Khi cần vận chuyển hàng từ nhà máy đến kho, từ kho ra cảng hoặc giữa các tỉnh thành, câu hỏi đầu tiên của nhiều doanh nghiệp thường là:

“Cước xe bao nhiêu?”

Đây là thông tin quan trọng, nhưng chỉ nhìn vào cước vận chuyển cơ bản chưa đủ để biết phương án nào thực sự rẻ.

Một báo giá xe thấp ban đầu hoàn toàn có thể trở thành phương án đắt hơn sau khi cộng thêm phí bốc xếp, xe chờ, giao nhiều điểm, phí vào cảng, nâng hạ, vận chuyển ngoài giờ hoặc các khoản phát sinh do điều kiện thực tế tại kho.

Đặc biệt với vận tải hàng hoá nội địa phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu, việc xe đến trễ còn có thể khiến container không kịp Cut-off, phát sinh lưu container hoặc thậm chí lỡ chuyến tàu.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi “giá xe”, doanh nghiệp nên quan tâm đến tổng chi phí từ lúc phương tiện đến nhận hàng cho tới khi hoàn tất giao hàng.

Dưới đây là 10 nhóm chi phí quan trọng cần làm rõ trước khi thuê vận chuyển hàng hóa nội địa.

1. Cước vận chuyển cơ bản

Đây là khoản chi phí dễ nhìn thấy nhất và thường cũng là con số đầu tiên xuất hiện trên báo giá.

Cước vận chuyển có thể được tính theo:

Chuyến xe

Loại xe

Tải trọng

Container

Khối lượng hàng

CBM

Quãng đường

hoặc theo một cơ chế giá thỏa thuận riêng.

Ví dụ, doanh nghiệp cần vận chuyển 8 tấn hàng từ Bình Dương đến một kho tại TP.HCM. Đơn vị vận tải sẽ căn cứ vào loại hàng, địa điểm lấy – giao và phương tiện cần sử dụng để báo giá.

Tuy nhiên, hai đơn vị cùng báo:

Đơn vị A: 4 triệu đồng/chuyến
Đơn vị B: 4,5 triệu đồng/chuyến

không có nghĩa A chắc chắn rẻ hơn.

Doanh nghiệp phải hỏi:

4 triệu đã bao gồm những gì?

Nếu đơn vị B đã bao gồm một số chi phí trong khi A chưa bao gồm thì tổng tiền cuối cùng có thể hoàn toàn ngược lại.

Do đó, cước cơ bản chỉ là điểm bắt đầu để so sánh, không phải tổng chi phí vận chuyển.

2. Chi phí bốc xếp hàng hóa

Một câu hỏi rất quan trọng trước khi điều xe là:

Ai chịu trách nhiệm đưa hàng lên xe và ai dỡ hàng xuống?

Nhiều báo giá vận tải chỉ bao gồm:

Xe + tài xế + vận chuyển.

Phần bốc xếp không nằm trong giá.

Nếu kho người gửi có xe nâng và kho người nhận cũng có xe nâng, việc này khá đơn giản.

Nhưng nếu vận chuyển:

Hàng carton

Bao hàng

Nội thất

Máy móc

Thiết bị

Hàng rời

thì có thể cần nhân công bốc xếp.

Chi phí này phụ thuộc vào số lượng, trọng lượng, điều kiện kho và cách đóng hàng.

Một pallet 500 kg có thể được xe nâng xử lý trong vài phút, nhưng 500 thùng carton phải bốc thủ công lại là một câu chuyện khác.

Vì vậy khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên nói rõ:

Có xe nâng không?

Có nhân công không?

Hàng đã lên pallet chưa?

Tài xế có phải hỗ trợ bốc hàng không?

Nếu không làm rõ, khoản “bốc xếp phát sinh” rất dễ xuất hiện sau khi xe đã đến kho.

3. Chi phí xe chờ

Đây là một trong những khoản phát sinh phổ biến nhất trong vận tải nội địa.

Ví dụ doanh nghiệp hẹn:

Xe đến lấy hàng lúc 8 giờ.

Xe đến đúng 8 giờ nhưng đến 11 giờ hàng vẫn chưa chuẩn bị xong.

Hoặc xe đến kho nhận nhưng:

Kho chưa có vị trí xuống hàng

Xe nâng đang bận

Chưa có phiếu nhập kho

Nhân viên phụ trách chưa xác nhận

Phải xếp hàng chờ vào cổng.

Trong những trường hợp này, phương tiện bị giữ lại nhiều giờ.

Đơn vị vận tải có thể áp dụng phí chờ xe sau khoảng thời gian miễn phí được thỏa thuận.

Đối với xe đầu kéo container, thời gian chờ kéo dài còn ảnh hưởng đến lịch khai thác phương tiện và container.

