Khi tính toán một lô hàng nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp thường tập trung vào ba khoản chính: giá mua hàng, cước vận chuyển quốc tế và thuế nhập khẩu. Tuy nhiên, chi phí thực tế để đưa hàng từ nhà cung cấp nước ngoài về đến kho tại Việt Nam thường phức tạp hơn rất nhiều.

Một container có cước biển thấp chưa chắc đồng nghĩa với tổng chi phí nhập khẩu thấp. Ngoài Ocean Freight, doanh nghiệp có thể phải thanh toán phí tại cảng, phí chứng từ, vận tải nội địa, lưu container, lưu bãi, kiểm tra chuyên ngành, phí ngân hàng và nhiều khoản khác.

Nếu không tính toán từ đầu, những chi phí tưởng như nhỏ có thể cộng lại thành một con số đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, biên lợi nhuận và kế hoạch kinh doanh.

Dưới đây là 10 nhóm chi phí Logistics doanh nghiệp thường bỏ sót khi nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động xuất nhập khẩu.

1. Local Charges – Các khoản phí địa phương

Một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất là cho rằng khi đã thanh toán cước vận chuyển quốc tế thì hàng về đến Việt Nam gần như không còn nhiều chi phí.

Thực tế, ngoài Ocean Freight hoặc Air Freight, doanh nghiệp có thể phải thanh toán các Local Charges – phí địa phương tại đầu nhập khẩu.

Tùy hãng tàu, forwarder, cảng, loại container và tuyến vận chuyển, tên gọi và cơ cấu phí có thể khác nhau. Một số khoản thường liên quan đến xử lý hàng tại đầu đến, chứng từ, lệnh giao hàng hoặc các dịch vụ tại terminal.

Đối với hàng LCL, cơ cấu phí còn có thể khác hàng FCL vì hàng phải trải qua quá trình tách hàng tại kho.

Đây là lý do doanh nghiệp không nên chỉ hỏi:

“Cước biển từ Trung Quốc về Việt Nam bao nhiêu?”

Thay vào đó, nên yêu cầu đơn vị logistics làm rõ tổng các khoản phí dự kiến tại đầu Việt Nam.

Khi so sánh báo giá giữa các nhà cung cấp logistics, cần so sánh trên cùng phạm vi dịch vụ. Một báo giá có Ocean Freight rất thấp nhưng Local Charges cao chưa chắc rẻ hơn báo giá có cước biển cao hơn một chút.

2. Phí vận chuyển nội địa từ cảng về kho

Hàng cập cảng Việt Nam chưa có nghĩa hành trình đã kết thúc.

Doanh nghiệp còn phải vận chuyển container hoặc hàng lẻ từ cảng, sân bay hoặc kho CFS về nhà máy, cửa hàng hoặc kho của mình.

Chi phí này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như khoảng cách, loại xe, loại container, tải trọng, thời gian chờ và điều kiện giao nhận.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập một container về Cát Lái nhưng kho nằm ở Bình Dương, Đồng Nai hoặc một tỉnh xa hơn. Chi phí kéo container cần được đưa vào giá vốn của lô hàng.

Với hàng FCL, doanh nghiệp còn phải tính đến hành trình:

Cảng → kho doanh nghiệp → điểm trả container rỗng.

Nếu kho mất nhiều thời gian để rút hàng khiến xe phải chờ, có thể phát sinh thêm chi phí.

Do đó, khi lập ngân sách nhập khẩu, đừng dừng phép tính tại cảng. Hãy tính đến chi phí đưa hàng đến đúng địa điểm cuối cùng mà doanh nghiệp thực sự cần.

3. Phí khai báo và làm thủ tục hải quan

Hàng nhập khẩu phải thực hiện thủ tục hải quan trước khi được đưa vào lưu thông theo quy định.

Nếu doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách và sử dụng dịch vụ bên ngoài, cần tính chi phí khai báo hải quan vào tổng chi phí logistics.

Tuy nhiên, điều đáng quan tâm không chỉ là phí dịch vụ khai tờ khai.

Nếu bộ chứng từ có vấn đề, mã HS cần kiểm tra thêm hoặc lô hàng phải thực hiện những thủ tục bổ sung, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm thời gian và chi phí xử lý.

Đặc biệt, việc xác định HS Code rất quan trọng bởi mã HS có liên quan trực tiếp đến thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa.

Nếu doanh nghiệp chỉ dự toán tiền vận chuyển mà bỏ qua chi phí liên quan đến thủ tục hải quan, giá vốn thực tế có thể khác so với kế hoạch ban đầu.

