Mỹ phẩm Hàn Quốc từ lâu đã có sức hút lớn tại thị trường Việt Nam nhờ sự đa dạng về thương hiệu, sản phẩm, phân khúc giá và xu hướng làm đẹp. Từ kem dưỡng da, serum, toner, mặt nạ, sữa rửa mặt đến son môi, phấn trang điểm hay các sản phẩm chăm sóc tóc, doanh nghiệp Việt Nam có rất nhiều lựa chọn để nhập khẩu và phân phối.

Tuy nhiên, nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc về Việt Nam khác khá nhiều so với nhập khẩu hàng tiêu dùng thông thường. Đây là nhóm sản phẩm chịu sự quản lý chuyên ngành và doanh nghiệp muốn nhập khẩu để kinh doanh cần đặc biệt chú ý đến công bố sản phẩm mỹ phẩm.

Một sản phẩm được bán hợp pháp tại Hàn Quốc không có nghĩa doanh nghiệp có thể mua về và đưa ngay ra thị trường Việt Nam.

Vậy nhập khẩu mỹ phẩm Hàn Quốc cần những giấy tờ gì? CFS có cần thiết không? Khi nào phải thực hiện công bố mỹ phẩm? HS Code và thuế nhập khẩu được xác định như thế nào? Dưới đây là những vấn đề doanh nghiệp cần nắm trước khi đặt lô hàng đầu tiên.
Với kinh nghiệm 15 năm trong ngành vận tải quốc tế, chúng tôi sẽ tư vấn nhiều thông tin cần biết cho khách hàng về nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc.

1. Trước tiên phải xác định sản phẩm có thực sự là mỹ phẩm hay không

Đây là bước tưởng đơn giản nhưng rất quan trọng.

Không phải cứ sản phẩm sử dụng trên da, tóc hoặc cơ thể đều mặc nhiên được quản lý như mỹ phẩm.

Doanh nghiệp cần xác định rõ:

  • Tên sản phẩm.
  • Công dụng.
  • Thành phần.
  • Dạng sản phẩm.
  • Vị trí sử dụng.
  • Cách sử dụng.
  • Nhà sản xuất.
  • Chủ sở hữu thương hiệu.
  • Xuất xứ sản phẩm.

Đặc biệt cần chú ý đến công dụng mà nhà sản xuất công bố.

Một sản phẩm chăm sóc da thông thường có thể thuộc phạm vi mỹ phẩm. Tuy nhiên, nếu sản phẩm được thể hiện với những công dụng mang tính điều trị bệnh hoặc có bản chất khác với mỹ phẩm thông thường thì chính sách quản lý có thể khác.

Do đó, trước khi đặt hàng số lượng lớn, doanh nghiệp nên lấy đầy đủ catalogue, bảng thành phần, thông tin sản phẩm và hồ sơ từ phía nhà cung cấp Hàn Quốc.

2. Mỹ phẩm phải được công bố trước khi lưu hành tại Việt Nam

Đây là một trong những điểm quan trọng nhất khi nhập khẩu mỹ phẩm.

Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường cần thực hiện công bố sản phẩm mỹ phẩm theo quy định trước khi sản phẩm được lưu thông tại Việt Nam.

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục công bố với cơ quan có thẩm quyền.

Sau khi hồ sơ đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên thực hiện theo trình tự:

Mua hàng → vận chuyển về Việt Nam → sau đó mới tìm hiểu công bố.

Phương án phù hợp hơn là:

Chọn sản phẩm → kiểm tra hồ sơ → chuẩn bị công bố → có số tiếp nhận → tổ chức nhập khẩu thương mại.

Làm hồ sơ ngay từ đầu giúp hạn chế trường hợp hàng đã được thanh toán nhưng doanh nghiệp lại gặp khó khăn khi hoàn thiện thủ tục để đưa sản phẩm ra thị trường.

3. Hồ sơ công bố mỹ phẩm Hàn Quốc cần những giấy tờ nào?

Tùy từng trường hợp cụ thể và quy định đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện, hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu thường cần quan tâm đến các tài liệu quan trọng như:

Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.

Giấy ủy quyền – Letter of Authorization.

CFS – Certificate of Free Sale trong trường hợp phải cung cấp.

Ngoài việc có đủ giấy tờ, nội dung giữa các tài liệu phải thống nhất.

Tên thương hiệu, tên sản phẩm, nhà sản xuất, chủ sở hữu sản phẩm và doanh nghiệp chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam cần được kiểm tra kỹ.

