Trung Quốc là nguồn cung rất lớn các loại thiết bị điện và thiết bị phục vụ sản xuất cho doanh nghiệp Việt Nam. Từ aptomat, contactor, relay, biến tần, tủ điện, bộ nguồn, thiết bị điều khiển, cảm biến, động cơ điện, dây cáp đến các linh kiện tự động hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn từ hàng nghìn nhà sản xuất với nhiều phân khúc giá.

Tuy nhiên, nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp không đơn giản chỉ là mua hàng rồi vận chuyển về Việt Nam. Một số thiết bị có thể liên quan đến quy chuẩn kỹ thuật, kiểm tra chất lượng, hiệu suất năng lượng hoặc những yêu cầu quản lý chuyên ngành khác tùy chính xác loại hàng và mã HS.

Bên cạnh đó, HS Code còn ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu và khả năng hưởng ưu đãi theo các hiệp định thương mại.

Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ phương án nhập khẩu trước khi đặt cọc cho nhà cung cấp Trung Quốc.

Nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp từ Trung Quốc

1. Những thiết bị điện công nghiệp nào thường được nhập từ Trung Quốc?

“Thiết bị điện công nghiệp” thực tế là một khái niệm rất rộng.

Một đơn hàng phục vụ nhà máy có thể bao gồm hàng chục loại sản phẩm như:

  • MCCB, MCB, ACB và các thiết bị đóng cắt.
  • Contactor, relay, timer.
  • Biến tần.
  • Bộ nguồn.
  • PLC và module điều khiển.
  • HMI.
  • Cảm biến.
  • Encoder.
  • Động cơ điện.
  • Thiết bị bảo vệ mạch điện.
  • Tủ điện và linh kiện tủ điện.
  • Dây dẫn, dây cáp điện.
  • Connector, terminal.
  • Thiết bị đo điện.
  • Linh kiện tự động hóa.

Điều quan trọng là không nên xem tất cả chúng là một nhóm hàng duy nhất khi làm thủ tục nhập khẩu.

Một container có 30 loại thiết bị điện khác nhau có thể đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải xem xét nhiều mã HS khác nhau.

2. Bước đầu tiên: xác định chính xác sản phẩm

Trước khi hỏi giá vận chuyển, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin chi tiết từng sản phẩm.

Ít nhất cần có:

Tên sản phẩm – Model – Thương hiệu – Nhà sản xuất – Công dụng – Điện áp – Công suất – Thông số kỹ thuật – Catalogue – Hình ảnh sản phẩm.

Đối với những thiết bị phức tạp như biến tần, PLC, bộ điều khiển hoặc thiết bị bảo vệ điện, catalogue rất quan trọng.

Không nên chỉ sử dụng những tên chung chung như:

Electrical Equipment
Electrical Parts
Industrial Controller
Electric Device

Những tên này có thể đủ để hai bên hiểu đang mua bán thứ gì nhưng thường chưa đủ cơ sở để xác định chính xác HS Code và chính sách nhập khẩu.

3. Xác định HS Code cho từng loại thiết bị

Sau khi có thông tin kỹ thuật, bước tiếp theo là xác định HS Code.

Đây là một trong những công đoạn quan trọng nhất khi nhập khẩu thiết bị điện.

Chương 85 của hệ thống HS bao gồm nhiều nhóm máy điện, thiết bị điện và bộ phận của chúng, nhưng không có nghĩa tất cả thiết bị điện đều được áp dụng chung một mã.

Một thiết bị đóng cắt, một động cơ điện, một bộ biến đổi điện và một dây cáp có bản chất hoàn toàn khác nhau.

HS Code có thể ảnh hưởng đến:

Thuế nhập khẩu → Thuế GTGT → Chính sách nhập khẩu → Kiểm tra chuyên ngành → Điều kiện hưởng ưu đãi xuất xứ.

Do đó, doanh nghiệp không nên lấy một HS Code chung cho toàn bộ đơn hàng chỉ vì tất cả đều được gọi là “thiết bị điện”.

4. Không nên sử dụng nguyên HS Code do nhà cung cấp Trung Quốc gửi

Khi yêu cầu báo giá, nhà cung cấp Trung Quốc thường có thể gửi kèm HS Code mà họ sử dụng.

Thông tin này rất hữu ích để tham khảo nhưng không nên mặc nhiên sử dụng để khai nhập khẩu tại Việt Nam.

Doanh nghiệp cần đối chiếu lại với hàng hóa thực tế và biểu thuế áp dụng tại Việt Nam.

Ví dụ cùng là một “controller”, nhưng chức năng thực tế của thiết bị có thể quyết định cách phân loại khác nhau.

