Trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu, một trong những tình huống khiến doanh nghiệp lo lắng nhất là sau khi truyền tờ khai, hệ thống trả về kết quả luồng Đỏ. So với luồng Xanh hoặc luồng Vàng, hàng hóa thuộc luồng Đỏ phải trải qua thêm bước kiểm tra thực tế hàng hóa – thường được gọi là kiểm hóa trước khi được quyết định thông quan.
Tuy nhiên, tờ khai luồng Đỏ không đồng nghĩa doanh nghiệp vi phạm, cũng không có nghĩa lô hàng chắc chắn gặp vấn đề. Đây là một hình thức kiểm tra trong cơ chế quản lý rủi ro của cơ quan hải quan.
Điều quan trọng là doanh nghiệp phải hiểu vì sao hàng bị luồng Đỏ, kiểm hóa được thực hiện như thế nào, cần chuẩn bị những gì và phải xử lý ra sao nếu hàng thực tế không khớp với khai báo.
Dưới đây là những thông tin quan trọng về quy trình kiểm hóa và thông quan hàng nhập khẩu mà doanh nghiệp nên nắm rõ.
1. Phân luồng tờ khai hải quan là gì?
Sau khi doanh nghiệp hoặc đơn vị khai thuê hải quan truyền tờ khai nhập khẩu, hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan thực hiện phân luồng để xác định mức độ kiểm tra đối với tờ khai.
Thông thường doanh nghiệp thường gặp ba kết quả:
Luồng Xanh
Về cơ bản, đây là mức kiểm tra thuận lợi nhất. Tờ khai có thể được xử lý theo cơ chế miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng vẫn phải hoàn thành các nghĩa vụ và điều kiện liên quan trước khi hàng được đưa qua khu vực giám sát.
Luồng Vàng
Cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra hồ sơ.
Doanh nghiệp cần cung cấp các chứng từ theo yêu cầu để cơ quan hải quan đối chiếu thông tin khai báo.
Nếu hồ sơ phù hợp và không phát sinh vấn đề cần kiểm tra thêm, lô hàng tiếp tục được xử lý theo quy định.
Luồng Đỏ
Đây là mức kiểm tra cao hơn.
Cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Chính bước kiểm tra thực tế này thường được doanh nghiệp gọi là:
Kiểm hóa.
2. Hàng bị luồng Đỏ có phải doanh nghiệp đang vi phạm không?
Không.
Đây là điều cần hiểu đúng.
Một shipment bị phân luồng Đỏ không thể tự động được kết luận là doanh nghiệp khai sai, gian lận hoặc vi phạm pháp luật.
Phân luồng được thực hiện trên cơ sở quản lý rủi ro và nhiều thông tin liên quan đến tờ khai, doanh nghiệp, mặt hàng, lịch sử hoạt động và các tiêu chí nghiệp vụ của cơ quan quản lý.
Do đó, ngay cả doanh nghiệp nhập khẩu bình thường vẫn có thể gặp tờ khai luồng Đỏ.
Nếu hồ sơ đúng, hàng hóa thực tế đúng với khai báo và doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu liên quan, lô hàng vẫn tiếp tục được xử lý để thông quan.
Vấn đề đáng lo không phải bản thân chữ “Đỏ”, mà là:
Hàng thực tế có đúng với những gì doanh nghiệp đã khai hay không?
3. Vì sao hàng nhập khẩu có thể bị phân luồng Đỏ?
Không nên cố gắng tìm một công thức kiểu:
“Có 10 nguyên nhân chắc chắn khiến hàng bị luồng Đỏ.”
Bởi kết quả phân luồng liên quan đến hệ thống quản lý rủi ro và tiêu chí nghiệp vụ.
Tuy nhiên, từ góc độ quản trị nhập khẩu, doanh nghiệp nên đặc biệt thận trọng với những shipment có nhiều yếu tố cần xác minh như:
- Mặt hàng mới nhập lần đầu.
- Sản phẩm khó xác định HS Code.
- Hàng có nhiều chủng loại.
- Mô tả hàng hóa chưa rõ.
- Mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
- Trị giá khai báo cần được làm rõ.
- Hồ sơ xuất xứ cần kiểm tra.
- Thông tin giữa các chứng từ có dấu hiệu không thống nhất.