Đối với doanh nghiệp nhập nhiều dòng mỹ phẩm cùng lúc, việc quản lý danh mục SKU ngay từ giai đoạn công bố sẽ giúp quá trình nhập khẩu sau này thuận lợi hơn.

4. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

Phiếu công bố là tài liệu quan trọng trong hồ sơ mỹ phẩm.

Phiếu này thể hiện những thông tin liên quan đến sản phẩm, doanh nghiệp chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường, nhà sản xuất, thành phần và các thông tin cần thiết khác.

Một vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý là:

Không nên mặc nhiên hiểu rằng một số tiếp nhận công bố có thể sử dụng cho mọi sản phẩm của cùng một thương hiệu.

Ví dụ một thương hiệu Hàn Quốc có:

Serum dưỡng da, kem dưỡng, sữa rửa mặt, toner, mặt nạ, son môi và kem chống nắng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ công bố phù hợp đối với từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm theo quy định, thay vì chỉ làm một hồ sơ chung cho cả thương hiệu.

5. Giấy ủy quyền – Letter of Authorization

Đây là giấy tờ đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn nhập khẩu và phân phối mỹ phẩm Hàn Quốc tại Việt Nam.

Letter of Authorization – Giấy ủy quyền thường được cấp bởi nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam.

Giấy ủy quyền cần thể hiện đầy đủ các nội dung theo yêu cầu như thông tin bên ủy quyền, bên được ủy quyền, phạm vi ủy quyền, sản phẩm hoặc nhãn hàng được ủy quyền, thời hạn và các nội dung liên quan.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp không nên chỉ tìm nhà cung cấp có giá rẻ nhất.

Ví dụ một nhà bán buôn tại Hàn Quốc báo giá sản phẩm rất tốt nhưng không phải nhà sản xuất, không phải chủ sở hữu thương hiệu và cũng không thể hỗ trợ doanh nghiệp có được giấy ủy quyền phù hợp.

Trong trường hợp này, dù giá mua thấp, doanh nghiệp vẫn có thể gặp khó khăn trong quá trình hoàn thiện hồ sơ pháp lý tại Việt Nam.

Vì vậy, ngay khi đàm phán với nhà cung cấp Hàn Quốc, doanh nghiệp nên hỏi rõ:

Ai là nhà sản xuất?

Ai là chủ sở hữu thương hiệu?

Có hỗ trợ Letter of Authorization cho doanh nghiệp Việt Nam hay không?

6. Nhập mỹ phẩm từ Hàn Quốc có cần CFS không?

CFS – Certificate of Free Sale, thường được hiểu là Giấy chứng nhận lưu hành tự do, là một trong những giấy tờ doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm khi chuẩn bị nhập mỹ phẩm.

Việc có phải cung cấp CFS hay thuộc trường hợp được miễn cần được xác định dựa trên xuất xứ, nước sản xuất, nước xuất khẩu và quy định hiện hành.

Đối với sản phẩm được sản xuất và xuất khẩu từ Hàn Quốc, doanh nghiệp nên kiểm tra và chuẩn bị CFS phù hợp ngay từ đầu, trừ trường hợp sản phẩm cụ thể thuộc diện được miễn theo quy định áp dụng.

Đừng đợi đến khi đã đặt cọc hàng mới hỏi nhà cung cấp:

“Bên bạn có làm được CFS không?”

Nên đưa yêu cầu về hồ sơ pháp lý vào quá trình đàm phán ngay từ đầu.

Ngoài việc có CFS, doanh nghiệp còn cần kiểm tra cơ quan cấp, nội dung, thời hạn và các yêu cầu xác thực giấy tờ theo quy định hiện hành.

7. Hợp pháp hóa lãnh sự cần được kiểm tra

Một lỗi tương đối phổ biến là doanh nghiệp đã có giấy tờ từ nhà cung cấp Hàn Quốc nhưng khi chuẩn bị hồ sơ mới phát hiện tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu về xác thực.

Đối với Giấy ủy quyền, CFS và các tài liệu nước ngoài liên quan, doanh nghiệp cần kiểm tra xem tài liệu đó có thuộc trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự hay được miễn theo quy định hiện hành.

Ngay khi lựa chọn thương hiệu để nhập khẩu, doanh nghiệp nên lập checklist:

Cần giấy tờ gì → ai cấp → ai ký → thời hạn bao lâu → có cần hợp pháp hóa lãnh sự hay không → thông tin doanh nghiệp Việt Nam phải thể hiện như thế nào.

Làm đúng ngay từ đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian chỉnh sửa hồ sơ.

