Mỹ phẩm Hàn Quốc là nhóm hàng được nhiều doanh nghiệp Việt Nam quan tâm, từ sản phẩm chăm sóc da, trang điểm đến chăm sóc tóc. Tuy nhiên, để đưa hàng về kinh doanh hợp pháp, người nhập khẩu cần chuẩn bị nhiều hơn việc tìm nguồn hàng và đặt vận chuyển.
Nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc không quá phức tạp nếu sản phẩm phù hợp và nhà cung cấp có đầy đủ hồ sơ. Khó khăn thường xuất hiện khi doanh nghiệp mua hàng trước, sau đó mới tìm hiểu thủ tục công bố, giấy ủy quyền hoặc yêu cầu về thành phần. Vì vậy, cần kiểm tra khả năng nhập khẩu ngay từ giai đoạn lựa chọn sản phẩm.
1. Vì sao nhập khẩu mỹ phẩm cần chuẩn bị kỹ?
Mỹ phẩm tiếp xúc trực tiếp với cơ thể người nên doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường phải chịu trách nhiệm về chất lượng, an toàn và thông tin cung cấp cho khách hàng.
Một sản phẩm được bán hợp pháp tại Hàn Quốc không tự động đủ điều kiện kinh doanh tại Việt Nam. Người nhập khẩu cần kiểm tra phân loại, công thức, công dụng và hồ sơ theo yêu cầu trong nước.
Đặc biệt, hàng chính hãng vẫn có thể thiếu giấy tờ cần thiết nếu mua qua cửa hàng bán lẻ hoặc đơn vị trung gian. Khả năng cung cấp hồ sơ vì thế quan trọng không kém giá mua, chiết khấu hay mức độ nổi tiếng của thương hiệu.
2. Xác định sản phẩm có thực sự là mỹ phẩm
Trước khi đặt hàng, cần làm rõ sản phẩm thuộc nhóm mỹ phẩm hay một nhóm quản lý khác. Không phải mọi sản phẩm làm đẹp đều được nhập khẩu theo thủ tục mỹ phẩm.
Phân loại phải xem xét thành phần, mục đích sử dụng, vị trí sử dụng và cách giới thiệu công dụng. Những tuyên bố liên quan đến điều trị bệnh cần được đánh giá cẩn thận, không dịch nguyên nội dung quảng cáo của người bán sang tiếng Việt.
Theo hướng dẫn thủ tục của Bộ Y tế, công bố tính năng mỹ phẩm phải đáp ứng hướng dẫn của ASEAN. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát nội dung ngay từ đầu để tránh phải sửa hồ sơ hoặc thay đổi kế hoạch kinh doanh.
3. Chọn nhà cung cấp có thể hỗ trợ hồ sơ
Nên ưu tiên nhà sản xuất, chủ sở hữu sản phẩm hoặc đối tác có khả năng phối hợp trực tiếp với những đơn vị này. Trước khi thanh toán, hãy yêu cầu xác nhận danh mục tài liệu có thể cung cấp.
Thông tin cần làm rõ gồm tên pháp lý của nhà sản xuất, địa chỉ cơ sở, chủ sở hữu, tên sản phẩm và công thức thành phần. Các dữ liệu phải nhất quán giữa giấy tờ và hàng thực tế.
Hợp đồng cũng nên quy định thời gian giao hồ sơ, trách nhiệm khi thông tin sai và phương án xử lý nếu sản phẩm không đủ điều kiện công bố. Cách chuẩn bị này giúp hạn chế tình trạng hàng đã mua nhưng chưa thể nhập để bán.
4. Chuẩn bị giấy ủy quyền đúng yêu cầu
Giấy ủy quyền là tài liệu quan trọng trong hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu. Doanh nghiệp cần kiểm tra bên ủy quyền có đúng tư cách và phạm vi ủy quyền có phù hợp hay không.
Tên đơn vị Việt Nam, tên nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu, danh mục sản phẩm và thời hạn phải được thể hiện chính xác. Không nên xem thư xác nhận đại lý hoặc hóa đơn mua hàng là tài liệu thay thế mặc nhiên.
Theo thủ tục được công bố, hồ sơ có giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Các yêu cầu về chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự và trường hợp miễn cần được kiểm tra trước khi phát hành.
5. Kiểm tra giấy chứng nhận lưu hành tự do
Giấy chứng nhận lưu hành tự do, thường gọi là CFS, là nội dung cần trao đổi sớm với đối tác. Không nên mặc định giấy chứng nhận chất lượng hoặc tài liệu giới thiệu doanh nghiệp có thể thay thế CFS.
Theo thủ tục hiện được công bố, ngoài trường hợp miễn theo quy định, hồ sơ cần CFS còn hiệu lực. Nếu không ghi thời hạn, giấy phải được cấp trong vòng 24 tháng; yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự được áp dụng cùng những trường hợp miễn hoặc xác nhận được chấp nhận.
Với hàng từ Hàn Quốc, cần đánh giá hồ sơ cụ thể, không tự suy luận được miễn CFS chỉ vì hàng có chứng nhận xuất xứ hoặc hưởng ưu đãi thương mại.
