Vận chuyển hàng lạnh từ Việt Nam sang châu Âu và Mỹ đòi hỏi doanh nghiệp kiểm soát đồng thời nhiệt độ, thời gian và điều kiện giao nhận. Một lô hàng được cấp đông đúng tiêu chuẩn tại nhà máy vẫn có thể suy giảm chất lượng nếu chờ đóng hàng quá lâu, mất điện tại điểm trung chuyển hoặc chậm làm thủ tục nhập khẩu.
Vì vậy, tối ưu vận chuyển hàng lạnh cần được đánh giá trên toàn hành trình từ kho xuất đến kho nhận. Mục tiêu là duy trì chất lượng, bảo đảm thời hạn sử dụng khi giao và kiểm soát tổng chi phí trên mỗi đơn vị hàng được khách hàng chấp nhận.
1. Xác định đúng yêu cầu bảo quản của hàng hóa
Hàng lạnh gồm nhiều nhóm có đặc tính khác nhau: thủy sản đông lạnh, thực phẩm chế biến, trái cây tươi, rau củ và sản phẩm bảo quản mát.
Trước khi lấy báo giá, doanh nghiệp cần lập thông số vận chuyển cho từng mặt hàng. Nội dung nên gồm nhiệt độ sản phẩm khi bàn giao, nhiệt độ cài đặt, giới hạn dao động được chấp nhận, yêu cầu thông gió, độ ẩm và thời gian vận chuyển tối đa.
Không nên áp dụng một mức nhiệt chung cho mọi sản phẩm. Trái cây nhiệt đới có thể bị tổn thương do lạnh nếu cài đặt quá thấp, trong khi hàng đông lạnh cần duy trì trạng thái phù hợp để hạn chế rã đông và tái đông.
Thông số phải được thống nhất bằng văn bản giữa nhà sản xuất, người mua và đơn vị vận chuyển.
2. Kiểm tra điều kiện nhập khẩu trước khi đặt chỗ
Chuỗi lạnh vận hành tốt chỉ có ý nghĩa khi hàng đủ điều kiện nhập khẩu.
Đối với EU, một số thực phẩm có nguồn gốc động vật cần đáp ứng điều kiện về quốc gia, cơ sở sản xuất, chứng thư và kiểm soát tại cửa khẩu phù hợp. Một số thực phẩm không có nguồn gốc động vật cũng có thể thuộc diện kiểm soát tăng cường.
Các nước châu Âu ngoài EU, như Anh hoặc Thụy Sĩ, có cơ chế riêng cần được kiểm tra.
Tại Mỹ, nhiều thực phẩm thuộc quản lý của FDA phải đáp ứng yêu cầu đăng ký cơ sở khi thuộc diện áp dụng, thông báo trước và nghĩa vụ của nhà nhập khẩu. Rau quả còn có thể chịu điều kiện của USDA APHIS; một số sản phẩm động vật thuộc phạm vi quản lý của USDA FSIS.
Không nên xem đăng ký FDA là sự phê duyệt cho mọi sản phẩm hoặc bảo đảm thông quan.
3. Chuẩn bị nhiệt độ hàng trước khi đóng container
Một sai sót thường gặp là đưa hàng chưa đạt nhiệt độ yêu cầu vào container rồi trông chờ thiết bị làm lạnh xử lý.
Container lạnh chủ yếu phục vụ duy trì điều kiện vận chuyển, không thay thế công đoạn làm lạnh hoặc cấp đông phù hợp tại cơ sở sản xuất.
Doanh nghiệp cần kiểm tra nhiệt độ sản phẩm theo kế hoạch lấy mẫu, ghi nhận thời gian xuất kho và tổ chức đóng hàng nhanh trong điều kiện thích hợp.
Với hàng tươi, xử lý sau thu hoạch và làm mát ban đầu ảnh hưởng lớn đến thời gian bảo quản. Với hàng đông lạnh, cần hạn chế để hàng tiếp xúc kéo dài với môi trường nóng trong lúc chờ phương tiện.