Đây cũng là lý do trước khi hàng rời Trung Quốc, doanh nghiệp nên gửi catalogue và thông số cho bộ phận xuất nhập khẩu hoặc đơn vị khai báo hải quan kiểm tra.

5. Kiểm tra chính sách nhập khẩu

Sau khi dự kiến được HS Code, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách nhập khẩu tương ứng với từng mặt hàng.

Đây là bước đặc biệt quan trọng đối với thiết bị điện.

Không phải tất cả thiết bị điện công nghiệp đều có cùng chính sách.

Tùy từng sản phẩm, mã HS, mục đích sử dụng và quy định đang có hiệu lực, hàng hóa có thể nhập khẩu theo thủ tục thông thường hoặc thuộc phạm vi quản lý chuyên ngành.

Doanh nghiệp cần kiểm tra xem sản phẩm có liên quan đến:

Quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc, kiểm tra chất lượng, hiệu suất năng lượng, dán nhãn năng lượng hoặc các yêu cầu quản lý chuyên ngành khác hay không.

Các danh mục quản lý có thể xác định hàng hóa theo tên kết hợp với mã HS; tài liệu pháp lý cũng lưu ý mã HS cần được xác định theo hàng hóa thực tế và quy định phân loại hải quan.

Vì vậy không nên suy luận rằng:

“Lần trước tôi nhập một thiết bị điện không phải kiểm tra nên lần này cũng vậy.”

Hai sản phẩm trông tương tự nhưng model, công suất, chức năng hoặc mã HS khác nhau có thể dẫn đến chính sách khác nhau.

6. Kiểm tra thuế trước khi quyết định mua hàng

Sau HS Code và chính sách nhập khẩu, doanh nghiệp có thể bắt đầu tính chi phí.

Thông thường cần quan tâm đến:

Thuế nhập khẩu và thuế GTGT tại khâu nhập khẩu, cùng các nghĩa vụ thuế khác nếu mặt hàng cụ thể thuộc diện áp dụng.

Mức thuế không thể xác định chỉ dựa trên cụm từ “thiết bị điện công nghiệp”.

Nó phải căn cứ vào HS Code cụ thể, xuất xứ hàng hóa, biểu thuế và chính sách có hiệu lực tại thời điểm nhập khẩu.

Do đó, nếu nhà cung cấp báo:

Giá hàng: 500 triệu đồng

thì doanh nghiệp chưa thể kết luận 500 triệu cộng tiền vận chuyển chính là giá vốn.

Cần tính cả thuế và toàn bộ chi phí đưa hàng về kho.

7. Có C/O Form E có được giảm thuế không?

Đây là vấn đề rất đáng quan tâm khi nhập hàng từ Trung Quốc.

Việt Nam và Trung Quốc cùng tham gia Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN – Trung Quốc (ACFTA). Theo thông tin của Bộ Công Thương, Việt Nam đã thực hiện lộ trình cắt giảm thuế quan đối với nhiều nhóm hàng trong ACFTA, trong đó có máy móc, thiết bị, linh kiện và sản phẩm điện tử.

ACFTA cũng có quy định về xuất xứ và C/O Form E. 

Tuy nhiên:

Mua hàng từ Trung Quốc không đồng nghĩa tự động được hưởng thuế 0%.

Và:

Có Form E cũng không đồng nghĩa mọi mặt hàng đều được áp thuế 0%.

Doanh nghiệp phải kiểm tra HS Code, biểu thuế áp dụng và việc hàng hóa có đáp ứng quy tắc xuất xứ tương ứng hay không. ACFTA áp dụng các tiêu chí xuất xứ chung và quy tắc cụ thể mặt hàng đối với nhiều dòng hàng.

Do đó, nên kiểm tra khả năng hưởng ưu đãi trước khi đặt hàng, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị chứng từ xuất xứ phù hợp ngay từ đầu.

8. Ký hợp đồng và lựa chọn Incoterms

Sau khi đã xác định được khả năng nhập khẩu và chi phí dự kiến, doanh nghiệp tiến hành thỏa thuận mua bán.

Một số điều kiện Incoterms thường được doanh nghiệp sử dụng gồm EXW, FCA, FOB, CIF và các điều kiện khác tùy giao dịch.

Điều quan trọng là phải hiểu giá nhà cung cấp đang báo bao gồm đến đâu.

Ví dụ một thiết bị có giá EXW thấp hơn nhưng doanh nghiệp phải tự tổ chức lấy hàng tại nhà máy Trung Quốc, vận chuyển nội địa và xử lý các công đoạn tiếp theo.

Trong khi đó một báo giá theo điều kiện khác có thể cao hơn nhưng đã bao gồm thêm một phần chi phí vận chuyển.

Doanh nghiệp nên so sánh landed cost – tổng chi phí đưa hàng về kho, thay vì chỉ so sánh giá mua.