- Doanh nghiệp mới hoạt động xuất nhập khẩu.
- Những nhóm hàng có mức độ rủi ro quản lý cao hơn.
Tuy nhiên, đây không nên được hiểu là danh sách tiêu chí phân luồng chính thức hoặc cứ xuất hiện một yếu tố trên thì chắc chắn bị luồng Đỏ.
Doanh nghiệp cũng không nên tìm cách “làm sao để chắc chắn được luồng Xanh”. Điều cần làm là xây dựng bộ hồ sơ và dữ liệu hàng hóa đủ tốt để dù vào luồng nào vẫn có thể giải trình được.
4. Luồng Đỏ kiểm tra những gì?
Đối với một tờ khai luồng Đỏ, có thể hiểu đơn giản rằng cơ quan hải quan không chỉ xem những gì doanh nghiệp khai trên hệ thống và hồ sơ, mà còn cần đối chiếu với hàng hóa thực tế.
Ví dụ doanh nghiệp khai:
Ghế ăn bằng gỗ, 500 chiếc.
Khi kiểm hóa, cơ quan hải quan có thể kiểm tra thực tế để xác định hàng trong container có phù hợp với thông tin khai báo hay không.
Các nội dung có thể được quan tâm gồm:
Tên hàng
Số lượng
Chủng loại
Model
Nhãn hiệu
Xuất xứ
Vật liệu
Cấu tạo
Tình trạng hàng hóa
và những đặc điểm liên quan đến việc xác định chính sách hoặc phân loại.
Mục đích quan trọng là đối chiếu:
Tờ khai + chứng từ + hàng hóa thực tế.
5. Luồng Đỏ có phải kiểm toàn bộ container không?
Không nên hiểu:
Luồng Đỏ = tháo toàn bộ 100% hàng hóa ra kiểm.
Mức độ kiểm tra thực tế được quyết định theo quy định và yêu cầu của cơ quan hải quan đối với trường hợp cụ thể.
Trong thực tế có trường hợp chỉ cần kiểm tra một phần đại diện của shipment, nhưng cũng có trường hợp phạm vi kiểm tra được mở rộng nếu phát hiện dấu hiệu bất thường hoặc cần xác minh thêm.
Vì vậy, các cách nói quen thuộc như:
“Kiểm 5%”
“Kiểm 10%”
không nên được coi là công thức mặc định cho mọi tờ khai luồng Đỏ.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị theo nguyên tắc:
Toàn bộ lô hàng phải phù hợp với khai báo, bất kể cơ quan hải quan kiểm tra bao nhiêu phần trăm.
6. Quy trình xử lý hàng nhập khẩu luồng Đỏ từ A-Z
Khi nhận kết quả phân luồng Đỏ, doanh nghiệp không cần hoảng. Hãy xử lý lần lượt theo từng bước.
Bước 1: Kiểm tra lại toàn bộ tờ khai
Ngay sau khi nhận kết quả phân luồng, nên rà soát lại:
Tên hàng
HS Code
Số lượng
Đơn vị tính
Trọng lượng
Trị giá
Xuất xứ
Thuế suất
Thông tin vận tải
Thông tin người bán – người mua.
Nếu phát hiện sai sót, cần xác định phương án xử lý phù hợp trước khi bước vào kiểm tra thực tế.
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Tùy shipment, bộ chứng từ có thể bao gồm:
Commercial Invoice
Packing List
Bill of Lading/Air Waybill
Hợp đồng thương mại nếu thuộc trường hợp cần sử dụng
Chứng từ xuất xứ nếu áp dụng
Giấy phép
Chứng từ kiểm tra chuyên ngành
Catalogue
Specification
Hình ảnh sản phẩm
và các tài liệu khác liên quan đến mặt hàng.
Đặc biệt với sản phẩm kỹ thuật, máy móc, linh kiện hoặc hàng khó xác định HS Code, Catalogue và tài liệu kỹ thuật rất hữu ích.
Bước 3: Kiểm tra tính thống nhất giữa các chứng từ
Đây là bước cực kỳ quan trọng.
Ví dụ:
Invoice ghi: 1.000 PCS
Packing List ghi: 1.000 PCS
nhưng hàng thực tế lại có 1.050 PCS.