4. Chi phí kiểm tra chuyên ngành

Không phải lô hàng nhập khẩu nào cũng chỉ cần khai hải quan là có thể đưa về kho.

Tùy loại sản phẩm và quy định áp dụng tại thời điểm nhập khẩu, hàng hóa có thể thuộc diện phải thực hiện các thủ tục chuyên ngành như kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm hoặc những yêu cầu quản lý khác.

Các công đoạn này có thể kéo theo chi phí hồ sơ, lấy mẫu, kiểm nghiệm hoặc các dịch vụ liên quan.

Quan trọng hơn, kiểm tra chuyên ngành còn ảnh hưởng đến thời gian giải phóng hàng.

Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị từ trước, container có thể phải nằm tại cảng thêm nhiều ngày. Khi đó, một chi phí khác lại kéo theo Demurrage, Storage hoặc những khoản phát sinh liên quan.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng nhập khẩu một mặt hàng mới, doanh nghiệp nên kiểm tra:

Mặt hàng này có cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không?

Đây là việc nên thực hiện trước khi hàng được gửi đi, không phải chờ hàng cập cảng mới tìm hiểu.

5. Demurrage – Phí lưu container tại cảng

Demurrage là một trong những khoản phí có thể khiến ngân sách của lô hàng tăng nhanh nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt tiến độ.

Hiểu theo cách đơn giản, Demurrage thường liên quan đến việc container của hãng tàu nằm trong terminal/cảng vượt quá thời gian miễn phí theo điều kiện áp dụng.

Ví dụ, hàng đã đến nhưng doanh nghiệp chưa hoàn thành thủ tục nhập khẩu do thiếu chứng từ. Container tiếp tục nằm tại cảng.

Khi vượt quá Free Time, phí có thể bắt đầu phát sinh.

Một vấn đề cần chú ý là mức phí thường không nhất thiết giữ nguyên trong toàn bộ thời gian. Tùy biểu phí, càng để container lâu, mức phí theo từng giai đoạn có thể tăng.

Nếu chỉ có một container, tác động có thể còn kiểm soát được. Nhưng với một lô gồm 10 hoặc 20 container, vài ngày chậm trễ có thể tạo ra khoản chi phí đáng kể.

6. Detention – Phí giữ container ngoài cảng quá lâu

Doanh nghiệp đã kéo được container khỏi cảng không có nghĩa nguy cơ phát sinh phí container đã kết thúc.

Sau khi container được đưa về kho, doanh nghiệp cần rút hàng và trả container rỗng về địa điểm được chỉ định trong thời hạn phù hợp.

Nếu giữ container quá thời gian miễn phí, Detention có thể phát sinh theo chính sách áp dụng.

Tình trạng này thường xảy ra khi doanh nghiệp chưa chuẩn bị kho, thiếu nhân công bốc xếp, máy móc dỡ hàng gặp vấn đề hoặc hàng cần kiểm đếm quá lâu.

Doanh nghiệp có thể chủ động hạn chế rủi ro bằng cách chuẩn bị trước:

• Khu vực nhận container.
• Nhân công bốc xếp.
• Xe nâng hoặc thiết bị cần thiết.
• Lịch rút hàng.
• Kế hoạch trả container rỗng.

Đừng chờ container về đến cổng kho mới bắt đầu sắp xếp các công việc này.

7. Storage – Phí lưu bãi, lưu kho

Storage thường được hiểu là chi phí liên quan đến việc hàng hóa hoặc container sử dụng không gian lưu trữ tại cảng, terminal hoặc kho vượt quá khoảng thời gian miễn phí.

Storage dễ bị nhầm với Demurrage vì cả hai đều có thể xuất hiện khi container vẫn đang nằm tại cảng.

Tuy nhiên, về bản chất, Demurrage thường liên quan đến container của hãng tàu, trong khi Storage liên quan đến không gian lưu trữ do cảng, terminal hoặc đơn vị khai thác cung cấp.

Điều đáng lưu ý là trong một số tình huống, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều loại phí đồng thời.

Container không được giải phóng chỉ vì doanh nghiệp nghĩ rằng “chậm thêm một ngày không đáng bao nhiêu” có thể trở thành vấn đề nếu mỗi ngày đều có nhiều khoản phí cộng dồn.

Đặc biệt với hàng LCL, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến điều kiện lưu kho tại CFS.

8. Chi phí bốc xếp, nâng hạ và chờ xe

Đây là nhóm chi phí thường không được chú ý nhiều khi doanh nghiệp lập dự toán ban đầu.

Hàng hóa không tự động di chuyển từ container vào kho.

Tùy loại hàng, doanh nghiệp có thể cần nhân công bốc xếp, xe nâng, cẩu hoặc các thiết bị chuyên dụng.