Việc chuẩn bị nhiệt độ container và vận hành thiết bị trong khi đóng hàng phải tuân theo hướng dẫn phù hợp với điều kiện thực tế, tránh tạo thêm ngưng tụ hơi nước.
4. Lựa chọn thiết bị và kiểm tra trước chuyến
Container lạnh cần được kiểm tra kỹ thuật trước khi sử dụng. Doanh nghiệp nên xác nhận tình trạng thiết bị, độ kín cửa, vệ sinh khoang hàng và khả năng ghi nhận dữ liệu.
Thông số đặt chỗ phải thể hiện rõ yêu cầu nhiệt độ, thông gió và các chế độ đặc biệt nếu có. Cần đối chiếu lại trước khi niêm phong.
Một số trái cây có thể phù hợp với công nghệ khí quyển kiểm soát hoặc điều chỉnh. Tuy nhiên, hiệu quả phụ thuộc giống, độ chín, xử lý trước vận chuyển và thời gian hành trình.
Không nên lựa chọn công nghệ chỉ theo quảng cáo. Với sản phẩm hoặc tuyến mới, nên thử nghiệm có kiểm soát trước khi triển khai sản lượng lớn.
5. Thiết kế bao bì và xếp hàng bảo đảm lưu thông khí
Bao bì tác động trực tiếp đến hiệu quả làm lạnh và mức độ hư hỏng cơ học.
Hàng tươi cần thiết kế thùng và lỗ thông khí phù hợp. Hàng đông lạnh cần bao bì đủ bền, hạn chế mất ẩm và chịu được điều kiện bảo quản.
Khi xếp container, phải bảo đảm luồng khí theo thiết kế thiết bị, không che đường hồi khí hoặc vượt giới hạn chất hàng. Các khoảng trống, cách xếp pallet và vật liệu chèn cần được xử lý đúng kỹ thuật.
Xếp thêm hàng để tận dụng thể tích nhưng làm cản trở lưu thông khí có thể gây tổn thất lớn hơn phần cước tiết kiệm.
Doanh nghiệp nên có sơ đồ đóng hàng thống nhất, hình ảnh thực tế và biên bản ghi nhận tình trạng trước khi giao.
6. Chọn tuyến theo thời gian toàn hành trình
Cước biển thấp chưa chắc tạo ra phương án kinh tế nhất.
Khi so sánh tuyến đi châu Âu hoặc Mỹ, cần xem thời gian từ kho đến kho, số lần chuyển tải, lịch tàu, thời gian chờ tại cảng và khả năng giao tiếp sau thông quan.
Một chuyến có thời gian chạy tàu ngắn nhưng lịch nối chuyến thiếu phù hợp vẫn có thể kéo dài tổng hành trình. Ngược lại, tuyến thuận tiện hơn có thể giúp giảm chi phí điện lạnh, lưu giữ và mất thời hạn bán hàng.
Với hàng có vòng đời ngắn hoặc giá trị cao, đường hàng không có thể phù hợp. Quyết định nên dựa trên chất lượng dự kiến khi đến nơi, giá bán và khả năng tiêu thụ.
7. Duy trì chuỗi lạnh tại các điểm bàn giao
Rủi ro thường tập trung ở thời điểm hàng chuyển giữa kho, xe, container và điểm kiểm tra.
Doanh nghiệp cần xác định rõ bên chịu trách nhiệm cấp điện, theo dõi thiết bị và xử lý khi phương tiện chờ lâu. Chặng đường bộ có thể cần nguồn điện phù hợp hoặc phương tiện lạnh chuyên dụng theo phương án đã thống nhất.
Tại cảng đến, người nhập khẩu nên chuẩn bị lịch nhận, kho lạnh và phương tiện vận chuyển từ sớm. Nếu hàng phải kiểm tra, cần phối hợp để duy trì điều kiện bảo quản trong quá trình thực hiện.
Một kế hoạch tốt phải bao gồm cả thời gian chờ, thay vì chỉ tính thời gian phương tiện đang di chuyển.