8. Sau khi có số tiếp nhận Phiếu công bố thì làm gì?

Sau khi hồ sơ hợp lệ và được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm, doanh nghiệp có thể tiếp tục chuẩn bị cho quá trình nhập khẩu thương mại theo quy định.

Tuy nhiên, cần hiểu rằng số tiếp nhận Phiếu công bố không có nghĩa doanh nghiệp được miễn mọi trách nhiệm đối với sản phẩm.

Tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường vẫn phải chịu trách nhiệm về an toàn, chất lượng và thông tin của sản phẩm theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp nên quản lý chặt chẽ hồ sơ sản phẩm ngay cả sau khi hoàn tất công bố.

9. Xác định HS Code cho từng loại mỹ phẩm

Sau phần công bố, doanh nghiệp cần xác định HS Code cho sản phẩm.

Không nên sử dụng một HS Code chung cho tất cả các sản phẩm chỉ vì chúng đều được gọi là “mỹ phẩm Hàn Quốc”.

Ví dụ:

Kem dưỡng da, sản phẩm trang điểm môi, sản phẩm trang điểm mắt, chế phẩm chăm sóc tóc, nước hoa hoặc một số sản phẩm vệ sinh cá nhân có thể thuộc những nhóm hoặc phân nhóm HS khác nhau.

HS Code ảnh hưởng trực tiếp đến:

Thuế nhập khẩu.

Thuế GTGT tại khâu nhập khẩu.

Chính sách quản lý hàng hóa.

Chứng từ xuất xứ và khả năng áp dụng ưu đãi thuế quan.

Do đó, doanh nghiệp nên xác định mã dựa trên bản chất, thành phần và công dụng thực tế của từng sản phẩm thay vì chỉ dựa vào tên thương mại.

10. Mỹ phẩm Hàn Quốc có được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu không?

Việt Nam và Hàn Quốc cùng tham gia nhiều khuôn khổ thương mại tự do.

Do đó, tùy HS Code, xuất xứ và quy tắc áp dụng, một số sản phẩm có thể được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng:

Hàng Hàn Quốc = thuế nhập khẩu 0%.

Doanh nghiệp cần kiểm tra lần lượt:

HS Code → mức thuế → xuất xứ → chứng từ xuất xứ → quy tắc xuất xứ → điều kiện hưởng ưu đãi.

Đây là công việc nên thực hiện trước khi doanh nghiệp tính giá bán sản phẩm tại Việt Nam.

Chênh lệch vài phần trăm thuế nhập khẩu trên một lô hàng lớn có thể ảnh hưởng đáng kể đến giá vốn và biên lợi nhuận.

11. Những chứng từ cần chuẩn bị khi nhập khẩu

Cần phân biệt hồ sơ phục vụ công bố mỹ phẩm với bộ chứng từ thương mại phục vụ lô hàng nhập khẩu.

Khi nhập hàng thực tế, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các chứng từ phù hợp như:

Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại.

Packing List – Phiếu đóng gói.

Bill of Lading/Air Waybill – Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương ứng.

Sales Contract – Hợp đồng mua bán khi cần.

Chứng từ xuất xứ – nếu doanh nghiệp muốn đề nghị hưởng ưu đãi thuế quan và hàng đáp ứng điều kiện.

Thông tin/số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và các hồ sơ liên quan theo yêu cầu.

Ngoài ra có thể phát sinh những chứng từ khác tùy trường hợp cụ thể.

Tên sản phẩm, nhà sản xuất, số lượng, thương hiệu và những thông tin quan trọng giữa các chứng từ cần được kiểm tra để hạn chế sai lệch.

12. Nên vận chuyển mỹ phẩm Hàn Quốc về Việt Nam bằng đường nào?

Hai phương thức phổ biến là đường biển và đường hàng không.

Vận chuyển đường biển

Sea Freight phù hợp với những lô mỹ phẩm có số lượng lớn.

Nếu chưa đủ hàng nguyên container, doanh nghiệp có thể sử dụng LCL – hàng ghép.

Nếu số lượng lớn, có thể cân nhắc FCL – nguyên container.

Ưu điểm của đường biển là khả năng tối ưu chi phí đối với lô hàng có khối lượng lớn.

Vận chuyển hàng không

Air Freight phù hợp với đơn hàng nhỏ, hàng có giá trị cao hoặc doanh nghiệp cần bổ sung hàng nhanh.

Mỹ phẩm thường có kích thước nhỏ nên hàng không có thể là lựa chọn phù hợp đối với nhiều SKU.