6. Thực hiện công bố mỹ phẩm trước khi nhập thương mại
Sau khi chuẩn bị tài liệu, tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường thực hiện thủ tục công bố. Theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hồ sơ mỹ phẩm nhập khẩu được nộp đến Cục Quản lý Dược qua Cổng thông tin một cửa quốc gia trước khi nhập khẩu.
Doanh nghiệp cần kê khai đúng tên, dạng sản phẩm, công dụng, nhà sản xuất và công thức. Không nên gộp nhiều sản phẩm khác nhau vào một hồ sơ khi chưa xác định điều kiện áp dụng.
Số tiếp nhận Phiếu công bố không phải sự bảo đảm rằng cơ quan quản lý đã thử nghiệm và chứng nhận mọi đặc tính của sản phẩm. Trách nhiệm kiểm soát chất lượng vẫn thuộc đơn vị đưa hàng ra thị trường.
7. Rà soát thành phần và lưu hồ sơ thông tin sản phẩm
Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra công thức theo quy định về chất cấm, chất hạn chế và điều kiện sử dụng liên quan. Không chỉ dựa vào hình ảnh bảng thành phần trên gian hàng trực tuyến.
Doanh nghiệp cũng cần phối hợp để có hồ sơ thông tin sản phẩm, thường gọi là PIF, phục vụ quản lý và kiểm tra. Văn bản hợp nhất về quản lý mỹ phẩm của Bộ Y tế quy định nội dung hồ sơ này, trong đó có tài liệu hành chính và thông tin về sản phẩm.
Nếu nhà sản xuất thay đổi công thức hoặc thông tin quan trọng, cần đánh giá ảnh hưởng đến hồ sơ trước khi nhập lô tiếp theo.
8. Chuẩn bị chứng từ và xác định mã HS
Khi hồ sơ sản phẩm đã sẵn sàng, doanh nghiệp chuẩn bị chứng từ cho lô hàng. Những tài liệu thường liên quan gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải và thông tin công bố.
Hợp đồng, chứng từ thanh toán, xuất xứ và tài liệu bổ sung cần được lưu giữ hoặc xuất trình tùy trường hợp. Tên hàng, số lượng, dung tích và nhà sản xuất phải thống nhất.
Mã HS cần xác định theo sản phẩm thực tế. Kem dưỡng, dầu gội, nước hoa và sản phẩm trang điểm không nhất thiết cùng phân nhóm. Việc chọn đúng mã là cơ sở kiểm tra thuế và khai báo, tránh áp dụng một mức chung cho toàn bộ mỹ phẩm.
9. Lựa chọn vận chuyển và làm thủ tục hải quan
Phương thức vận chuyển nên phù hợp với khối lượng, tiến độ và yêu cầu bảo quản. Cần chú ý nguy cơ rò rỉ, vỡ chai, biến dạng bao bì hoặc ảnh hưởng do nhiệt.
Nước hoa, sản phẩm chứa dung môi dễ cháy hoặc bình xịt có thể cần điều kiện chuyên chở riêng. Hãy cung cấp thông tin thành phần và đặc tính cho đơn vị vận chuyển trước khi đặt chỗ.
Khi hàng đến, doanh nghiệp hoặc đại lý được ủy quyền thực hiện khai báo hải quan, cung cấp hồ sơ và hoàn thành nghĩa vụ thuế. Hàng có thể được kiểm tra theo kết quả phân luồng; vì vậy, cần chuẩn bị dữ liệu để đối chiếu với sản phẩm thực tế.
10. Hoàn thiện nhãn và kiểm soát sau nhập khẩu
Trước khi lưu thông, cần rà soát nhãn hàng hóa, nhãn phụ tiếng Việt và các thông tin bắt buộc áp dụng cho sản phẩm. Nội dung phải thống nhất với hồ sơ, tránh bổ sung công dụng quá mức.
Khi nhận hàng, nên kiểm tra số lô, hạn dùng, tình trạng niêm phong và số lượng. Kho cần đáp ứng hướng dẫn bảo quản của nhà sản xuất; việc phân phối nên có khả năng truy xuất từng lô.
Nếu nhập khẩu ủy thác, các bên phải làm rõ đơn vị đứng tên công bố, đơn vị nhập khẩu và trách nhiệm sau bán hàng. Thuê dịch vụ không đồng nghĩa mọi nghĩa vụ của chủ hàng được tự động chuyển sang bên khác.
Nhập khẩu mỹ phẩm Hàn Quốc mất nhiều chi phí không?
Ngân sách cần tính cả tiền hàng, cước, bảo hiểm, thuế, hồ sơ công bố, chứng thực, hợp pháp hóa và giao nội địa. Cũng nên dự phòng lưu kho hoặc bổ sung tài liệu.
Thuế suất phụ thuộc mã HS, xuất xứ và chính sách tại thời điểm khai báo. Không mặc định hàng gửi từ Hàn Quốc được hưởng ưu đãi nếu chưa đáp ứng điều kiện tương ứng.
Nhập khẩu mỹ phẩm Hàn Quốc sẽ thuận lợi hơn khi doanh nghiệp đi đúng thứ tự: kiểm tra sản phẩm, xác minh nguồn hàng, hoàn thiện công bố rồi tổ chức vận chuyển và hải quan. Chuẩn bị hồ sơ trước khi mua là cách thiết thực để giảm chậm trễ và kiểm soát rủi ro kinh doanh.