8. Theo dõi nhiệt độ và xây dựng phương án sự cố
Thiết bị ghi dữ liệu giúp doanh nghiệp có cơ sở đánh giá điều kiện vận chuyển. Tuy nhiên, cần phân biệt nhiệt độ khí cấp, khí hồi và nhiệt độ sản phẩm.
Một cảm biến đặt không phù hợp có thể cung cấp dữ liệu khó diễn giải. Vị trí, số lượng và chu kỳ ghi nên được xác định theo đặc điểm lô hàng.
Nếu sử dụng giám sát từ xa, cần thống nhất người nhận cảnh báo, mức cảnh báo và cách phản hồi. Một số thiết bị chỉ lưu dữ liệu để đọc sau hành trình, không cung cấp cảnh báo trực tiếp.
Kế hoạch sự cố nên quy định đầu mối xử lý, phương án chuyển kho lạnh và cách đánh giá hàng khi có sai lệch nhiệt độ.
9. Chuẩn bị chứng từ để giảm thời gian lưu giữ
Chậm hồ sơ có thể kéo theo phí lưu container, điện lạnh và giảm thời hạn sử dụng còn lại.
Trước ngày giao hàng, cần đối chiếu hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, số container, số niêm phong và mã lô. Chứng thư kiểm dịch, chứng nhận y tế hoặc tài liệu chuyên ngành được chuẩn bị theo mặt hàng.
Đối với EU, cần xác định trước nơi thực hiện kiểm soát và khai báo liên quan. Đối với Mỹ, người nhập khẩu cần phối hợp hoàn thành các nghĩa vụ đúng thời điểm, bao gồm thông báo trước khi áp dụng.
Hồ sơ nhiệt độ, ngày sản xuất và hạn sử dụng cũng cần thống nhất với thông tin người mua sử dụng để tiếp nhận hàng.
10. Tính đầy đủ chi phí logistics hàng lạnh
Ngân sách nên bao gồm các khoản chính sau:
- Làm lạnh, cấp đông, kho lạnh và đóng gói.
- Vận chuyển nội địa, đóng hàng và nguồn điện liên quan.
- Cước quốc tế, phụ phí và phí xử lý tại hai đầu.
- Thủ tục, kiểm tra, lấy mẫu khi phát sinh.
- Giám sát nhiệt độ, bảo hiểm và giao hàng cuối cùng.
Thuế và nghĩa vụ tài chính tại nước nhập khẩu cần theo dõi riêng theo hợp đồng.
Để đánh giá hiệu quả, doanh nghiệp nên tính chi phí trên lượng hàng đạt chất lượng được giao, thay vì chỉ chia tổng cước cho trọng lượng xuất đi.
Báo giá cũng cần nêu rõ thời gian miễn phí, khoản chưa bao gồm và cơ sở tính phụ phí. Không có mức chi phí cố định phù hợp cho mọi tuyến hàng lạnh.
11. Phối hợp với đơn vị logistics từ giai đoạn lập kế hoạch
Đơn vị logistics cần được cung cấp đầy đủ thông tin về hàng, nhiệt độ, bao bì, sản lượng và địa điểm giao nhận để đề xuất phương án phù hợp.
Doanh nghiệp có thể trao đổi với Unicorn Logistics về vận tải quốc tế, container và giao nhận đa phương thức Door-to-Door. Khả năng bố trí thiết bị lạnh, giám sát, kho bảo quản và đầu mối xử lý sự cố cần được xác nhận cụ thể theo từng tuyến.
Phạm vi giao nhận cũng phải làm rõ bên chịu trách nhiệm thủ tục, kiểm tra và thuế tại nước đến.
Vận chuyển hàng lạnh hiệu quả bắt đầu từ việc chuẩn bị đúng sản phẩm và duy trì kiểm soát tại từng điểm bàn giao. Khi nhiệt độ, hồ sơ và lịch vận chuyển được phối hợp đồng bộ, doanh nghiệp có cơ sở bảo vệ chất lượng hàng xuất khẩu, giảm phát sinh và duy trì khả năng cung ứng ổn định.