Tuy nhiên, không phải tất cả mỹ phẩm đều có điều kiện vận chuyển giống nhau.

Một số sản phẩm dạng xịt, aerosol hoặc chứa thành phần có đặc tính dễ cháy có thể phải tuân thủ những yêu cầu vận chuyển riêng.

Vì vậy, trước khi booking Air Freight, cần gửi thông tin chính xác về sản phẩm cho đơn vị vận chuyển kiểm tra.

13. Chú ý điều kiện bảo quản mỹ phẩm

Mỹ phẩm có thể nhạy cảm với nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm và điều kiện bảo quản.

Do đó, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp đóng gói phù hợp và kiểm tra hướng dẫn bảo quản của từng sản phẩm.

Đặc biệt cần quản lý:

  • Ngày sản xuất.
  • Hạn sử dụng.
  • Batch/Lot.
  • Số lượng từng SKU.
  • Quy cách carton.
  • Điều kiện nhiệt độ.
  • Yêu cầu tránh ánh sáng hoặc độ ẩm nếu có.

Không nên chỉ lựa chọn phương án vận chuyển có giá thấp nhất nếu điều kiện vận chuyển có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

14. Khai báo hải quan khi mỹ phẩm về Việt Nam

Khi hàng chuẩn bị về Việt Nam, doanh nghiệp hoặc đơn vị khai báo tiến hành chuẩn bị hồ sơ hải quan.

Một nguyên tắc quan trọng là kiểm tra sự thống nhất giữa:

Invoice ↔ Packing List ↔ Vận đơn ↔ HS Code ↔ Hồ sơ công bố ↔ Chứng từ xuất xứ nếu có.

Với một lô hàng có hàng chục SKU mỹ phẩm, việc lập danh sách sản phẩm chi tiết rất quan trọng.

Không nên để nhà cung cấp chỉ ghi:

Cosmetics – 500 cartons.

Thay vào đó, chứng từ nên thể hiện thông tin đủ rõ để nhận diện từng sản phẩm, số lượng và quy cách phù hợp.

Điều này vừa giúp doanh nghiệp quản lý hàng tốt hơn vừa thuận lợi cho quá trình làm thủ tục.

15. Nhãn phụ tiếng Việt trước khi đưa sản phẩm ra thị trường

Sau khi hàng được thông quan và đưa về kho, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện các yêu cầu liên quan trước khi đưa sản phẩm ra lưu thông.

Một trong những vấn đề quan trọng là nhãn hàng hóa và nhãn phụ tiếng Việt theo quy định.

Nội dung trên nhãn phụ phải phù hợp với sản phẩm và hồ sơ liên quan.

Doanh nghiệp cũng cần đặc biệt chú ý nội dung marketing.

Ví dụ một sản phẩm chỉ là kem chăm sóc da nhưng khi quảng cáo lại sử dụng những nội dung mang tính điều trị bệnh thì có thể phát sinh vấn đề về quản lý quảng cáo và bản chất công dụng sản phẩm.

Do đó, không chỉ bộ phận xuất nhập khẩu mà bộ phận kinh doanh và marketing cũng cần hiểu rõ sản phẩm đã được công bố với công dụng gì.

16. PIF là gì và tại sao doanh nghiệp mỹ phẩm cần quan tâm?

PIF là viết tắt của Product Information File – Hồ sơ thông tin sản phẩm.

Đây là bộ hồ sơ liên quan đến thông tin chi tiết của mỹ phẩm mà tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường cần lưu giữ và quản lý theo quy định.

PIF có thể liên quan đến nhiều nhóm thông tin về sản phẩm như thành phần, nguyên liệu, chất lượng, an toàn và các tài liệu liên quan.

Vì vậy, khi lựa chọn đối tác Hàn Quốc, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi:

“Một thùng giá bao nhiêu?”

Mà cần quan tâm:

“Nhà sản xuất có hỗ trợ đầy đủ hồ sơ sản phẩm cho thị trường Việt Nam hay không?”

Một nhà cung cấp chuyên nghiệp và có kinh nghiệm xuất khẩu thường sẽ hiểu rõ tầm quan trọng của vấn đề này.

17. Tổng chi phí nhập khẩu mỹ phẩm Hàn Quốc gồm những gì?

Giá mua sản phẩm không phải là toàn bộ chi phí nhập khẩu.

Doanh nghiệp nên tính theo hướng landed cost – tổng chi phí đưa hàng về kho.