Hoặc:
Invoice ghi sản phẩm bằng thép.
Catalogue thể hiện bằng hợp kim nhôm.
Nhãn hàng hóa lại thể hiện thông tin khác.
Những mâu thuẫn như vậy có thể khiến quá trình kiểm tra mất nhiều thời gian hơn.
Trước khi kiểm hóa nên đối chiếu:
Invoice ↔ Packing List ↔ B/L ↔ C/O ↔ Catalogue ↔ Tờ khai ↔ Hàng thực tế.
7. Đăng ký và chuẩn bị kiểm hóa
Sau khi hoàn thành các bước nghiệp vụ cần thiết, lô hàng được bố trí để kiểm tra thực tế theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
Tùy địa điểm lưu hàng, việc kiểm tra có thể được thực hiện tại khu vực cảng, kho, ICD hoặc địa điểm kiểm tra được phép theo quy định.
Doanh nghiệp hoặc đơn vị đại diện cần phối hợp để hàng có thể được tiếp cận phục vụ kiểm tra.
Nếu hàng nằm trong container, có thể phát sinh các công việc như:
đưa container tới vị trí kiểm tra, cắt seal, mở container, bố trí nhân công, xe nâng hoặc thiết bị hỗ trợ và lấy hàng theo yêu cầu kiểm tra.
Đối với container có hàng nặng, máy móc lớn hoặc đóng kiện phức tạp, doanh nghiệp càng cần chuẩn bị trước phương án thao tác an toàn.
8. Cơ quan hải quan kiểm tra hàng hóa thực tế
Đây là bước quan trọng nhất.
Cơ quan hải quan đối chiếu hàng hóa thực tế với thông tin trên tờ khai và chứng từ.
Ví dụ một shipment khai:
200 bộ đèn LED, công suất 100W, xuất xứ Trung Quốc.
Khi kiểm tra, các thông tin trên sản phẩm, bao bì, model, số lượng và tài liệu kỹ thuật có thể được đối chiếu với khai báo.
Nếu kết quả phù hợp, quá trình xử lý sẽ thuận lợi hơn.
Nếu xuất hiện sự khác biệt, cơ quan hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình, bổ sung tài liệu hoặc thực hiện các bước xử lý tiếp theo tùy tính chất vấn đề.
9. Nếu HS Code bị nghi ngờ thì xử lý thế nào?
Đây là một tình huống khá nhạy cảm trong kiểm hóa.
Ví dụ doanh nghiệp khai một mã HS dựa trên việc cho rằng sản phẩm có cấu tạo A.
Nhưng khi kiểm tra thực tế, đặc điểm sản phẩm lại có dấu hiệu phù hợp với cách phân loại khác.
Khi đó doanh nghiệp có thể phải cung cấp thêm:
Catalogue
Specification
Composition
Tài liệu kỹ thuật
Công dụng
Cấu tạo
Quy trình hoạt động
hoặc tài liệu liên quan khác.
Trong trường hợp cần thiết, hàng hóa có thể phải thực hiện các bước phân tích, phân loại theo quy định.
Nếu kết quả cuối cùng dẫn đến mã HS khác, nghĩa vụ thuế và việc xử lý tờ khai có thể thay đổi tương ứng.
Đây là lý do HS Code nên được nghiên cứu trước khi đặt hàng, chứ không phải đợi container cập cảng mới bắt đầu tìm mã.
10. Nếu số lượng hàng thực tế khác khai báo thì sao?
Ví dụ tờ khai ghi:
10.000 sản phẩm.
Nhưng hàng thực tế lại là:
10.500 sản phẩm.
Hoặc ngược lại chỉ có:
9.500 sản phẩm.
Khi đó doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân.
Có thể nhà cung cấp:
giao thừa
giao thiếu
đóng nhầm
hoặc doanh nghiệp khai sai dữ liệu.
Không nên tự ý coi đây là một sai số bình thường.
Tùy mức độ, nguyên nhân và bản chất sai lệch, doanh nghiệp có thể phải thực hiện khai bổ sung, giải trình, điều chỉnh nghĩa vụ thuế hoặc bị xử lý theo quy định nếu có hành vi vi phạm.
Vì vậy trước khi tàu chạy, nên yêu cầu supplier gửi:
Final Packing List
thay vì sử dụng Packing List dự kiến từ lúc đặt hàng.