Vì vậy báo giá nên thể hiện rõ:

Miễn phí chờ bao lâu? Sau thời gian đó tính phí như thế nào?

Đây là chi tiết nhỏ nhưng rất quan trọng.

4. Chi phí nâng hạ và các dịch vụ tại cảng

Nếu vận tải nội địa liên quan đến cảng, ICD hoặc depot, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhóm chi phí này.

Ví dụ một container nhập khẩu được vận chuyển:

Cảng → Kho doanh nghiệp → Trả container rỗng về depot.

Quá trình này có thể liên quan đến các khoản chi phí khai thác tại cảng hoặc depot tùy từng trường hợp.

Tương tự với hàng xuất khẩu:

Kho → Cảng

có thể phát sinh các dịch vụ liên quan đến container và khai thác cảng.

Vì vậy không nên hỏi đơn giản:

“Kéo container từ cảng về Bình Dương bao nhiêu?”

Nên hỏi rõ báo giá bao gồm:

Cước đầu kéo

Chi phí cầu đường

Chi phí nào tại cảng/depot đã bao gồm

Chi phí nào khách hàng thanh toán trực tiếp

Trả rỗng ở đâu

Có phát sinh nâng/hạ tại depot hay không.

Khi phạm vi dịch vụ rõ ràng, doanh nghiệp mới có thể so sánh các báo giá với nhau.

5. Chi phí giao hoặc lấy hàng nhiều điểm

Một chuyến xe thông thường có thể được báo giá theo:

Một điểm lấy → một điểm giao.

Nhưng thực tế doanh nghiệp đôi khi cần:

Lấy hàng tại 2 nhà máy

hoặc:

Giao hàng cho 3 đại lý.

Ví dụ:

Kho Bình Dương → điểm 1 TP.HCM → điểm 2 Long An → điểm 3 Tiền Giang.

Rõ ràng đây không còn là một chuyến giao hàng đơn giản.

Chi phí có thể tăng do:

Quãng đường

Thời gian chờ

Thời gian bốc dỡ

Số điểm dừng

Khả năng quay đầu

và lịch khai thác phương tiện.

Doanh nghiệp nên cung cấp toàn bộ địa chỉ ngay từ khi yêu cầu báo giá.

Không nên đặt xe một điểm rồi khi xe đang chạy mới yêu cầu:

“Tiện đường ghé thêm hai kho nữa.”

Một thay đổi nhỏ trên bản đồ có thể khiến thời gian thực tế tăng đáng kể.

6. Phí cầu đường và các chi phí theo tuyến

Đối với vận chuyển đường dài, phí sử dụng đường bộ trên tuyến là một thành phần cần tính đến trong giá vận tải.

Thông thường đơn vị vận chuyển có thể đã đưa một phần hoặc toàn bộ chi phí này vào báo giá.

Nhưng doanh nghiệp vẫn nên xác nhận rõ:

Giá báo đã bao gồm chi phí cầu đường theo tuyến chưa?

Điều này đặc biệt quan trọng với các chuyến:

Bắc – Nam

Liên tỉnh

Xe tải lớn

Đầu kéo container

hoặc những tuyến phải đi qua nhiều đoạn đường thu phí.

Ngoài ra, phương án tuyến đường cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí.

Một tuyến ngắn hơn về kilomet chưa chắc tối ưu hơn nếu điều kiện giao thông, giới hạn phương tiện hoặc thời gian di chuyển không thuận lợi.

Đơn vị vận tải cần tính cả chi phí và khả năng khai thác thực tế, thay vì chỉ lựa chọn con đường ngắn nhất trên bản đồ.

7. Chi phí vận chuyển ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày nghỉ

Nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu gặp trường hợp:

Tàu Cut-off tối nay nên container phải vào cảng ngay.

Hoặc:

Nhà máy chỉ cho xe vào lấy hàng lúc 22 giờ.

Khi đó chuyến vận chuyển không còn nằm trong điều kiện khai thác thông thường.

Một số dịch vụ có thể phát sinh chi phí khi thực hiện:

Ban đêm

Ngày Chủ nhật

Ngày lễ

Ngoài khung giờ khai thác thông thường

hoặc cần bố trí nhân sự đặc biệt.

Đối với hàng xuất khẩu, việc này càng cần được tính sớm.

Nếu chỉ vì tiết kiệm một khoản nhỏ mà xe đến trễ Cut-off, hậu quả có thể là:

Container không kịp chuyến

→ phải đổi booking

→ chờ chuyến sau

→ phát sinh chi phí

→ giao hàng quốc tế trễ.

Vì vậy trong logistics, đôi khi đúng giờ quan trọng hơn giá rẻ.

8. Chi phí do hàng quá khổ, quá tải hoặc yêu cầu phương tiện đặc biệt

Không phải hàng nào cũng có thể sử dụng xe tải thông thường.

