Khi nhập khẩu một lô hàng về Việt Nam, doanh nghiệp thường quan tâm trước tiên đến giá mua, cước vận chuyển và thuế. Tuy nhiên, có một thông tin chỉ gồm một dãy số nhưng lại có thể ảnh hưởng trực tiếp đến gần như toàn bộ quá trình nhập khẩu: HS Code.
HS Code có thể quyết định hàng hóa chịu mức thuế nhập khẩu nào, có được hưởng ưu đãi thuế quan hay không, có thuộc diện quản lý chuyên ngành, cần giấy phép hay phải thực hiện kiểm tra trước khi thông quan.
Chính vì vậy, xác định HS Code không nên là công việc được thực hiện khi hàng đã cập cảng. Với những mặt hàng mới, doanh nghiệp nên kiểm tra mã HS trước khi ký hợp đồng và nhập hàng.
1. HS Code là gì?
HS là viết tắt của Harmonized System – Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa do Tổ chức Hải quan Thế giới – WCO xây dựng.
Theo WCO, hệ thống HS được hơn 200 quốc gia và nền kinh tế sử dụng làm cơ sở cho biểu thuế hải quan và thống kê thương mại; hơn 98% hàng hóa trong thương mại quốc tế được phân loại theo HS.
Hiểu đơn giản, HS Code giống như một “mã nhận dạng phân loại” của hàng hóa trong thương mại quốc tế.
Thay vì mỗi quốc gia gọi và phân loại một sản phẩm theo cách hoàn toàn khác nhau, hệ thống HS tạo ra cấu trúc chung để xác định hàng hóa đang được giao dịch thuộc nhóm nào.
HS không chỉ được sử dụng cho thuế quan mà còn phục vụ chính sách thương mại, quy tắc xuất xứ, kiểm soát hàng hóa và thống kê thương mại.
2. Cấu trúc HS Code như thế nào?
Ở cấp độ quốc tế, HS sử dụng cấu trúc mã 6 chữ số.
WCO giải thích hệ thống hiện có hơn 1.200 nhóm ở cấp heading thuộc 96 chương, được sắp xếp trong 21 phần. Hai chữ số đầu thể hiện Chương, bốn chữ số xác định nhóm hàng và đến sáu chữ số xác định phân nhóm HS.
Có thể hình dung:
XX – Chương hàng hóa
XXXX – Nhóm hàng
XXXX.XX – Phân nhóm HS quốc tế
Sau 6 chữ số chung này, mỗi quốc gia hoặc khu vực hải quan có thể xây dựng các phân nhóm chi tiết hơn trong biểu thuế của mình.
Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý một vấn đề:
Mã được nhà cung cấp sử dụng tại nước xuất khẩu không mặc nhiên là kết luận cuối cùng về mã hàng khi nhập khẩu vào Việt Nam.
WCO cũng lưu ý việc phân loại cuối cùng khi nhập khẩu hoặc xuất khẩu phải căn cứ vào biểu thuế quốc gia liên quan.
3. Vì sao cùng một sản phẩm có thể khiến doanh nghiệp phân vân nhiều HS Code?
Đây chính là phần khó nhất.
HS Code không đơn giản được xác định bằng cách nhập tên sản phẩm lên Google rồi lấy mã đầu tiên tìm thấy.
Việc phân loại có thể cần xem xét:
- Tên và bản chất hàng hóa.
- Thành phần hoặc vật liệu.
- Công dụng.
- Cấu tạo.
- Nguyên lý hoạt động.
- Mức độ hoàn thiện của sản phẩm.
- Thông số kỹ thuật.
- Các đặc điểm chuyên biệt khác.
Ví dụ doanh nghiệp nhập một chiếc máy đóng gói.
Nếu chỉ khai chung chung “Packing Machine” thì chưa chắc đã đủ dữ liệu để phân loại chính xác. Cần biết máy đóng gói loại sản phẩm nào, hoạt động theo nguyên lý nào, chức năng chính ra sao và cấu hình cụ thể.
Tương tự, một sản phẩm nhìn giống “đèn” nhưng loại đèn, cấu tạo, chức năng và công nghệ khác nhau có thể dẫn tới việc phải xem xét những mã khác nhau.
Đây là lý do catalogue và tài liệu kỹ thuật rất quan trọng đối với hàng máy móc, thiết bị và linh kiện.
4. HS Code ảnh hưởng trực tiếp đến thuế nhập khẩu
Đây thường là tác động dễ thấy nhất.