11. Nếu phát hiện hàng khác chủng loại thì sao?
Đây là tình huống nghiêm trọng hơn.
Ví dụ khai:
500 ghế văn phòng.
Nhưng trong container ngoài 500 ghế còn có thêm:
50 bàn làm việc không được khai báo.
Khi đó đây không còn đơn giản là sai một vài ký trọng lượng.
Hàng thực tế có mặt nhưng không được khai báo có thể dẫn đến việc phải xác minh và xử lý theo quy định.
Doanh nghiệp nhập khẩu nên yêu cầu nhà cung cấp tuyệt đối không tự ý:
tặng thêm hàng mẫu, chèn thêm phụ kiện, gửi hàng khuyến mại hoặc ghép sản phẩm khác vào container mà không thông báo.
Câu nói:
“Factory tặng miễn phí nên không cần khai.”
là một quan niệm rất nguy hiểm.
Hàng hóa thực tế nhập khẩu vẫn phải được xem xét và khai báo theo quy định, không đơn giản phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có trả tiền cho món hàng đó hay không.
12. C/O có thể được kiểm tra khi hàng luồng Đỏ không?
Có.
Nếu doanh nghiệp đề nghị áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt dựa trên chứng từ xuất xứ, hồ sơ xuất xứ có thể được kiểm tra theo quy định.
Các vấn đề cần đặc biệt chú ý:
Tên người xuất khẩu
Người nhập khẩu
Mô tả hàng hóa
HS Code
Số lượng
Trọng lượng
Số Invoice
Ngày Invoice
Tiêu chí xuất xứ
và các thông tin liên quan khác.
Không phải cứ có một tờ C/O là chắc chắn được hưởng ưu đãi.
Chứng từ phải phù hợp với quy định của hiệp định và lô hàng thực tế.
13. Luồng Đỏ làm phát sinh những chi phí gì?
Bản thân việc bị phân luồng Đỏ không có nghĩa doanh nghiệp mặc định phải chịu một khoản “phí luồng Đỏ”.
Nhưng quá trình kiểm hóa có thể kéo theo chi phí vận hành hợp pháp tùy từng shipment và địa điểm như:
Nâng/hạ container
Di chuyển container
Mở/đóng container
Nhân công
Xe nâng
Bốc xếp
Lưu container
Lưu bãi
Lưu kho
Phương tiện chờ
và những chi phí dịch vụ khác nếu phát sinh.
Đặc biệt nếu việc thông quan kéo dài nhiều ngày, các khoản Storage, Demurrage hoặc Detention có thể trở thành chi phí đáng kể tùy điều kiện cụ thể.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xử lý hồ sơ luồng Đỏ càng sớm càng tốt.
14. Kiểm hóa xong bao lâu thì hàng được thông quan?
Không có một thời gian cố định áp dụng cho tất cả các shipment.
Nếu:
hồ sơ đầy đủ + hàng thực tế phù hợp + không có vấn đề về HS Code + không phải bổ sung chuyên ngành + nghĩa vụ thuế hoàn thành
thì quá trình có thể tiếp tục thuận lợi sau khi hoàn thành kiểm tra.
Ngược lại, nếu phát hiện vấn đề về:
HS Code, trị giá, số lượng, xuất xứ, giấy phép, chính sách mặt hàng hoặc sự khác biệt giữa khai báo và thực tế
thời gian xử lý có thể kéo dài.
Do đó, câu hỏi quan trọng không phải chỉ là:
“Luồng Đỏ mất mấy ngày?”
mà nên là:
“Lô hàng đang vướng ở bước nào và cần bổ sung điều gì để hoàn tất bước đó?”
15. Làm thế nào để kiểm hóa diễn ra thuận lợi hơn?
Không có cách hợp pháp nào bảo đảm một doanh nghiệp luôn được luồng Xanh.
Nhưng có thể làm cho shipment dễ kiểm tra và dễ giải trình hơn.
Trước khi nhập hàng, nên thực hiện:
Xác định HS Code sớm.
Kiểm tra chính sách mặt hàng.
Yêu cầu supplier cung cấp Catalogue chính xác.
Kiểm tra Invoice và Packing List trước khi phát hành.