Ví dụ:

Máy công nghiệp

Kết cấu thép

Thiết bị xây dựng

Bồn

Máy phát điện

Máy CNC

Thiết bị dự án

có thể có kích thước hoặc trọng lượng lớn.

Doanh nghiệp cần cung cấp chính xác:

Dài × Rộng × Cao

Trọng lượng

Trọng tâm

Vị trí nâng

Cách đóng kiện.

Sau đó mới xác định phương tiện phù hợp.

Có thể cần:

Moóc sàn

Moóc lùn

Phương tiện chuyên dụng

Cẩu

Xe nâng tải trọng lớn

hoặc phương án vận chuyển riêng.

Sai lầm thường gặp là chỉ nói:

“Một máy khoảng 8 tấn.”

Nhưng 8 tấn với kích thước 2 × 2 × 2 m hoàn toàn khác một thiết bị dài 10 m.

Vì vậy, với hàng đặc biệt, báo giá chỉ có ý nghĩa khi thông số hàng hóa chính xác.

9. Chi phí phát sinh do thay đổi kế hoạch, hủy chuyến hoặc xe chạy rỗng

Doanh nghiệp đặt xe lúc 14 giờ nhưng đến 13 giờ 30 mới thông báo:

“Hàng chưa xong, mai mới lấy.”

Trong khi phương tiện đã được điều đến khu vực nhận hàng.

Khi đó đơn vị vận tải có thể phải chịu:

Nhiên liệu

Thời gian tài xế

Chi phí điều xe

Mất cơ hội nhận chuyến khác.

Vì vậy có thể phát sinh phí hủy chuyến hoặc điều xe.

Một tình huống khác là chiều về không có hàng.

Ví dụ xe chạy nguyên chuyến từ miền Nam ra miền Bắc nhưng không có shipment chiều ngược lại. Chi phí khai thác sẽ khác với trường hợp đơn vị vận tải có thể bố trí hàng hai chiều.

Đây cũng là lý do giá vận tải có thể thay đổi theo:

Tuyến

Thời điểm

Chiều vận chuyển

và khả năng kết hợp chuyến.

Không nên chỉ lấy khoảng cách kilomet nhân với một đơn giá cố định để kết luận cước vận tải phải bằng bao nhiêu.

10. Chi phí phát sinh vì giao hàng chậm

Đây là khoản chi phí khó nhìn thấy nhất nhưng đôi khi lại lớn nhất.

Ví dụ một container linh kiện phải giao đến nhà máy vào thứ Hai để sản xuất.

Vì phương tiện đến trễ, hàng chỉ giao được vào thứ Ba.

Cước xe có thể không tăng.

Nhưng doanh nghiệp có thể chịu:

Dây chuyền chờ nguyên liệu

Nhân công chờ việc

Sản xuất chậm

Giao thành phẩm trễ

Khách hàng phạt tiến độ.

Đối với hàng xuất khẩu, xe đến cảng muộn có thể khiến container trễ Cut-off.

Đối với hàng nhập khẩu, xe không lấy container đúng kế hoạch có thể góp phần làm phát sinh thêm thời gian lưu container hoặc lưu bãi.

Vì vậy khi lựa chọn đơn vị vận tải, doanh nghiệp không nên chỉ so:

A rẻ hơn B 500.000 đồng.

Hãy đặt thêm câu hỏi:

Khả năng điều xe, đúng giờ và xử lý sự cố của hai đơn vị có giống nhau không?

Trong logistics doanh nghiệp, độ ổn định cũng có giá trị kinh tế.

Báo giá vận tải rẻ chưa chắc tổng chi phí thấp

Giả sử doanh nghiệp nhận hai báo giá:

Đơn vị A: 8 triệu đồng

Đơn vị B: 9 triệu đồng

Nhìn ban đầu A rẻ hơn 1 triệu.

Nhưng A chưa bao gồm:

Phí chờ + bốc xếp + một số chi phí tại điểm giao.

Sau khi hoàn tất chuyến, tổng thanh toán thành 10 triệu.

Trong khi B báo 9 triệu theo phạm vi dịch vụ đã thống nhất rõ và không phát sinh ngoài điều kiện ban đầu.

Khi đó:

Báo giá cao hơn ban đầu lại là phương án rẻ hơn cuối cùng.

Đây là lý do doanh nghiệp nên so sánh theo Total Transportation Cost, thay vì chỉ so “cước xe”.

Làm thế nào để yêu cầu báo giá All-in chính xác hơn?

Muốn nhận báo giá sát thực tế, doanh nghiệp phải cung cấp đủ dữ liệu.