Mỗi mã hàng có thể gắn với mức thuế nhập khẩu tương ứng theo biểu thuế và xuất xứ áp dụng.
Giả sử một lô hàng có trị giá tính thuế là 1 tỷ đồng.
Nếu trường hợp A áp dụng mức thuế nhập khẩu 0%, thuế nhập khẩu là:
1 tỷ × 0% = 0 đồng.
Nếu trường hợp B chịu mức 10%:
1 tỷ × 10% = 100 triệu đồng.
Chỉ riêng việc hàng được phân loại vào mã có mức thuế khác nhau đã có thể tạo ra chênh lệch rất lớn.
Tất nhiên, ví dụ trên chỉ nhằm minh họa. Mức thuế thực tế phải căn cứ mặt hàng, mã HS, xuất xứ, biểu thuế và quy định có hiệu lực tại thời điểm nhập khẩu.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên tính giá vốn trước rồi để HS Code đến cuối cùng mới xác định.
5. HS Code còn liên quan đến thuế GTGT và các loại thuế khác
Ảnh hưởng của HS Code không dừng lại ở thuế nhập khẩu.
Tùy mặt hàng, việc phân loại hàng hóa còn liên quan đến việc xác định chính sách thuế áp dụng tại khâu nhập khẩu.
Một số loại hàng hóa đặc thù còn có thể liên quan đến các sắc thuế khác theo quy định.
Điều này có nghĩa khi bộ phận kinh doanh hỏi:
“Nhập sản phẩm này về Việt Nam hết bao nhiêu tiền?”
Bộ phận xuất nhập khẩu không thể chỉ lấy:
Giá mua + cước vận chuyển.
Muốn tính tương đối chính xác landed cost – tổng chi phí đưa hàng về, trước tiên cần biết sản phẩm đang được phân loại như thế nào.
6. HS Code ảnh hưởng đến ưu đãi thuế từ C/O
Đây là vấn đề rất quan trọng đối với doanh nghiệp nhập hàng từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, ASEAN, EU và những thị trường có các hiệp định thương mại với Việt Nam.
Một sản phẩm có thể có nhiều mức thuế khác nhau tùy xuất xứ và điều kiện áp dụng.
Nếu hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ của hiệp định liên quan và có chứng từ xuất xứ phù hợp, doanh nghiệp có thể được xem xét áp dụng mức thuế ưu đãi đặc biệt theo quy định.
Nhưng để xác định quy tắc xuất xứ và đối chiếu biểu thuế, mã HS là một dữ liệu quan trọng.
Do đó, đừng hiểu đơn giản:
Có C/O = chắc chắn được giảm thuế.
Doanh nghiệp còn phải kiểm tra mã HS, xuất xứ thực tế, quy tắc xuất xứ và các điều kiện của hiệp định tương ứng.
7. HS Code có thể quyết định hàng có phải kiểm tra chuyên ngành hay không
Đây là ảnh hưởng mà nhiều doanh nghiệp mới nhập khẩu thường bỏ sót.
HS Code không chỉ phục vụ việc tính thuế mà còn được sử dụng trong quản lý hàng hóa.
Tùy sản phẩm và quy định chuyên ngành, mã hàng có thể liên quan đến việc xác định hàng hóa có thuộc diện:
Kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, quản lý hiệu suất năng lượng, giấy phép nhập khẩu hoặc các biện pháp quản lý chuyên ngành khác hay không.
Ví dụ doanh nghiệp chuẩn bị nhập một loại thiết bị.
Nếu chỉ nhìn vào giá mua và cước vận chuyển, doanh nghiệp dự kiến hàng về cảng là có thể làm thủ tục ngay.
Nhưng nếu sau đó phát hiện sản phẩm thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị thêm hồ sơ hoặc thực hiện các thủ tục tương ứng.
Khi đó, vấn đề không chỉ là chi phí thủ tục.
Thời gian thông quan có thể kéo dài, kéo theo nguy cơ phát sinh Storage, Demurrage và những chi phí logistics khác.
8. HS Code ảnh hưởng đến việc sản phẩm có được phép nhập khẩu hay không
Không phải mọi loại hàng hóa trên thế giới đều có thể tự do nhập khẩu vào Việt Nam.
Có những mặt hàng thuộc diện quản lý có điều kiện, cần giấy phép, chịu hạn chế hoặc thuộc danh mục không được nhập khẩu tùy quy định.
Việc phân loại hàng hóa chính xác là một trong những cơ sở để doanh nghiệp xác định chính sách áp dụng.
