Đối với hàng nhập khẩu, hoàn tất thủ tục hải quan chưa phải là lúc quá trình logistics kết thúc. Doanh nghiệp vẫn cần tổ chức vận chuyển hàng từ cảng về kho, nhà máy hoặc trung tâm phân phối. Đây tưởng như chỉ là một chặng vận tải nội địa ngắn, nhưng thực tế có thể phát sinh khá nhiều chi phí nếu kế hoạch điều xe, lấy container, rút hàng và trả rỗng không được tính toán từ trước.

Một container có thể đã thông quan nhưng chưa lấy được vì chưa hoàn tất điều kiện giao nhận. Xe đầu kéo có thể đến cảng nhưng phải chờ. Container về đến nhà máy nhưng kho chưa sẵn sàng rút hàng. Sau khi rút xong, doanh nghiệp lại trả container rỗng muộn hoặc phải đưa về một depot không thuận tiện.

Từng vấn đề riêng lẻ có vẻ nhỏ, nhưng khi cộng phí chờ xe, lưu bãi, lưu container, nâng hạ, điều chỉnh địa điểm trả rỗng và chi phí nhân công, tổng chi phí có thể tăng đáng kể.

Dưới đây là 10 kinh nghiệm quan trọng khi vận chuyển hàng nhập khẩu từ cảng về kho mà doanh nghiệp nên chuẩn bị từ trước.

1. Không nên đợi hàng thông quan xong mới bắt đầu tìm xe

Một lỗi thường gặp là doanh nghiệp chỉ bắt đầu hỏi xe sau khi nhận được thông tin:

“Hàng đã thông quan, có thể lấy.”

Cách làm này có thể phù hợp với những shipment đơn giản, nhưng không tối ưu khi doanh nghiệp cần nhiều xe, có lịch giao hàng gấp hoặc rơi vào thời điểm phương tiện khan hiếm.

Kế hoạch vận chuyển nên được chuẩn bị sớm hơn.

Ngay khi biết lịch tàu dự kiến, doanh nghiệp đã có thể xác định:

Cảng đến

Số container

Loại container

Trọng lượng

Địa chỉ giao

Ngày dự kiến lấy hàng

Điều kiện rút hàng

Thời gian kho có thể tiếp nhận.

Sau đó đơn vị vận tải có thể chủ động bố trí phương tiện.

Tất nhiên, điều xe thực tế vẫn phải căn cứ vào tình trạng hàng, thủ tục hải quan và điều kiện lấy container. Nhưng chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hàng đã sẵn sàng mà lại phải mất thêm một ngày chỉ để tìm xe.

2. Phải phân biệt Demurrage, Detention và Storage

Đây là ba nhóm chi phí rất dễ bị nhầm lẫn.

Demurrage

Thường liên quan đến thời gian container nằm tại khu vực cảng/terminal vượt quá thời gian miễn phí theo điều kiện của hãng tàu.

Detention

Thường liên quan đến khoảng thời gian doanh nghiệp đã đưa container ra khỏi cảng nhưng chưa trả container rỗng về địa điểm quy định trong thời gian miễn phí.

Storage

Là chi phí lưu bãi/lưu kho tại cảng hoặc terminal theo cơ chế áp dụng của đơn vị khai thác.

Cách tính cụ thể phụ thuộc hãng tàu, cảng, loại container và điều kiện của shipment.

Điều doanh nghiệp cần nhớ là:

Hàng đã thông quan không đồng nghĩa mọi đồng hồ chi phí đều dừng lại.

Nếu lấy container ra khỏi cảng nhưng giữ tại nhà máy quá lâu, vẫn có khả năng phát sinh chi phí liên quan đến thời gian sử dụng container.

Vì vậy cần quản lý cả hai mốc:

Khi nào phải lấy hàng?

và:

Khi nào phải trả container rỗng?

3. Kiểm tra Free Time trước khi container cập cảng

Free Time không nên là thông tin chỉ được kiểm tra khi doanh nghiệp bắt đầu thấy phí phát sinh.