Có thể dự toán:

Giá mua mỹ phẩm

+ vận chuyển nội địa Hàn Quốc

+ chi phí đầu xuất

+ cước vận chuyển quốc tế

+ bảo hiểm nếu có

+ Local Charges tại Việt Nam

+ thuế nhập khẩu

+ thuế GTGT tại khâu nhập khẩu

+ chi phí hồ sơ và công bố

+ chi phí thủ tục hải quan

+ vận chuyển về kho

+ nhãn phụ

+ kho bãi và các chi phí liên quan.

Ví dụ một sản phẩm có giá mua quy đổi 100.000 đồng tại Hàn Quốc không đồng nghĩa giá vốn tại kho Việt Nam cũng chỉ quanh mức 100.000 đồng.

Nếu không tính landed cost trước, doanh nghiệp rất dễ đặt giá bán quá thấp và chỉ phát hiện biên lợi nhuận không đạt kỳ vọng sau khi hàng đã nhập về.

18. Những sai lầm thường gặp khi nhập mỹ phẩm Hàn Quốc

Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu nên đặc biệt tránh một số sai lầm.

Thứ nhất: Đặt cọc số lượng lớn rồi mới tìm hiểu thủ tục công bố.

Thứ hai: Chọn nhà bán hàng giá thấp nhưng không thể hỗ trợ Giấy ủy quyền phù hợp.

Thứ ba: Không kiểm tra CFS và yêu cầu đối với hồ sơ nước ngoài ngay từ đầu.

Thứ tư: Dùng một HS Code cho tất cả mỹ phẩm.

Thứ năm: Cho rằng cứ hàng có xuất xứ Hàn Quốc là thuế nhập khẩu bằng 0%.

Thứ sáu: Chỉ quan tâm đến thông quan mà bỏ qua nhãn phụ, PIF và trách nhiệm của doanh nghiệp sau khi đưa sản phẩm ra thị trường.

Thứ bảy: Không kiểm tra điều kiện vận chuyển của những sản phẩm dạng xịt, có cồn hoặc có đặc tính đặc biệt trước khi booking hàng không.

Quy trình nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc về Việt Nam từ A-Z

Có thể tóm tắt toàn bộ quy trình như sau:

Lựa chọn sản phẩm

↓

Kiểm tra thành phần và công dụng

↓

Xác định nhà sản xuất/chủ sở hữu thương hiệu

↓

Chuẩn bị Giấy ủy quyền và CFS nếu thuộc trường hợp yêu cầu

↓

Thực hiện công bố mỹ phẩm

↓

Nhận số tiếp nhận Phiếu công bố

↓

Xác định HS Code

↓

Kiểm tra thuế và xuất xứ

↓

Ký hợp đồng và đặt hàng

↓

Chuẩn bị chứng từ

↓

Vận chuyển từ Hàn Quốc về Việt Nam

↓

Khai báo hải quan và hoàn thành nghĩa vụ thuế

↓

Nhận hàng và vận chuyển về kho

↓

Hoàn thiện nhãn và các yêu cầu trước khi lưu thông

Đối với mặt hàng chịu quản lý chuyên ngành như mỹ phẩm, phần cần chuẩn bị kỹ nhất thường nằm trước khi hàng được vận chuyển, chứ không phải hành trình từ Hàn Quốc về Việt Nam.

Doanh nghiệp có thể phối hợp với Unicorn Logistics trong các công đoạn vận tải quốc tế, khai báo hải quan và vận chuyển nội địa để xây dựng phương án logistics phù hợp cho từng lô hàng.

Kết luận

Nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc về Việt Nam cần được chuẩn bị kỹ hơn nhiều loại hàng hóa thông thường.

Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp nên trả lời được ít nhất bốn câu hỏi:

Sản phẩm có thực sự thuộc phạm vi mỹ phẩm hay không?

Nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu có hỗ trợ được Giấy ủy quyền và hồ sơ cần thiết không?

Sản phẩm đã hoàn thiện thủ tục công bố phù hợp chưa?

HS Code, thuế nhập khẩu và tổng chi phí đưa hàng về Việt Nam là bao nhiêu?

Sau khi giải quyết các vấn đề này, doanh nghiệp mới nên chốt đơn hàng, lựa chọn đường biển hoặc đường hàng không, chuẩn bị chứng từ và tổ chức nhập khẩu.

Đặc biệt, với mỹ phẩm, doanh nghiệp nên tránh cách làm “nhập hàng trước – hoàn thiện hồ sơ sau”. Chuẩn bị hồ sơ ngay từ giai đoạn lựa chọn thương hiệu sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro, chủ động thời gian và tính chính xác tổng chi phí trước khi đưa sản phẩm vào thị trường Việt Nam.