Đối với máy móc nặng hoặc hàng có kích thước lớn, chi phí này có thể đáng kể hơn nhiều so với hàng carton thông thường.

Ngoài ra còn có thời gian chờ phương tiện.

Ví dụ xe container đến kho lúc 8 giờ sáng nhưng doanh nghiệp chưa sẵn sàng nhận hàng. Xe phải chờ nhiều giờ trước khi có thể rút hàng.

Nếu vượt thời gian chờ được thỏa thuận, đơn vị vận tải có thể tính thêm phí.

Một kế hoạch nhập khẩu tốt vì vậy không chỉ xác định “ngày hàng về” mà cần xác định rõ:

Ngày nào kéo container? Mấy giờ xe đến? Ai nhận? Dỡ bằng thiết bị gì? Mất bao lâu? Khi nào trả container?

9. Chi phí ngân hàng, tỷ giá và thanh toán quốc tế

Không phải tất cả chi phí của một lô hàng nhập khẩu đều nằm trong hóa đơn của đơn vị logistics.

Doanh nghiệp còn có thể phát sinh chi phí khi thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.

Tùy phương thức thanh toán, có thể xuất hiện phí chuyển tiền quốc tế, phí ngân hàng trung gian, phí liên quan đến L/C hoặc các dịch vụ ngân hàng khác.

Bên cạnh đó là rủi ro tỷ giá.

Ví dụ doanh nghiệp ký hợp đồng mua hàng bằng USD khi tỷ giá ở một mức nhất định nhưng đến thời điểm thanh toán, tỷ giá thay đổi. Chênh lệch này có thể khiến giá vốn thực tế tăng lên.

Với những đơn hàng có giá trị lớn, một biến động tỷ giá tưởng như nhỏ cũng tạo ra khoản chênh lệch đáng kể.

Do đó, khi tính giá vốn hàng nhập khẩu, doanh nghiệp nên phân biệt giữa:

Chi phí logistics thuần túy và toàn bộ chi phí để đưa hàng nhập khẩu vào kho.

Điều doanh nghiệp cần kiểm soát cuối cùng chính là con số thứ hai.

10. Chi phí phát sinh do sai chứng từ và chậm tiến độ

Đây là khoản khó đưa ra một con số cố định nhưng đôi khi lại gây thiệt hại lớn nhất.

Một sai sót nhỏ trên chứng từ có thể tạo ra chuỗi vấn đề phía sau.

Tên Consignee không chính xác, thông tin trên Bill of Lading cần chỉnh sửa, Invoice và Packing List không thống nhất, chứng nhận xuất xứ có vấn đề hoặc hồ sơ được gửi quá muộn đều có thể khiến doanh nghiệp phải xử lý thêm.

Chi phí trực tiếp có thể là phí chỉnh sửa chứng từ hoặc phí dịch vụ.

Nhưng chi phí gián tiếp còn đáng quan tâm hơn.

Ví dụ vì chứng từ chậm một ngày, doanh nghiệp chưa thể hoàn thành thủ tục. Container phải nằm tại cảng thêm hai ngày và bắt đầu phát sinh Storage hoặc Demurrage.

Hoặc nguyên liệu không về nhà máy đúng kế hoạch khiến dây chuyền sản xuất phải chờ.

Lúc này, chi phí logistics thực tế không chỉ là khoản tiền trả cho hãng tàu hoặc cảng mà còn bao gồm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Đây là lý do kiểm tra chứng từ trước khi tàu khởi hành hoặc trước khi hàng cập cảng rất quan trọng.

Vì sao cước vận chuyển rẻ chưa chắc giúp doanh nghiệp tiết kiệm?

Giả sử doanh nghiệp nhận được hai báo giá.

Phương án A có Ocean Freight thấp hơn 2 triệu đồng.

Phương án B cao hơn 2 triệu đồng nhưng lịch tàu phù hợp hơn, thời gian vận chuyển ngắn hơn, Free Time tốt hơn và các Local Charges được thông báo rõ ràng.

Nếu chỉ nhìn vào cước biển, A rõ ràng rẻ hơn.

Nhưng nếu phương án A khiến doanh nghiệp phát sinh thêm 4 triệu đồng phí lưu container hoặc làm nguyên liệu về trễ ba ngày thì tổng chi phí thực tế lại cao hơn.

Vì vậy, khi lựa chọn phương án logistics, câu hỏi đúng không phải chỉ là:

“Cước vận chuyển bao nhiêu?”

Mà nên là:

“Tổng chi phí dự kiến để đưa lô hàng này từ nhà cung cấp về đến kho của tôi là bao nhiêu?”