Tối thiểu nên có:

Tên hàng

Số kiện

Trọng lượng

Kích thước/CBM

Loại đóng gói

Địa chỉ lấy hàng

Địa chỉ giao hàng

Thời gian lấy

Deadline giao

Loại xe yêu cầu nếu đã biết

Có xe nâng tại hai đầu hay không

Có cần bốc xếp không

Có giao nhiều điểm không

Có vào cảng/ICD/depot không

Có yêu cầu ngoài giờ không

Hàng có thuộc loại đặc biệt không.

Sau đó yêu cầu đơn vị vận tải thể hiện rõ:

Đã bao gồm gì – chưa bao gồm gì – điều kiện nào sẽ phát sinh thêm chi phí.

Đây mới là một báo giá có thể dùng để lập ngân sách.

5 câu hỏi nên hỏi trước khi xác nhận xe

Trước khi đặt chuyến, doanh nghiệp nên làm rõ 5 vấn đề:

Giá này đã bao gồm những khoản nào?

Xe được miễn phí chờ bao lâu?

Nếu giao nhiều điểm thì tính thêm như thế nào?

Bốc xếp, nâng hạ và chi phí tại cảng/depot bên nào chịu?

Những trường hợp nào được xem là phát sinh ngoài báo giá?

Chỉ cần 5 câu hỏi này được trả lời rõ bằng email, báo giá hoặc thỏa thuận dịch vụ, doanh nghiệp đã hạn chế được khá nhiều tranh cãi sau chuyến vận chuyển.

Tối ưu vận tải nội địa không có nghĩa luôn chọn xe rẻ nhất

Đối với những doanh nghiệp vận chuyển hàng thường xuyên, mục tiêu nên là tối ưu chi phí trên toàn bộ hoạt động, không phải tiết kiệm từng chuyến riêng lẻ.

Ví dụ có thể:

Gom đơn để giảm số chuyến

Ghép hàng với shipment nhỏ

Dùng nguyên chuyến với shipment lớn

Tối ưu kích thước pallet

Sắp lịch lấy hàng tránh xe chờ

Chuẩn bị chứng từ trước khi xe đến

Phân loại hàng gấp và hàng thường

Kết hợp kế hoạch vận chuyển hai chiều

Lập lịch cố định theo tuần.

Chỉ cần giảm được 1–2 giờ chờ cho hàng trăm chuyến mỗi năm cũng có thể tạo ra khoản tiết kiệm đáng kể.

Lựa chọn dịch vụ vận tải nội địa như thế nào?

Một đơn vị vận tải nội địa phù hợp không chỉ cần có mức giá cạnh tranh mà còn phải giúp khách hàng xác định rõ phạm vi dịch vụ ngay từ đầu.

Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, yêu cầu còn cao hơn vì vận chuyển nội địa thường phải phối hợp với kho, nhà máy, cảng, ICD, depot và lịch tàu quốc tế.

Một chuyến xe giao hàng thông thường trễ vài giờ có thể chỉ làm người nhận chờ.

Nhưng một xe container xuất khẩu trễ vài giờ có thể khiến shipment không kịp Cut-off.

Vì vậy, khả năng lập kế hoạch, điều phối phương tiện và cập nhật tình trạng vận chuyển quan trọng không kém giá cước.

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và logistics, Unicorn Logistics có thể xây dựng phương án vận tải nội địa dựa trên loại hàng, tuyến đường, thời gian và yêu cầu giao nhận cụ thể, thay vì chỉ đưa ra một mức “cước xe” tách rời khỏi toàn bộ chuỗi logistics.

Kết luận

Khi thuê vận chuyển hàng hóa nội địa, chi phí doanh nghiệp thực sự phải trả không chỉ có cước xe.

Ít nhất cần xem xét 10 nhóm chi phí gồm:

cước vận chuyển, bốc xếp, xe chờ, chi phí tại cảng/depot, giao nhiều điểm, chi phí theo tuyến, vận chuyển ngoài giờ, hàng đặc biệt, thay đổi kế hoạch và thiệt hại do giao hàng chậm.

Một báo giá thấp hơn vài trăm nghìn hoặc vài triệu đồng chưa chắc là lựa chọn tiết kiệm nếu điều kiện dịch vụ không rõ ràng.

Thay vì chỉ hỏi:

“Xe này giá bao nhiêu?”

doanh nghiệp nên hỏi:

“Tổng chi phí để lấy hàng tại điểm A, giao hoàn tất tại điểm B là bao nhiêu, đã bao gồm những gì và trường hợp nào sẽ phát sinh thêm?”

Khi phạm vi công việc, thời gian miễn phí chờ, bốc xếp, chi phí cảng và các điều kiện phát sinh đều được thống nhất trước, doanh nghiệp sẽ kiểm soát ngân sách tốt hơn, hạn chế tranh cãi và quan trọng nhất là biết được chi phí thực sự của mỗi chuyến vận tải nội địa, thay vì chỉ nhìn vào một mức giá hấp dẫn trên báo giá ban đầu.