9. Lựa chọn vận chuyển đường biển hay đường bộ

Với hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn vận chuyển.

Vận tải đường biển

Phù hợp với lô hàng lớn, pallet, hàng nặng hoặc nguyên container.

Nếu hàng không đủ container, doanh nghiệp có thể sử dụng LCL – hàng ghép.

Nếu số lượng lớn, có thể sử dụng FCL – nguyên container.

Vận tải đường bộ

Nhờ có biên giới đất liền, vận tải đường bộ Trung Quốc – Việt Nam cũng là lựa chọn phù hợp cho nhiều loại thiết bị.

Phương án tối ưu phụ thuộc vào địa chỉ nhà máy tại Trung Quốc, số lượng hàng, trọng lượng, kích thước và điểm giao tại Việt Nam.

Vận tải hàng không

Với những linh kiện điện tử nhỏ, giá trị cao hoặc cần gấp để sửa chữa dây chuyền sản xuất, Air Freight có thể hợp lý hơn.

Ví dụ một module PLC chỉ nặng vài kg nhưng việc thiếu module khiến nhà máy phải dừng sản xuất. Trong trường hợp này, thời gian có thể quan trọng hơn mức cước vận chuyển.

10. Đóng gói thiết bị điện cần đặc biệt chú ý chống ẩm

Thiết bị điện thường nhạy cảm với nước, độ ẩm, bụi và va đập.

Đối với vận tải đường biển, thời gian hàng nằm trong container có thể tương đối dài và môi trường có độ ẩm cao.

Vì vậy, tùy loại sản phẩm, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp:

  • Bọc chống ẩm.
  • Sử dụng vật liệu hút ẩm khi cần.
  • Đóng carton hoặc kiện chắc chắn.
  • Cố định sản phẩm.
  • Bảo vệ màn hình và đầu nối.
  • Chống va đập cho linh kiện điện tử.
  • Dán nhãn kiện rõ ràng.

Đối với tủ điện hoặc thiết bị kích thước lớn, có thể cần pallet hoặc kiện gỗ phù hợp.

Nên yêu cầu nhà cung cấp gửi hình ảnh hàng trước đóng gói, sau đóng gói và khi đưa vào container.

11. Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu

Một bộ chứng từ cơ bản thường có thể bao gồm:

Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại.

Packing List – Phiếu đóng gói.

Bill of Lading/Air Waybill – Chứng từ vận tải tương ứng.

Sales Contract – Hợp đồng thương mại khi cần.

Catalogue/Technical Documents – Tài liệu kỹ thuật.

Chứng từ xuất xứ – nếu áp dụng để đề nghị hưởng ưu đãi thuế quan.

Ngoài ra, tùy loại thiết bị có thể cần thêm hồ sơ liên quan đến chính sách quản lý chuyên ngành.

Doanh nghiệp nên kiểm tra sự thống nhất về tên hàng, model, số lượng, trọng lượng, nhà sản xuất và thông tin người nhập khẩu giữa các chứng từ.

12. Hàng đến Việt Nam và thực hiện thủ tục hải quan

Doanh nghiệp không nên đợi đến khi tàu cập cảng hoặc xe đến cửa khẩu mới chuẩn bị khai báo.

Khi hàng đang vận chuyển, bộ hồ sơ nên được kiểm tra trước.

Đơn vị khai báo hải quan sẽ dựa trên thông tin hàng hóa để thực hiện khai báo theo quy định.

Nếu lô hàng có nhiều model, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến việc quản lý danh sách sản phẩm.

Ví dụ một shipment gồm:

15 model contactor + 20 model relay + 10 model cảm biến + 5 loại biến tần.

Nếu hồ sơ của nhà cung cấp chỉ ghi chung chung “Electrical Components – 50 cartons”, quá trình kiểm tra và khai báo sẽ khó khăn hơn nhiều.

Packing List chi tiết ngay từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro này.

13. Thực hiện thủ tục chuyên ngành nếu sản phẩm thuộc diện quản lý

Nếu mặt hàng thuộc phạm vi quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tương ứng theo quy định đang có hiệu lực.

Đây là lý do bước kiểm tra trước khi nhập hàng đặc biệt quan trọng.

Nếu doanh nghiệp phát hiện yêu cầu này khi hàng đã nằm tại cảng, thời gian xử lý có thể kéo dài.

Khi container lưu tại cảng lâu hơn kế hoạch, doanh nghiệp có nguy cơ phát sinh:

Storage → Demurrage → chi phí lưu kho → chi phí điều xe lại → chậm kế hoạch sản xuất.

Một vấn đề thủ tục ban đầu vì vậy có thể nhanh chóng trở thành vấn đề chi phí logistics.

14. Vận chuyển thiết bị từ cảng về kho

Sau khi hoàn thành thủ tục và hàng đủ điều kiện giải phóng, doanh nghiệp tổ chức vận chuyển về kho hoặc nhà máy.

Với hàng LCL, hàng được nhận sau quá trình xử lý tại kho hàng lẻ.

Với FCL, container được kéo trực tiếp về địa điểm nhận hàng.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị nhân sự, xe nâng và vị trí nhận hàng trước.

Sau khi rút hàng khỏi container, cần bố trí trả container rỗng đúng thời gian để hạn chế nguy cơ phát sinh Detention.

15. Những chi phí cần tính trước khi nhập thiết bị điện

Để xác định giá vốn chính xác hơn, doanh nghiệp nên tính:

Giá mua thiết bị

+ vận chuyển nội địa Trung Quốc

+ chi phí đầu xuất

+ cước vận chuyển quốc tế

+ bảo hiểm nếu có

+ Local Charges tại Việt Nam

+ thuế nhập khẩu

+ thuế GTGT tại khâu nhập khẩu

+ chi phí thủ tục hải quan

+ chi phí chuyên ngành nếu phát sinh

+ vận chuyển từ cảng/cửa khẩu về kho

+ bốc xếp và các chi phí liên quan.

Đồng thời nên dự phòng Demurrage, Detention và Storage trong trường hợp tiến độ không diễn ra như kế hoạch.

16. 5 sai lầm thường gặp khi nhập thiết bị điện từ Trung Quốc

Sai lầm thứ nhất: Chỉ gửi tên sản phẩm mà không lấy catalogue và thông số kỹ thuật.

Sai lầm thứ hai: Sử dụng ngay HS Code do nhà cung cấp Trung Quốc cung cấp mà không đối chiếu tại Việt Nam.

Sai lầm thứ ba: Đặt hàng trước rồi mới kiểm tra chính sách nhập khẩu.

Sai lầm thứ tư: Cho rằng có C/O Form E thì mọi thiết bị đều được hưởng thuế nhập khẩu 0%.

Sai lầm thứ năm: Chỉ so sánh giá mua và cước vận chuyển mà bỏ qua Local Charges, thuế, thủ tục chuyên ngành và vận chuyển nội địa.

Chỉ cần tránh được 5 vấn đề này, doanh nghiệp đã có thể giảm đáng kể rủi ro cho những lô hàng đầu tiên.

Quy trình nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp từ Trung Quốc về Việt Nam

Có thể tóm tắt toàn bộ quá trình như sau:

Xác định sản phẩm → lấy Catalogue → xác định HS Code → kiểm tra chính sách nhập khẩu → kiểm tra thuế → kiểm tra C/O và ưu đãi ACFTA → ký hợp đồng → lựa chọn phương thức vận chuyển → đóng gói → chuẩn bị chứng từ → vận chuyển về Việt Nam → khai báo hải quan → hoàn thành thủ tục chuyên ngành nếu có → nộp thuế → nhận hàng → vận chuyển về kho.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc lô hàng có nhiều loại thiết bị, có thể làm việc với đơn vị logistics ngay từ giai đoạn chuẩn bị. Unicorn Logistics có thể hỗ trợ các khâu vận tải quốc tế, vận tải nội địa và phối hợp thủ tục liên quan, giúp doanh nghiệp xây dựng phương án từ trước khi hàng rời Trung Quốc thay vì chỉ xử lý khi hàng đã đến Việt Nam.

Kết luận

Nhập khẩu thiết bị điện công nghiệp từ Trung Quốc về Việt Nam không quá phức tạp nếu doanh nghiệp chuẩn bị đúng trình tự.

Ba vấn đề cần kiểm tra trước tiên là:

Sản phẩm chính xác là gì?

HS Code nào phù hợp?

Mã hàng đó chịu thuế và chính sách nhập khẩu như thế nào?

Sau khi trả lời được ba câu hỏi này, doanh nghiệp mới nên tính đến C/O, phương thức vận chuyển, chứng từ, hải quan và kế hoạch đưa hàng về kho. Để được tư vấn thêm và nắm rõ quy trình, hãy liên hệ dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế của Unicornlogs.

Đặc biệt, đừng sử dụng cách tiếp cận “mua hàng trước – tìm hiểu thủ tục sau”. Với thiết bị điện công nghiệp, một model khác nhau đôi khi có thể dẫn đến khác biệt về mã HS hoặc chính sách áp dụng.

Kiểm tra trước khi đặt hàng không chỉ giúp giảm rủi ro thông quan mà còn giúp doanh nghiệp tính được tổng chi phí nhập khẩu thực tế, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và chủ động hơn trong kế hoạch sản xuất, kinh doanh.