miễn phí hết, các khoản như Storage, Demurrage hoặc những chi phí liên quan khác có thể bắt đầu phát sinh tùy trường hợp.

Do đó, một đơn vị thực hiện dịch vụ thông quan có kinh nghiệm không chỉ xử lý công việc khi hàng đã đến mà còn cần hỗ trợ khách hàng kiểm tra và chuẩn bị từ trước.

Dịch vụ thông quan hải quan bao gồm những công việc gì?

Phạm vi công việc thực tế phụ thuộc từng lô hàng và thỏa thuận dịch vụ. Tuy nhiên, một quy trình thông quan thường xoay quanh những nhóm công việc chính sau.

1. Tiếp nhận thông tin lô hàng

Trước tiên cần xác định chính xác:

Hàng hóa là gì?

Xuất khẩu hay nhập khẩu?

Xuất xứ từ đâu?

Số lượng, trọng lượng và trị giá bao nhiêu?

Đi bằng đường biển, đường hàng không hay đường bộ?

Doanh nghiệp đã từng xuất/nhập mặt hàng này chưa?

Đối với máy móc, thiết bị hoặc sản phẩm kỹ thuật, có thể cần thêm catalogue, model, công suất, nguyên lý hoạt động và tài liệu kỹ thuật.

Thông tin đầu vào càng rõ ràng thì việc chuẩn bị hồ sơ càng thuận lợi.

2. Kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Đây là một trong những công việc rất quan trọng trước khi khai báo.

Bộ chứng từ tùy lô hàng có thể bao gồm:

Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại.

Packing List – Phiếu đóng gói.

Bill of Lading/Air Waybill – Vận đơn hoặc chứng từ vận tải.

Sales Contract – Hợp đồng thương mại khi cần.

Chứng từ xuất xứ – C/O hoặc chứng từ tương ứng nếu áp dụng.

Catalogue, tài liệu kỹ thuật.

Giấy phép, hồ sơ chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý.

Các thông tin quan trọng giữa chứng từ cần được đối chiếu.

Ví dụ tên hàng trên Invoice một kiểu, Packing List một kiểu và catalogue lại thể hiện sản phẩm khác có thể khiến quá trình xử lý hồ sơ trở nên phức tạp hơn.

3. Kiểm tra HS Code của hàng hóa

HS Code là một trong những nội dung quan trọng nhất của quá trình khai báo hải quan.

Mã HS có thể ảnh hưởng đến:

Thuế nhập khẩu → thuế tại khâu nhập khẩu → chính sách mặt hàng → kiểm tra chuyên ngành → khả năng áp dụng ưu đãi thuế quan.

Đối với một số sản phẩm thông thường, việc phân loại tương đối rõ ràng.

Nhưng với máy móc, linh kiện, thiết bị điện, hóa chất hoặc sản phẩm có cấu tạo phức tạp, việc xác định mã có thể cần nghiên cứu kỹ tài liệu kỹ thuật.

Doanh nghiệp không nên lựa chọn HS Code chỉ vì mã đó có thuế thấp hơn.

Mục tiêu cần hướng tới là xác định mã phù hợp với bản chất thực tế của hàng hóa và quy định phân loại áp dụng.

4. Kiểm tra chính sách xuất nhập khẩu

Không phải mọi mặt hàng đều được thực hiện thủ tục giống nhau.

Tùy từng loại hàng, doanh nghiệp có thể cần kiểm tra xem sản phẩm có thuộc diện:

Quản lý chuyên ngành, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, giấy phép, công bố sản phẩm hoặc các yêu cầu khác hay không.

Ví dụ quy trình nhập một lô quần áo thông thường sẽ khác với mỹ phẩm, thực phẩm, hóa chất hoặc một số loại thiết bị chuyên dụng.

Đây là lý do Unicorn Logistics khuyến nghị khách hàng kiểm tra chính sách trước khi hàng khởi hành, đặc biệt với mặt hàng lần đầu nhập khẩu.

5. Kiểm tra thuế và chứng từ xuất xứ

Với hàng nhập khẩu, thuế là vấn đề doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.

Tùy HS Code, xuất xứ và chính sách áp dụng, lô hàng có thể phát sinh:

Thuế nhập khẩu, thuế GTGT tại khâu nhập khẩu và các loại thuế khác nếu hàng thuộc diện áp dụng.