Ngay khi nhận được thông tin shipment, nên xác định:

Thời gian miễn phí tại cảng

Thời gian miễn phí sử dụng container ngoài cảng

Cách tính ngày

Mốc bắt đầu tính

Mức phí sau khi hết Free Time.

Đặc biệt không nên mặc định shipment này giống shipment trước.

Cùng một tuyến vận chuyển nhưng:

Hãng tàu khác

Booking khác

Loại container khác

Thỏa thuận khác

thì điều kiện Free Time có thể khác.

Ví dụ doanh nghiệp có nhiều container nhưng nhà máy mỗi ngày chỉ rút được một số lượng nhất định. Nếu không tính trước năng lực rút hàng, container cuối cùng có thể bị giữ quá lâu.

Do đó Free Time cần được đưa vào kế hoạch vận tải, chứ không chỉ để bộ phận chứng từ biết.

4. Kiểm tra container đã thực sự đủ điều kiện lấy chưa

Có trường hợp doanh nghiệp nghe thông tin:

“Tàu đến rồi.”

và lập tức điều xe.

Nhưng tàu đến không đồng nghĩa container đã sẵn sàng để lấy ngay.

Trước khi xe vào cảng cần kiểm tra các điều kiện cần thiết của shipment, chẳng hạn:

Container đã được dỡ khỏi tàu chưa?

Hàng đã hoàn tất thủ tục hải quan chưa?

Đã hoàn thành các yêu cầu của hãng tàu chưa?

Lệnh giao hàng hoặc thủ tục giao nhận đã sẵn sàng chưa?

Container có đang vướng kiểm tra hay yêu cầu khác không?

Cảng có yêu cầu đăng ký kế hoạch/hẹn nhận hay không?

Nếu điều xe quá sớm, phương tiện có thể phải chờ hoặc phải quay ra.

Chi phí của một chuyến xe không chỉ là nhiên liệu. Khi đầu kéo và tài xế bị giữ tại cảng nhiều giờ, đơn vị vận tải mất khả năng khai thác chuyến khác và có thể phát sinh phí chờ xe.

Nguyên tắc nên là:

Chỉ điều xe khi đã kiểm tra tương đối chắc chắn container đủ điều kiện để thực hiện kế hoạch lấy hàng.

5. Kiểm tra trọng lượng trước khi lựa chọn phương tiện

Không phải container 20ft nào cũng có trọng lượng giống nhau và cũng không phải container 40ft lúc nào cũng nhẹ hơn hoặc nặng hơn theo một công thức cố định.

Doanh nghiệp cần quan tâm đến:

Gross Weight

Net Weight

Tare Weight

và tổng trọng lượng tổ hợp phương tiện khi vận chuyển.

Một container hàng nhẹ nhưng đầy thể tích có bài toán hoàn toàn khác với container chứa kim loại, máy móc hoặc nguyên liệu có trọng lượng lớn.

Trước khi điều xe, đơn vị vận tải cần biết:

Container loại gì và tổng trọng lượng bao nhiêu?

Đối với hàng nặng, còn phải kiểm tra khả năng vận chuyển trên tuyến và phương tiện phù hợp.

Không nên đến lúc xe vào cảng mới phát hiện tải trọng shipment không phù hợp với phương án đã bố trí.

6. Kiểm tra đường vào kho và khả năng tiếp nhận container

Một container đã được kéo ra khỏi cảng nhưng không vào được kho là tình huống rất phiền phức.

Đặc biệt với địa điểm giao mới, doanh nghiệp nên kiểm tra:

Chiều rộng đường

Chiều cao giới hạn

Cổng kho

Bán kính quay đầu

Bãi đậu

Mặt bằng

Giờ xe được phép vào

Khả năng tiếp nhận đầu kéo/container.

Một số kho nằm trong đường nhỏ hoặc khu vực có hạn chế phương tiện theo khung giờ.

Một số nhà máy có cổng đủ rộng nhưng bên trong lại không có không gian để đầu kéo quay đầu.

Một số địa điểm chỉ cho xe vào theo lịch đăng ký.