Hai câu hỏi này có thể cho ra hai kết quả hoàn toàn khác nhau.

Cách tính tổng chi phí một lô hàng nhập khẩu

Để xác định giá vốn tương đối chính xác, doanh nghiệp nên lập bảng dự toán cho từng lô hàng.

Có thể hình dung tổng chi phí theo cấu trúc:

Giá mua hàng + vận chuyển quốc tế + Local Charges + thuế nhập khẩu và các nghĩa vụ thuế liên quan + thủ tục hải quan + kiểm tra chuyên ngành + vận chuyển nội địa + bốc xếp + kho bãi + chi phí tài chính + các khoản phát sinh khác.

Sau khi hàng hoàn tất, doanh nghiệp nên đối chiếu chi phí dự toán với chi phí thực tế.

Nếu thực hiện việc này thường xuyên, doanh nghiệp sẽ phát hiện được khoản nào thường xuyên vượt ngân sách.

Ví dụ sau 20 lô hàng, doanh nghiệp nhận thấy chi phí Detention thường xuyên xuất hiện vì kho mất hai ngày mới rút xong container. Khi đó, vấn đề cần giải quyết không còn nằm ở hãng tàu mà ở quy trình nhận hàng nội bộ.

Đây chính là cách quản trị logistics dựa trên dữ liệu thay vì chỉ xử lý từng lô hàng riêng lẻ.

5 việc nên làm trước khi hàng nhập khẩu khởi hành

Để hạn chế các khoản phát sinh, doanh nghiệp nên hoàn thành sớm một số công việc quan trọng.

Thứ nhất, kiểm tra chính sách nhập khẩu và HS Code. Đặc biệt với mặt hàng mới, cần xác định trước có giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không.

Thứ hai, yêu cầu báo giá thể hiện rõ phạm vi dịch vụ. Cần biết khoản nào đã bao gồm, khoản nào chưa bao gồm và Local Charges dự kiến tại điểm đến.

Thứ ba, kiểm tra Free Time. Với hàng container, đây là thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến nguy cơ phát sinh DEM/DET.

Thứ tư, chuẩn bị và kiểm tra chứng từ sớm. Không nên chờ tàu đến mới phát hiện Invoice, Packing List hoặc vận đơn có vấn đề.

Thứ năm, lên kế hoạch nhận hàng. Kho, nhân sự, phương tiện, xe nâng và lịch trả container nên được chuẩn bị trước.

Kiểm soát chi phí quan trọng hơn việc chỉ tìm giá cước thấp

Logistics hiệu quả không đồng nghĩa với việc luôn chọn nhà cung cấp có mức cước thấp nhất.

Điều doanh nghiệp cần tối ưu là tổng chi phí logistics trên mỗi lô hàng và trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Một đơn vị logistics có kinh nghiệm cũng cần giúp khách hàng nhìn thấy những khoản có khả năng phát sinh ngay từ giai đoạn tư vấn thay vì chỉ đưa ra một con số cước vận chuyển hấp dẫn ban đầu.

Với những lô hàng phức tạp, doanh nghiệp có thể làm việc với các đơn vị có kinh nghiệm giao nhận vận tải quốc tế như Unicorn Logistics để xây dựng phương án từ vận chuyển quốc tế, thủ tục hải quan đến vận tải nội địa. Quan trọng nhất vẫn là báo giá và phạm vi công việc cần được làm rõ trước khi thực hiện.

Kết luận

10 chi phí Logistics doanh nghiệp thường bỏ sót khi nhập khẩu hàng hóa không phải lúc nào cũng xuất hiện trong mọi lô hàng. Tuy nhiên, chỉ cần một vài khoản phát sinh cùng lúc cũng có thể khiến giá vốn thực tế khác đáng kể so với dự toán ban đầu.

Trong đó, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý đến Local Charges, vận tải nội địa, thủ tục hải quan, kiểm tra chuyên ngành, Demurrage, Detention, Storage, bốc xếp – chờ xe, chi phí thanh toán quốc tế và các khoản phát sinh do sai chứng từ hoặc chậm tiến độ.

Thay vì chỉ tìm kiếm cước biển thấp nhất, hãy tính toàn bộ hành trình từ kho người bán ở nước ngoài đến kho của doanh nghiệp tại Việt Nam.

Khi biết trước hàng sẽ phát sinh chi phí ở đâu, thời điểm nào và do bên nào chịu trách nhiệm, doanh nghiệp không chỉ hạn chế được những khoản phí ngoài dự kiến mà còn có thể tính giá vốn chính xác hơn, bảo vệ biên lợi nhuận và chủ động hơn trong toàn bộ hoạt động nhập khẩu.