Nếu hàng hóa đáp ứng điều kiện của một hiệp định thương mại tự do, doanh nghiệp có thể được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo quy định.

Khi đó, chứng từ xuất xứ trở nên rất quan trọng.

Tuy nhiên:

Có C/O không đồng nghĩa tất cả hàng hóa đều được áp thuế nhập khẩu 0%.

Cần kiểm tra đồng thời HS Code, xuất xứ, quy tắc xuất xứ, chứng từ và biểu thuế áp dụng.

6. Thực hiện khai báo hải quan

Sau khi bộ hồ sơ được chuẩn bị, thông tin hàng hóa được sử dụng để thực hiện khai báo hải quan.

Các thông tin cần đảm bảo chính xác và thống nhất, đặc biệt là:

Tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, trị giá, xuất xứ, phương thức vận chuyển và các dữ liệu liên quan.

Sau khi khai báo, tờ khai được xử lý theo quy trình của hệ thống và cơ quan hải quan.

Tùy từng trường hợp, hồ sơ hoặc hàng hóa có thể được yêu cầu kiểm tra ở các mức độ khác nhau.

7. Phối hợp xử lý trong quá trình thông quan

Không phải lô hàng nào cũng diễn ra hoàn toàn giống nhau.

Có trường hợp cần bổ sung chứng từ.

Có trường hợp cần giải trình thêm thông tin về sản phẩm.

Có trường hợp cần xuất trình catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.

Cũng có những lô hàng cần phối hợp kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc hoàn thành thủ tục chuyên ngành.

Một đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm cần theo dõi tình trạng hồ sơ và phối hợp với khách hàng xử lý những yêu cầu phát sinh phù hợp, thay vì chỉ thực hiện bước khai ban đầu.

8. Nhận hàng và vận chuyển sau thông quan

Thông quan không phải lúc nào cũng là điểm kết thúc của dịch vụ logistics.

Sau khi hàng đủ điều kiện giải phóng, doanh nghiệp còn phải:

Lấy hàng → bố trí xe → kéo container hoặc nhận hàng lẻ → vận chuyển về kho → rút hàng → trả container rỗng nếu có.

Nếu các công đoạn này do nhiều nhà cung cấp khác nhau thực hiện nhưng không được phối hợp tốt, thời gian chờ có thể tăng lên.

Do đó, việc kết hợp thông quan + vận chuyển nội địa + vận tải quốc tế trong cùng một phương án có thể giúp doanh nghiệp quản lý shipment thuận tiện hơn.

Những rủi ro thường gặp khi doanh nghiệp tự làm thủ tục hải quan

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng bộ phận xuất nhập khẩu để tự thực hiện công việc nếu có đủ nhân sự và kinh nghiệm.

Tuy nhiên, những doanh nghiệp không thường xuyên nhập khẩu có thể gặp một số vấn đề.

Sai HS Code

Việc xác định HS Code không phù hợp có thể ảnh hưởng đến thuế và chính sách hàng hóa.

Chứng từ không thống nhất

Invoice, Packing List, vận đơn và C/O có thông tin khác nhau có thể khiến doanh nghiệp phải kiểm tra và điều chỉnh.

Không kiểm tra chính sách trước khi nhập

Đây là rủi ro đáng chú ý với mặt hàng mới.

Hàng đã về cảng mới phát hiện cần thêm hồ sơ chuyên ngành sẽ khiến doanh nghiệp bị động.

Không kiểm tra điều kiện hưởng ưu đãi thuế

Doanh nghiệp dự toán một mức thuế nhưng khi nhập khẩu lại không đáp ứng điều kiện áp dụng có thể khiến giá vốn tăng.

Xử lý hồ sơ quá muộn

Nếu chỉ bắt đầu chuẩn bị khi tàu đã cập cảng, doanh nghiệp có ít thời gian hơn để xử lý sai sót.

Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến thủ tục mà còn có thể kéo theo chi phí logistics.

Thông quan chậm có thể làm phát sinh những chi phí nào?

Đây là lý do doanh nghiệp không nên xem dịch vụ hải quan chỉ là một khoản phí hành chính.

Giả sử một container đã đến cảng nhưng chưa thể lấy hàng đúng kế hoạch.

Tùy tình huống, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với:

Storage – chi phí lưu bãi/lưu kho.

Demurrage – chi phí liên quan đến việc container nằm tại terminal vượt thời gian miễn phí theo chính sách hãng tàu.

Chi phí nâng hạ và xử lý hàng.

Chi phí điều chỉnh kế hoạch xe.

Chi phí kho và nhân sự chờ hàng.

Thậm chí nếu máy móc hoặc nguyên liệu phục vụ sản xuất đến chậm, thiệt hại gián tiếp có thể lớn hơn rất nhiều so với chi phí làm thủ tục.

Vì vậy, thông quan nhanh không đơn giản là tiết kiệm thời gian mà còn góp phần kiểm soát tổng chi phí logistics.

Vì sao nên lựa chọn dịch vụ thông quan hải quan của Unicorn Logistics?

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế và kho vận, Unicorn Logistics hướng đến việc xử lý thủ tục hải quan như một phần của toàn bộ chuỗi logistics thay vì một dịch vụ tách biệt.

Kinh nghiệm xử lý nhiều loại hàng hóa

Mỗi nhóm sản phẩm có đặc điểm khác nhau.

Máy móc cần tài liệu kỹ thuật.

Mỹ phẩm liên quan đến hồ sơ công bố.

Một số thực phẩm có thể liên quan đến kiểm tra chuyên ngành.

Hàng dự án lại có yêu cầu đặc thù về giao nhận và vận chuyển.

Kinh nghiệm thực tế giúp đội ngũ Unicorn Logistics nhận diện sớm những thông tin khách hàng cần chuẩn bị cho từng loại shipment.

Kiểm tra hồ sơ trước khi hàng về

Một trong những nguyên tắc quan trọng là:

Không đợi hàng cập cảng mới bắt đầu kiểm tra hồ sơ.

Khi khách hàng cung cấp thông tin sớm, Unicorn Logistics có thể phối hợp kiểm tra các dữ liệu quan trọng như chứng từ thương mại, thông tin hàng hóa, HS Code dự kiến và các vấn đề cần lưu ý trước khi thực hiện thủ tục.

Việc phát hiện sai sót khi hàng vẫn đang ở nước xuất khẩu thường dễ xử lý hơn khi container đã nằm tại cảng Việt Nam.

Kết hợp thông quan với vận tải quốc tế

Unicorn Logistics đồng thời cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ và các phương án vận tải kết hợp.

Nhờ đó, quá trình có thể được tổ chức xuyên suốt:

Nhận hàng tại nước ngoài → vận tải quốc tế → hàng về Việt Nam → thông quan → vận chuyển nội địa → giao về kho.

Khách hàng không phải tự phối hợp quá nhiều đơn vị cho từng công đoạn riêng lẻ.

Hỗ trợ cả hàng xuất khẩu và nhập khẩu

Dịch vụ không chỉ dành cho hàng nhập khẩu.

Với doanh nghiệp xuất khẩu, Unicorn Logistics có thể phối hợp từ khâu lấy hàng, chuẩn bị giao nhận, khai báo hải quan xuất khẩu đến booking và vận chuyển quốc tế.

Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh cả chiều xuất và nhập.

Kết hợp thông quan và vận chuyển nội địa

Sau khi hàng nhập khẩu được giải phóng, phương tiện vận chuyển có thể được bố trí để đưa hàng về kho hoặc nhà máy theo kế hoạch.

Với container FCL, việc phối hợp thời gian lấy container, giao hàng và trả container rỗng rất quan trọng để hạn chế các chi phí không cần thiết.

Đối với LCL hoặc Air Cargo, quá trình nhận hàng cũng cần được phối hợp với kho và phương tiện giao hàng.

Việc kết nối giữa thủ tục hải quan và vận tải nội địa giúp chuỗi công việc liền mạch hơn.

Quy trình dịch vụ thông quan hải quan tại Unicorn Logistics

Một lô hàng có thể được triển khai theo quy trình tổng quát:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin hàng hóa

Khách hàng cung cấp Invoice, Packing List, vận đơn hoặc booking, thông tin sản phẩm và các tài liệu liên quan.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ

Rà soát tính thống nhất của chứng từ và xác định những thông tin cần bổ sung.

Bước 3: Kiểm tra HS Code và chính sách

Dựa trên thông tin thực tế của hàng hóa để xem xét mã HS dự kiến, thuế và các chính sách liên quan.

Bước 4: Chuẩn bị và khai báo hải quan

Thông tin được hoàn thiện để thực hiện khai báo theo quy định.

Bước 5: Theo dõi và xử lý hồ sơ

Phối hợp xử lý các công việc phát sinh trong quá trình làm thủ tục.

Bước 6: Hoàn thành nghĩa vụ liên quan

Doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ thuế và thủ tục cần thiết theo quy định.

Bước 7: Thông quan và nhận hàng

Sau khi hàng đủ điều kiện, Unicorn Logistics có thể tiếp tục phối hợp nhận hàng.

Bước 8: Vận chuyển về kho

Hàng hóa được bố trí vận chuyển đến địa điểm giao nhận theo thỏa thuận.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ thông quan hải quan?

Dịch vụ này đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp:

Lần đầu xuất nhập khẩu.

Lần đầu nhập một loại sản phẩm mới.

Không có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách.

Nhập nhiều nhóm sản phẩm với HS Code khác nhau.

Hàng hóa có chính sách quản lý chuyên ngành.

Cần kết hợp vận tải quốc tế và thông quan trong cùng một phương án.

Muốn giảm khối lượng công việc vận hành nội bộ.

Ngay cả doanh nghiệp đã có nhân sự xuất nhập khẩu cũng có thể sử dụng dịch vụ bên ngoài với những shipment phức tạp hoặc các tuyến hàng không thường xuyên thực hiện.

Chi phí dịch vụ thông quan hải quan được tính như thế nào?

Không nên mặc định mọi tờ khai đều có cùng một mức phí.

Chi phí có thể phụ thuộc vào:

Loại hàng → số lượng mặt hàng → số lượng HS Code → cảng/cửa khẩu → loại hình xuất nhập khẩu → mức độ phức tạp của hồ sơ → chính sách chuyên ngành → phạm vi công việc khách hàng yêu cầu.

Ngoài phí dịch vụ khai báo, doanh nghiệp cần phân biệt với các khoản khác như thuế nhập khẩu, thuế GTGT, phí cảng, Local Charges, kiểm tra chuyên ngành, lưu kho hoặc vận chuyển nội địa.

Một báo giá tốt nên giúp khách hàng hiểu khoản nào là phí dịch vụ và khoản nào là chi phí của lô hàng.

Unicorn Logistics – Kết nối thông quan với toàn bộ chuỗi vận tải

Điểm quan trọng khi lựa chọn dịch vụ thông quan hải quan không phải chỉ là tìm một đơn vị có thể khai tờ khai.

Doanh nghiệp cần một phương án giúp kết nối:

Nhà cung cấp → vận chuyển quốc tế → chứng từ → hải quan → cảng → vận tải nội địa → kho khách hàng.

Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế và kho vận, Unicorn Logistics cung cấp các giải pháp kết hợp giữa vận tải đường biển, Air Freight, FCL/LCL, Door to Door, vận tải nội địa, hàng dự án và dịch vụ hải quan.

Mục tiêu là giúp khách hàng chủ động hơn từ trước khi hàng khởi hành, thay vì chỉ bắt đầu xử lý khi hàng đã đến cảng.

Kết luận

Dịch vụ thông quan hải quan là một phần quan trọng trong chuỗi xuất nhập khẩu, bao gồm nhiều công việc từ kiểm tra chứng từ, HS Code, chính sách mặt hàng, thuế, khai báo đến phối hợp xử lý hồ sơ và nhận hàng sau thông quan.

Một quy trình được chuẩn bị tốt có thể giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, chủ động thời gian, kiểm soát chi phí và giảm nguy cơ phát sinh Storage, Demurrage cùng những chi phí không cần thiết khác.

Với Unicorn Logistics, dịch vụ thông quan được kết nối trực tiếp với năng lực giao nhận vận tải quốc tế. Khách hàng có thể triển khai một chuỗi dịch vụ từ nhận hàng – vận chuyển quốc tế – thông quan hải quan – vận chuyển nội địa – giao hàng về kho, thay vì phải tự phối hợp nhiều đơn vị khác nhau.

Đối với doanh nghiệp đang xuất nhập khẩu thường xuyên hoặc chuẩn bị nhập một mặt hàng mới, việc kiểm tra hồ sơ và chính sách trước khi hàng khởi hành luôn là cách hiệu quả hơn so với xử lý vấn đề sau khi hàng đã về đến Việt Nam.