Xác nhận Final Packing List sau khi đóng hàng.
Không để nhà cung cấp tự ý chèn hàng khác vào container.
Kiểm tra C/O trước khi sử dụng.
Chuẩn bị giấy phép và hồ sơ chuyên ngành từ sớm.
Mô tả hàng hóa rõ ràng.
Lưu hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm.
Nếu container có hàng trăm SKU, doanh nghiệp nên yêu cầu Packing List thể hiện rõ:
Carton/Pallet → SKU → Model → Số lượng → Trọng lượng.
Khi cần kiểm tra một model cụ thể, việc tìm hàng sẽ nhanh hơn rất nhiều.
Quy trình kiểm hóa hàng nhập khẩu luồng Đỏ tóm tắt
Có thể hình dung toàn bộ quá trình như sau:
Truyền tờ khai
↓
Nhận kết quả luồng Đỏ
↓
Rà soát lại thông tin khai báo
↓
Chuẩn bị hồ sơ
↓
Kiểm tra Invoice – Packing List – B/L – C/O – Catalogue
↓
Thực hiện các bước đăng ký/bố trí kiểm tra
↓
Đưa hàng/container đến vị trí kiểm hóa theo yêu cầu
↓
Mở hàng phục vụ kiểm tra
↓
Hải quan kiểm tra thực tế
↓
Đối chiếu hàng hóa với tờ khai
↓
Giải trình/bổ sung/xử lý sai lệch nếu có
↓
Hoàn thành nghĩa vụ thuế và yêu cầu liên quan
↓
Hoàn tất thủ tục thông quan
↓
Đưa hàng qua khu vực giám sát
↓
Vận chuyển hàng về kho.
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ thông quan hải quan?
Đối với doanh nghiệp thường xuyên xuất nhập khẩu và có đội ngũ nghiệp vụ tốt, nhiều thủ tục có thể chủ động thực hiện nội bộ.
Tuy nhiên, dịch vụ thông quan hải quan đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp nhập:
Mặt hàng mới
Máy móc, thiết bị kỹ thuật
Hàng có nhiều HS Code
Hàng cần C/O ưu đãi
Hàng thuộc quản lý chuyên ngành
Shipment có hàng trăm SKU
hoặc khi tờ khai phát sinh yêu cầu kiểm tra thực tế.
Giá trị của đơn vị làm thủ tục không chỉ nằm ở việc “truyền tờ khai”, mà còn ở khả năng kiểm tra chứng từ trước khi khai, phát hiện điểm chưa thống nhất, phối hợp kiểm hóa và xử lý các yêu cầu phát sinh đúng quy định.
Với những lô hàng kết hợp dịch vụ vận tải quốc tế và thông quan, việc kiểm tra hồ sơ ngay từ trước khi hàng rời nước xuất khẩu thường hiệu quả hơn rất nhiều so với chờ container cập cảng Việt Nam mới bắt đầu xử lý.
Kết luận
Hàng nhập khẩu bị phân luồng Đỏ không đồng nghĩa doanh nghiệp đã vi phạm. Đây là một mức kiểm tra trong quá trình quản lý hải quan, trong đó cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa theo quy định.
Điểm quyết định quá trình kiểm hóa có thuận lợi hay không nằm ở sự thống nhất giữa:
Tờ khai – Invoice – Packing List – vận đơn – C/O – Catalogue – giấy phép/chứng từ chuyên ngành – và hàng hóa thực tế.
Nếu tất cả thông tin phù hợp, doanh nghiệp có cơ sở tốt để hoàn tất quá trình kiểm tra và tiếp tục thông quan.
Ngược lại, nếu chỉ đến khi mở container mới phát hiện thừa hàng, thiếu hàng, sai model, sai xuất xứ, sai chất liệu hoặc có sản phẩm chưa khai báo, doanh nghiệp sẽ rơi vào thế bị động và có nguy cơ phát sinh thêm thời gian, chi phí cũng như các thủ tục xử lý.
Vì vậy, cách tốt nhất để xử lý luồng Đỏ không phải tìm cách né kiểm hóa, mà là chuẩn bị một shipment đủ chuẩn để khi cơ quan hải quan kiểm tra, hàng hóa thực tế có thể chứng minh được những gì doanh nghiệp đã khai báo.