Đây là lý do đặc biệt với máy móc cũ, thiết bị chuyên dụng, hóa chất, thực phẩm, sản phẩm y tế hoặc những mặt hàng chịu quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi đặt cọc.
Một nhà cung cấp nước ngoài nói rằng:
“Chúng tôi đã bán sản phẩm này cho rất nhiều quốc gia.”
không đồng nghĩa với việc sản phẩm chắc chắn có thể nhập vào Việt Nam theo đúng điều kiện mà doanh nghiệp dự tính.
9. Khai sai HS Code có thể ảnh hưởng như thế nào?
Có hai tình huống thường khiến doanh nghiệp quan tâm.
Khai mã có mức thuế thấp hơn
Nếu doanh nghiệp phân loại không phù hợp và dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, khi cơ quan có thẩm quyền xác định lại mã, doanh nghiệp có thể phải xử lý phần nghĩa vụ thuế chênh lệch và các hệ quả khác theo quy định.
Khai mã có mức thuế cao hơn
Trường hợp này doanh nghiệp có thể tự làm tăng giá vốn của chính mình.
Ví dụ đáng lẽ hàng đáp ứng điều kiện của mã có mức thuế thấp hơn nhưng doanh nghiệp sử dụng mã không phù hợp với mức thuế cao hơn.
Mỗi lô chỉ chênh một khoản nhỏ có thể chưa tạo cảm giác đáng kể. Nhưng nếu doanh nghiệp nhập hàng thường xuyên, tổng chênh lệch trong một năm có thể rất lớn.
Vì vậy, mục tiêu không phải là tìm HS Code có thuế thấp nhất, mà là:
Xác định đúng HS Code của hàng hóa.
10. Không nên chọn HS Code chỉ vì mã đó có thuế thấp
Đây là một quan niệm nguy hiểm.
Giả sử doanh nghiệp đang cân nhắc hai mã:
Mã A: thuế nhập khẩu 10%.
Mã B: thuế nhập khẩu 0%.
Không thể vì mã B có thuế thấp hơn mà lựa chọn mã B.
Việc phân loại phải dựa trên đặc điểm thực tế của hàng hóa và các quy tắc phân loại, không phải dựa trên mức thuế doanh nghiệp muốn trả.
Hệ thống HS được xây dựng theo cấu trúc pháp lý và logic với các quy tắc xác định hàng hóa, chứ không đơn thuần là danh sách tên sản phẩm và mức thuế.
11. Nhà cung cấp nước ngoài gửi HS Code thì có dùng luôn được không?
Không nên mặc nhiên sử dụng.
Nhà cung cấp thường gửi HS Code họ sử dụng khi xuất khẩu tại quốc gia của họ. Đây là thông tin tham khảo rất hữu ích, nhưng doanh nghiệp nhập khẩu vẫn cần đối chiếu theo quy định tại Việt Nam.
Ở cấp độ quốc tế, sáu chữ số HS tạo ra nền tảng phân loại chung. Nhưng các quốc gia có thể có những phân nhóm chi tiết hơn trong biểu thuế của mình.
WCO hiện xác định HS 2022 là phiên bản đang áp dụng cho thương mại quốc tế; HS 2028 đã được công bố nhưng đến ngày 1/1/2028 mới có hiệu lực.
Vì vậy, khi nhà cung cấp Trung Quốc gửi một mã, doanh nghiệp nên coi đó là điểm bắt đầu để kiểm tra, không phải kết quả cuối cùng.
12. Cần những thông tin gì để xác định HS Code?
Tùy sản phẩm, nhưng doanh nghiệp nên chuẩn bị càng nhiều thông tin càng tốt.
Với hàng hóa thông thường:
Tên sản phẩm + thành phần + vật liệu + công dụng + quy cách.
Với máy móc:
Catalogue + model + chức năng + nguyên lý hoạt động + công suất + cấu tạo.
Với linh kiện:
Cần xác định linh kiện dùng cho thiết bị nào, chức năng gì và có phải bộ phận chuyên dùng hay không.
Với hóa chất:
Thành phần, tên hóa học, nồng độ và các tài liệu kỹ thuật có thể rất quan trọng.
Một nguyên tắc đơn giản:
Tên thương mại càng chung chung thì nguy cơ xác định HS Code không chính xác càng cao.
“Máy công nghiệp”, “phụ kiện điện”, “thiết bị thông minh” hay “linh kiện máy” thường chưa đủ để kết luận mã.
13. HS Code ảnh hưởng đến tổng chi phí nhập khẩu như thế nào?
Hãy hình dung doanh nghiệp chuẩn bị nhập một sản phẩm A.