Với điểm giao chưa từng vận chuyển container, khảo sát trước bằng hình ảnh, video hoặc khảo sát thực tế sẽ an toàn hơn.

Nếu container không thể vào, doanh nghiệp có thể phải thay đổi phương án:

Rút hàng tại địa điểm khác

→ chuyển sang xe tải

→ giao tiếp vào kho.

Lúc đó chi phí sẽ cao hơn nhiều so với phương án được chuẩn bị đúng ngay từ đầu.

7. Chuẩn bị xe nâng, nhân công và vị trí rút hàng trước khi xe đến

Đây là một trong những cách đơn giản nhất để giảm phí chờ xe.

Giả sử container đến nhà máy lúc 9 giờ nhưng:

Xe nâng chưa có

Nhân công đang bận

Kho chưa dọn vị trí

Không có người kiểm hàng

Chưa xác định khu vực xuống hàng.

Kết quả là đầu kéo phải chờ.

Nếu một container mất thêm 2–3 giờ thì có thể chưa quá nghiêm trọng. Nhưng nếu doanh nghiệp có 10 container, sự chậm trễ có thể ảnh hưởng toàn bộ kế hoạch điều xe.

Trước khi container đến nên chuẩn bị:

Khu vực đỗ xe

Vị trí rút hàng

Xe nâng

Nhân công

Pallet

Thiết bị cắt seal

Nhân sự kiểm đếm

Khu vực đưa hàng vào kho.

Nếu là máy móc nặng, cần chuẩn bị thêm cẩu hoặc xe nâng phù hợp tải trọng.

Mục tiêu là:

Container đến → kiểm tra seal → mở container → rút hàng → hoàn tất → xe đi trả rỗng.

Càng ít thời gian chết, chi phí vận tải càng dễ kiểm soát.

8. Đừng quên kiểm tra địa điểm trả container rỗng

Sau khi rút hàng, container không phải tài sản của doanh nghiệp nhập khẩu để có thể để tại kho tùy ý.

Container cần được trả về địa điểm theo chỉ định và điều kiện của hãng tàu.

Địa điểm trả rỗng có thể ảnh hưởng đáng kể đến cước vận tải.

Ví dụ:

Cảng → Nhà máy → Depot A

sẽ có quãng đường khác với:

Cảng → Nhà máy → Depot B.

Nếu depot trả rỗng ở hướng ngược lại hoặc xa khu vực giao hàng, chi phí đầu kéo có thể tăng.

Vì vậy khi hỏi báo giá kéo container, doanh nghiệp nên cung cấp hoặc xác nhận:

Cảng lấy container

Địa chỉ giao hàng

Địa điểm trả rỗng dự kiến

Loại container

Trọng lượng.

Không nên chỉ hỏi:

“Kéo container từ cảng về kho bao nhiêu?”

vì hành trình thực tế chưa kết thúc tại kho.

Đối với đơn vị vận tải, một chuyến thường phải được tính:

Nhận container → giao/rút hàng → trả rỗng → hoàn tất hành trình.

9. Kiểm tra seal và tình trạng container trước khi mở hàng

Khi container về đến kho, doanh nghiệp không nên lập tức cắt seal mà bỏ qua bước kiểm tra.

Trước tiên nên đối chiếu:

Container Number

Seal Number

với chứng từ và thông tin shipment.

Sau đó quan sát tình trạng bên ngoài container.

Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường như:

Container móp nghiêm trọng

Có dấu hiệu bị mở

Seal không đúng

Seal hư hỏng

Container có dấu hiệu thủng hoặc nước vào

thì cần ghi nhận trước khi mở.

Có thể chụp:

4 mặt container

Số container

Seal

Tình trạng cửa

và quay video quá trình mở nếu shipment có giá trị cao hoặc có dấu hiệu bất thường.

Khi mở container, nếu phát hiện:

Hàng đổ

Carton ướt

Kiện vỡ

Thiếu hàng

Hàng bị xê dịch mạnh

thì hình ảnh ban đầu rất quan trọng trong việc xác định tình trạng shipment.

Đây là bước quản trị rủi ro đơn giản nhưng nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua.

10. Tính tổng chi phí thay vì chỉ so sánh cước kéo container

Đây là kinh nghiệm quan trọng nhất.

Giả sử doanh nghiệp nhận hai báo giá:

Đơn vị A: cước đầu kéo thấp hơn.

Đơn vị B: cước cao hơn một chút.

Không nên kết luận ngay A rẻ hơn.

Cần kiểm tra:

Giá đã bao gồm cầu đường chưa?

Thời gian chờ miễn phí bao lâu?

Có phí vào cảng/depot không?

Chi phí trả rỗng đã tính chưa?

Nếu đổi depot thì tính như thế nào?

Nếu xe phải chờ rút hàng thì bao nhiêu?

Ngoài giờ có phát sinh không?

Có bao gồm các chi phí vận hành nào khác không?

Một báo giá ban đầu thấp nhưng sau chuyến phát sinh thêm nhiều khoản có thể đắt hơn một báo giá All-in được làm rõ ngay từ đầu.

Doanh nghiệp nên so sánh theo:

Total Inland Transportation Cost – Tổng chi phí vận tải nội địa.

Không chỉ so một dòng “cước xe”.

Một kế hoạch vận chuyển container nhập khẩu nên được chuẩn bị như thế nào?

Có thể xây dựng timeline đơn giản:

Nhận ETA của tàu

↓

Theo dõi tình trạng tàu/container

↓

Kiểm tra Free Time

↓

Chuẩn bị thủ tục hải quan

↓

Xác định điều kiện lấy hàng

↓

Kiểm tra cảng – kho – depot trả rỗng

↓

Đặt kế hoạch xe

↓

Chuẩn bị nhân công/xe nâng tại kho

↓

Container đủ điều kiện lấy

↓

Đầu kéo vào cảng

↓

Nhận container

↓

Vận chuyển về kho

↓

Kiểm tra container và seal

↓

Rút hàng

↓

Trả container rỗng

↓

Hoàn tất chuyến vận chuyển.

Điểm quan trọng là nhiều công việc có thể chuẩn bị song song, không cần đợi bước trước hoàn thành hoàn toàn mới bắt đầu bước tiếp theo.

Vận chuyển nhiều container cần lập kế hoạch khác với một container

Nếu chỉ có một container, doanh nghiệp có thể xử lý tương đối đơn giản.

Nhưng với shipment:

5 container

10 container

hoặc hàng chục container,

cần tính đến năng lực rút hàng của kho.

Ví dụ nhà máy chỉ có:

1 xe nâng + 1 khu vực rút container.

Nếu đưa 6 container đến cùng lúc, 5 xe còn lại có thể phải chờ.

Phương án hợp lý hơn có thể là chia lịch:

Buổi sáng 2 container

Buổi chiều 2 container

Ngày hôm sau tiếp tục.

Nhưng kế hoạch này lại phải đối chiếu với Free Time.

Do đó với shipment lớn cần cân bằng ba yếu tố:

Khả năng lấy container tại cảng – năng lực rút hàng tại kho – thời hạn trả rỗng.

Chỉ tối ưu một trong ba chưa chắc đã tối ưu toàn bộ quá trình.

Khi nào nên rút hàng tại kho và khi nào cần phương án trung chuyển?

Thông thường, nếu đầu kéo container có thể vào trực tiếp nhà máy thì phương án:

Cảng → Kho → Rút hàng

sẽ đơn giản hơn.

Tuy nhiên có những trường hợp kho không thể tiếp nhận container do:

Đường nhỏ

Cấm xe lớn

Không có bãi quay đầu

Không có thiết bị rút hàng

hoặc điều kiện vận hành khác.

Khi đó có thể cần nghiên cứu phương án:

Cảng → địa điểm trung chuyển → rút container → xe tải → kho.

Phương án này có thêm công đoạn và chi phí nhưng đôi khi là lựa chọn khả thi.

Doanh nghiệp nên xác định điều này trước khi container cập cảng, thay vì khi đầu kéo đã đứng trước con đường không thể đi vào.

Đặc biệt lưu ý với máy móc và hàng nặng

Container chứa máy móc khác rất nhiều container hàng carton thông thường.

Trước khi vận chuyển về kho cần biết:

Trọng lượng từng kiện

Kích thước

Cách chằng buộc

Vị trí kiện trong container

Điểm nâng

Loại xe nâng/cẩu cần thiết

Phương án đưa máy ra khỏi container.

Ví dụ một máy nặng 5 tấn không thể chỉ gọi một xe nâng 3 tấn rồi hy vọng “nâng thử”.

Nếu thiết bị nằm sâu bên trong container, phương án rút hàng cũng cần được tính toán kỹ.

Chuẩn bị sai thiết bị có thể khiến container nằm tại kho cả ngày nhưng vẫn không rút được hàng, kéo theo xe chờ và nguy cơ chậm trả rỗng.

Checklist trước ngày lấy container

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist ngắn sau:

Container đã đủ điều kiện lấy chưa?

Tờ khai đã hoàn thành đến bước cần thiết chưa?

Free Time còn bao nhiêu ngày?

Đã xác nhận cảng lấy hàng chưa?

Đã xác nhận depot trả rỗng chưa?

Container Number và Seal Number đã có chưa?

Trọng lượng container bao nhiêu?

Xe đã được bố trí chưa?

Kho có nhận hàng đúng giờ không?

Xe nâng/cẩu đã sẵn sàng chưa?

Nhân công đã bố trí chưa?

Thời gian rút hàng dự kiến bao lâu?

Có hạn chế giờ xe vào kho không?

Có phương án xử lý nếu container lấy trễ không?

Một checklist vài phút có thể giúp tránh nhiều giờ chờ không cần thiết.

Dịch vụ vận tải nội địa từ cảng về kho cần quan tâm điều gì?

Khi lựa chọn đơn vị vận tải nội địa, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi mức cước kéo container.

Đối với hàng nhập khẩu, đơn vị vận chuyển cần phối hợp được với:

Cảng

Hãng tàu

Depot

Bộ phận chứng từ

Bộ phận thông quan

Kho nhận hàng

và người điều phối tại nhà máy.

Nếu vận tải nội địa được kết nối với dịch vụ vận chuyển quốc tế và dịch vụ thông quan hải quan, thông tin shipment có thể được chuẩn bị xuyên suốt hơn từ lịch tàu, tình trạng chứng từ đến kế hoạch lấy container.

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải, Unicorn Logistics có thể phối hợp các chặng này theo một kế hoạch thống nhất, giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng “hải quan xong nhưng chưa có xe”, “xe đến nhưng chưa lấy được container” hoặc “container về kho nhưng chưa thể rút hàng”.

Kết luận

Vận chuyển hàng từ cảng về kho nhìn qua chỉ là một chặng ngắn trong toàn bộ chuỗi logistics, nhưng đây lại là giai đoạn rất dễ phát sinh chi phí nếu doanh nghiệp không quản lý tốt thời gian.

10 vấn đề quan trọng cần kiểm soát gồm kế hoạch điều xe, Demurrage – Detention – Storage, Free Time, điều kiện lấy container, tải trọng, đường vào kho, năng lực rút hàng, địa điểm trả rỗng, tình trạng container/seal và tổng chi phí vận chuyển.

Trong đó, nguyên tắc quan trọng nhất là:

Không đợi container về cảng mới bắt đầu lập kế hoạch vận chuyển.

Ngay từ khi có ETA, doanh nghiệp đã nên biết container sẽ được lấy ở đâu, giao về đâu, kho mất bao lâu để rút hàng và container rỗng sẽ được trả về đâu.

Khi cảng – xe – kho – nhân công – thiết bị – depot được phối hợp theo cùng một lịch trình, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm cước vận tải mà còn hạn chế được những khoản chi phí khó chịu nhất trong logistics: chi phí phát sinh do phải chờ đợi.