HS Code có thể tác động theo chuỗi:
HS Code → Thuế nhập khẩu → Thuế và chính sách liên quan → Điều kiện hưởng ưu đãi xuất xứ → Chính sách nhập khẩu → Kiểm tra chuyên ngành → Thời gian thông quan → Chi phí logistics phát sinh.
Đây là điểm rất quan trọng.
HS Code không nhất thiết trực tiếp quyết định cước tàu từ Trung Quốc về Việt Nam. Nhưng nếu mã hàng khiến sản phẩm thuộc diện phải thực hiện thêm thủ tục, thời gian giải phóng hàng có thể thay đổi.
Thời gian kéo dài lại có thể dẫn tới:
Phí lưu kho → Storage → Demurrage → chi phí điều xe lại → chậm nguyên liệu → chậm sản xuất.
Vì vậy, một mã HS không phù hợp có thể ảnh hưởng đến chi phí theo nhiều tầng chứ không chỉ phần thuế.
14. Nên xác định HS Code ở thời điểm nào?
Thời điểm tốt nhất là trước khi doanh nghiệp quyết định nhập hàng.
Quy trình hợp lý nên là:
Tìm sản phẩm → lấy thông tin kỹ thuật → dự kiến HS Code → kiểm tra chính sách nhập khẩu → kiểm tra thuế → kiểm tra C/O → tính tổng chi phí → quyết định mua hàng.
Không nên:
Đặt cọc → nhà cung cấp xuất hàng → tàu chạy → hàng gần đến Việt Nam → bắt đầu hỏi HS Code.
Với mặt hàng doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, việc xây dựng cơ sở dữ liệu sản phẩm gồm tên hàng, model, HS Code, xuất xứ, thuế suất và chính sách liên quan cũng giúp bộ phận xuất nhập khẩu làm việc hiệu quả hơn.
15. Có thể tự tra HS Code hay cần đơn vị Logistics?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự nghiên cứu HS Code nếu có nhân sự xuất nhập khẩu am hiểu sản phẩm và quy tắc phân loại.
Tuy nhiên, với hàng phức tạp như máy móc, dây chuyền, linh kiện, hóa chất hoặc sản phẩm mới chưa từng nhập khẩu, không nên kết luận chỉ dựa trên kết quả tìm kiếm trên Internet.
Ngay cả WCO cũng không trực tiếp cung cấp kết luận phân loại cho cá nhân/doanh nghiệp và hướng dẫn người dùng liên hệ cơ quan hải quan của quốc gia nhập khẩu hoặc xuất khẩu đối với vấn đề phân loại cụ thể.
Đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan có kinh nghiệm có thể hỗ trợ doanh nghiệp thu thập thông tin, nghiên cứu mã dự kiến và kiểm tra các chính sách liên quan. Với các trường hợp cần độ chắc chắn pháp lý cao, doanh nghiệp nên sử dụng các cơ chế xác định trước mã số theo quy định hiện hành.
Đối với Unicorn Logistics, HS Code thường được xem xét như một phần của quá trình chuẩn bị cho lô hàng nhập khẩu, đặc biệt khi khách hàng cần kết hợp vận tải quốc tế, dịch vụ thông quan hải quan và vận chuyển hàng về kho.
Kết luận: HS Code chỉ là vài con số nhưng có thể ảnh hưởng cả lô hàng
HS Code không đơn thuần là một ô thông tin trên tờ khai hải quan.
Nó có thể liên quan trực tiếp đến thuế nhập khẩu, thuế tại khâu nhập khẩu, ưu đãi từ FTA/C/O, chính sách quản lý hàng hóa, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành và quá trình thông quan.
Từ đó, HS Code gián tiếp ảnh hưởng đến cả thời gian và tổng chi phí Logistics của doanh nghiệp. Bạn có thể liên hệ Unicorn Logistic để tư vấn thêm về chi phí Logistic cũng như các dịch vụ Logistic tích hợp: Hotline: 0901556567
Vì vậy, trước khi nhập một sản phẩm mới, đặc biệt là lô hàng có giá trị lớn, doanh nghiệp nên thực hiện theo nguyên tắc:
Xác định rõ sản phẩm → nghiên cứu HS Code → kiểm tra chính sách → kiểm tra thuế và xuất xứ → tính tổng chi phí → sau đó mới quyết định nhập khẩu.
Làm đúng ngay từ đầu sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc để hàng cập cảng rồi mới xử lý những vấn đề liên quan đến mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu.