Trung Quốc là một trong những nguồn cung máy móc, thiết bị và linh kiện quan trọng cho doanh nghiệp Việt Nam. Từ máy đóng gói, máy CNC, máy chế biến thực phẩm, máy sản xuất bao bì đến dây chuyền tự động hóa, doanh nghiệp Việt có rất nhiều lựa chọn về nhà sản xuất, cấu hình và mức giá.
Tuy nhiên, nhập khẩu máy móc từ Trung Quốc về Việt Nam không đơn giản là đặt hàng, thanh toán rồi thuê xe hoặc tàu vận chuyển về. Doanh nghiệp cần xác định chính xác loại máy, tình trạng mới hay đã qua sử dụng, mã HS, chính sách nhập khẩu, thuế, chứng từ, phương thức vận chuyển và các yêu cầu chuyên ngành nếu có.
Đặc biệt, quy định đối với máy móc đã qua sử dụng khác đáng kể so với máy mới. Tính đến tháng 10/2026, quy định về nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng đã được cập nhật; Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Thông tư 56/2026/TT-BKHCN có hiệu lực từ ngày 05/09/2026. Văn Bản Chính Phủ
Dưới đây là quy trình tổng quát doanh nghiệp nên nắm trước khi nhập một lô máy móc từ Trung Quốc về Việt Nam.
1. Xác định chính xác loại máy móc cần nhập khẩu
Công việc đầu tiên không phải là đặt tàu mà là xác định chính xác máy mình đang mua là gì.
Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp Trung Quốc cung cấp đầy đủ:
- Tên máy và model.
- Nhà sản xuất, thương hiệu.
- Công dụng chính.
- Công suất.
- Điện áp.
- Kích thước máy.
- Trọng lượng.
- Năm sản xuất.
- Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
- Máy mới 100% hay đã qua sử dụng.
- Hình ảnh thực tế.
- Số lượng máy và phụ kiện đi kèm.
Những thông tin này đặc biệt quan trọng để xác định HS Code và kiểm tra chính sách nhập khẩu.
Không nên chỉ sử dụng những tên chung chung như “Production Machine”, “Packing Machine” hay “Industrial Equipment”. Hai máy có hình thức tương tự nhưng nguyên lý hoạt động hoặc công dụng khác nhau có thể thuộc những mã HS khác nhau.
2. Phân biệt máy mới và máy đã qua sử dụng
Đây là bước rất quan trọng.
Đối với máy móc mới 100%, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách nhập khẩu cụ thể dựa trên loại máy và mã HS. Không phải mọi loại máy đều có cùng yêu cầu.
Trong khi đó, máy móc, thiết bị hoặc dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng thuộc nhóm cần đặc biệt kiểm tra điều kiện nhập khẩu.
Việt Nam đã có hệ thống quy định riêng cho nhóm hàng này. Các quy định trước đây tại Quyết định 18/2019/QĐ-TTg đã được sửa đổi, bổ sung và đến năm 2026 tiếp tục có văn bản mới của Bộ Khoa học và Công nghệ điều chỉnh việc nhập khẩu máy móc, thiết bị và dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng. Văn Bản Chính Phủ
Vì vậy, nếu doanh nghiệp định mua một chiếc máy cũ giá hấp dẫn tại Trung Quốc, không nên chuyển tiền hoặc cho máy lên xe/tàu trước khi kiểm tra điều kiện nhập khẩu hiện hành.
Một chiếc máy có thể mua và xuất được từ Trung Quốc không đồng nghĩa với việc chắc chắn đáp ứng điều kiện nhập khẩu vào Việt Nam.
3. Xác định HS Code của máy móc
Sau khi có catalogue và thông số kỹ thuật, doanh nghiệp cần xác định HS Code.
HS Code ảnh hưởng trực tiếp đến:
Thuế nhập khẩu, thuế GTGT, chính sách quản lý hàng hóa, khả năng phải kiểm tra chuyên ngành và các chứng từ cần chuẩn bị.
Đối với máy móc, việc xác định HS Code đôi khi phức tạp vì một dây chuyền có thể bao gồm nhiều bộ phận.
Ví dụ một hệ thống đóng gói có thể bao gồm máy cấp liệu, băng tải, máy đóng túi, cân, máy in và thiết bị điều khiển. Việc khai toàn bộ dưới một mã hay tách từng thiết bị cần căn cứ vào đặc điểm thực tế và quy tắc phân loại.
Doanh nghiệp nên gửi catalogue, hình ảnh, nguyên lý hoạt động và thông số kỹ thuật cho bộ phận phụ trách xuất nhập khẩu hoặc đơn vị khai báo hải quan kiểm tra trước.
Không nên chọn HS Code chỉ dựa vào tên sản phẩm trên hóa đơn.
4. Kiểm tra chính sách nhập khẩu trước khi đặt hàng
Sau khi dự kiến HS Code, cần kiểm tra xem mặt hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.
Tùy loại máy, có thể phát sinh yêu cầu liên quan đến chất lượng, an toàn, hiệu suất năng lượng hoặc quy định chuyên ngành khác.
Đây là bước doanh nghiệp mới nhập khẩu thường bỏ qua.
Một quy trình an toàn hơn là:
Chọn máy → lấy catalogue → xác định HS Code → kiểm tra chính sách → tính thuế và chi phí → sau đó mới chốt phương án nhập khẩu.
Nếu làm ngược lại, tức là mua hàng trước rồi mới tìm hiểu thủ tục, doanh nghiệp có thể rơi vào tình huống máy đã thanh toán nhưng hồ sơ nhập khẩu phức tạp hơn dự kiến.
5. Đàm phán điều kiện mua bán và Incoterms
Khi đã xác định máy có thể nhập khẩu, doanh nghiệp cần thỏa thuận rõ với nhà cung cấp về điều kiện giao hàng.
Các điều kiện thường được sử dụng có thể gồm EXW, FCA, FOB, CIF hoặc các điều kiện phù hợp khác.
Ví dụ với EXW, phạm vi công việc mà người mua phải tổ chức thường lớn hơn. Doanh nghiệp có thể phải bố trí lấy máy từ nhà máy của nhà cung cấp tại Trung Quốc và thực hiện các chặng vận chuyển tiếp theo.
Trong khi đó, với FOB trong trường hợp phù hợp, phạm vi giao hàng của người bán được mở rộng đến cảng xếp theo điều kiện đã thỏa thuận.
Doanh nghiệp không nên chỉ so sánh:
“Nhà máy A bán máy 500 triệu, nhà máy B bán 480 triệu.”
Cần so sánh giá máy + điều kiện giao hàng + chi phí vận chuyển + thuế + các khoản phí đưa máy đến kho tại Việt Nam.
Đó mới là chi phí thực tế.
6. Lựa chọn đường bộ hay đường biển từ Trung Quốc về Việt Nam
Máy móc từ Trung Quốc có thể vận chuyển về Việt Nam bằng nhiều phương thức.
Vận chuyển đường biển
Đây là phương án phổ biến với máy móc có trọng lượng lớn hoặc hàng container.
Tùy kích thước, máy có thể sử dụng container 20 feet, 40 feet hoặc 40HC.
Nếu máy vượt kích thước container thông thường, có thể phải nghiên cứu phương án Open Top, Flat Rack hoặc hàng dự án.
Với số lượng hàng nhỏ, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc LCL – ghép hàng.
Vận chuyển đường bộ
Do có biên giới đất liền, vận tải đường bộ Trung Quốc – Việt Nam cũng là lựa chọn đáng cân nhắc, đặc biệt tùy vào vị trí nhà máy, điểm giao hàng và yêu cầu thời gian.
Hàng có thể được vận chuyển từ nhà máy tại Trung Quốc đến cửa khẩu, thực hiện các thủ tục cần thiết rồi tiếp tục về Việt Nam.
Không có phương thức nào luôn tốt hơn phương thức nào. Cần so sánh tổng chi phí, thời gian, kích thước máy, vị trí lấy hàng và điểm giao cuối cùng.
7. Đóng gói máy móc trước khi vận chuyển
Máy móc thường có giá trị cao và có nhiều bộ phận nhạy cảm với va đập, độ ẩm.
Vì vậy, khâu đóng gói rất quan trọng.
Máy có thể cần được bọc chống ẩm, chống gỉ, cố định các bộ phận chuyển động và đóng kiện phù hợp.
Với máy có màn hình, bảng điều khiển, cảm biến hoặc linh kiện điện tử, cần chú ý khả năng rung lắc trong quá trình vận chuyển.
Nếu sử dụng kiện gỗ hoặc vật liệu đóng gói bằng gỗ, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra yêu cầu áp dụng đối với vật liệu đóng gói trong thương mại quốc tế.
Trước khi đóng container, nên có hình ảnh máy, hình ảnh đóng kiện và hình ảnh quá trình đóng container để làm hồ sơ đối chiếu khi cần.
8. Chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu
Một lô máy móc nhập khẩu thông thường cần chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp với giao dịch và quy định áp dụng.
Các chứng từ thường gặp gồm:
Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại.
Packing List: Phiếu đóng gói.
Bill of Lading: Vận đơn đối với đường biển hoặc chứng từ vận tải tương ứng.
Sales Contract: Hợp đồng mua bán khi cần sử dụng trong hồ sơ/giao dịch.
Catalogue/Technical Documents: Tài liệu kỹ thuật của máy.
Certificate of Origin: Chứng từ xuất xứ nếu doanh nghiệp muốn áp dụng ưu đãi và hàng đáp ứng điều kiện.
Ngoài ra có thể phát sinh chứng từ chuyên ngành tùy loại máy và tình trạng hàng.
Tên hàng, model, số lượng, trọng lượng và các thông tin quan trọng giữa Invoice, Packing List, vận đơn và hồ sơ kỹ thuật nên được kiểm tra kỹ trước khi hàng khởi hành.
9. Đừng quên C/O Form E và ưu đãi thuế quan
Trung Quốc và Việt Nam tham gia Khu vực Mậu dịch Tự do ASEAN – Trung Quốc (ACFTA).
Đối với hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ và các điều kiện áp dụng, chứng từ xuất xứ phù hợp có thể giúp hàng được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt.
Trong khuôn khổ ACFTA, C/O mẫu E là một trong những chứng từ xuất xứ quen thuộc. Bộ Công Thương cũng xác định C/O mẫu E dành cho hàng hóa thuộc Hiệp định thương mại hàng hóa ASEAN – Trung Quốc. Bộ Công Thương
Tuy nhiên, không nên hiểu đơn giản rằng:
“Hàng mua ở Trung Quốc + có Form E = chắc chắn thuế 0%.”
Mức thuế phụ thuộc vào HS Code, biểu thuế áp dụng và việc đáp ứng các quy tắc, điều kiện xuất xứ. ACFTA cũng có các quy tắc xuất xứ và quy tắc cụ thể đối với từng nhóm hàng. Cổng thông tin thương mại Việt Nam
Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra vấn đề này trước khi chốt giá mua.
10. Booking và đưa máy về cảng hoặc cửa khẩu
Sau khi hoàn thành kế hoạch nhập khẩu, đơn vị logistics tiến hành bố trí phương tiện.
Nếu vận chuyển đường biển, quy trình có thể gồm:
Nhà máy Trung Quốc → vận chuyển nội địa → cảng xuất → khai báo xuất khẩu → xếp tàu → vận chuyển quốc tế → cảng Việt Nam.
Nếu đi đường bộ, quy trình sẽ được tổ chức theo tuyến nhà máy → cửa khẩu phía Trung Quốc → thủ tục biên giới → cửa khẩu Việt Nam → vận chuyển nội địa.
Doanh nghiệp cần theo dõi các mốc quan trọng như ETD – thời gian dự kiến khởi hành và ETA – thời gian dự kiến đến để chủ động chuẩn bị thủ tục nhập khẩu.
11. Hàng về Việt Nam và khai báo hải quan
Trước khi hàng đến, doanh nghiệp nên hoàn thiện bộ hồ sơ thay vì chờ máy cập cảng mới bắt đầu chuẩn bị.
Dựa trên hồ sơ, doanh nghiệp hoặc đại lý khai hải quan tiến hành khai báo theo quy định.
Cơ quan hải quan có thể xử lý hồ sơ theo cơ chế phân luồng và thực hiện các bước kiểm tra cần thiết tùy trường hợp.
Nếu thông tin khai báo không phù hợp với thực tế máy móc, doanh nghiệp có thể phải bổ sung tài liệu hoặc giải trình.
Đây là lý do catalogue và tài liệu kỹ thuật rất hữu ích với hàng máy móc.
12. Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT
Hai khoản doanh nghiệp thường quan tâm là thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng tại khâu nhập khẩu.
Mức cụ thể không thể áp dụng chung cho mọi loại máy.
Thuế nhập khẩu phụ thuộc vào HS Code, xuất xứ và loại thuế suất mà hàng hóa đủ điều kiện áp dụng.
Do đó, trước khi mua máy, doanh nghiệp nên lập bảng dự toán:
Giá máy + vận chuyển tại Trung Quốc + cước quốc tế + Local Charges + thuế + thủ tục + vận tải tại Việt Nam + các chi phí liên quan.
Đây mới là cơ sở hợp lý để so sánh giá máy Trung Quốc với một lựa chọn mua trong nước.
13. Kéo container hoặc vận chuyển máy về nhà máy
Sau khi hoàn thành thủ tục và hàng đủ điều kiện giải phóng, máy được vận chuyển về kho hoặc nhà máy.
Với máy nhỏ, quá trình giao nhận tương đối đơn giản.
Nhưng với máy nặng hoặc kích thước lớn, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Xe nâng hoặc cẩu phù hợp, vị trí xuống hàng, cửa nhà xưởng đủ rộng, khả năng chịu tải của nền, nhân sự lắp đặt và phương án đưa máy vào đúng vị trí.
Đừng để container đến nhà máy rồi mới phát hiện cửa xưởng nhỏ hơn kích thước kiện máy.
Với hàng FCL, doanh nghiệp còn phải chú ý thời gian rút hàng và trả container rỗng đúng hạn, tránh phát sinh Detention.
14. Những chi phí cần dự toán trước khi nhập máy
Giá mua máy chỉ là một phần của tổng ngân sách.
Doanh nghiệp nên tính ít nhất các nhóm chi phí sau:
Giá mua máy → vận chuyển nội địa Trung Quốc → phí đầu xuất → cước quốc tế → bảo hiểm nếu có → phí tại Việt Nam → thuế → khai báo hải quan → kiểm tra chuyên ngành nếu phát sinh → vận tải về nhà máy → nâng hạ/cẩu máy.
Ngoài ra cần dự phòng những khoản như lưu bãi, Demurrage hoặc Detention nếu tiến độ bị chậm.
Một chiếc máy có giá xuất xưởng thấp nhưng kích thước đặc biệt, khó vận chuyển hoặc chịu mức thuế cao có thể có landed cost – tổng chi phí đưa hàng về kho cao hơn một chiếc máy có giá mua ban đầu đắt hơn.
15. 5 sai lầm thường gặp khi nhập máy móc Trung Quốc
Sai lầm đầu tiên là đặt cọc trước rồi mới kiểm tra chính sách nhập khẩu.
Sai lầm thứ hai là nhà cung cấp đưa HS Code nào thì sử dụng luôn HS Code đó. Mã mà phía Trung Quốc dùng khi xuất khẩu không nên được mặc nhiên xem là kết luận phân loại của Việt Nam.
Sai lầm thứ ba là chỉ hỏi giá vận chuyển mà không tính Local Charges, thuế và vận chuyển về nhà máy.
Sai lầm thứ tư là không kiểm tra C/O và điều kiện hưởng ưu đãi trước khi hàng chạy.
Sai lầm cuối cùng là không phân biệt quy trình máy mới và máy đã qua sử dụng, trong khi đây có thể là khác biệt rất quan trọng về chính sách nhập khẩu.
Có nên thuê đơn vị Logistics ngay từ trước khi đặt máy?
Với một lô hàng đơn giản và doanh nghiệp đã có bộ phận xuất nhập khẩu nhiều kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể chủ động phần lớn công việc.
Tuy nhiên, với máy móc giá trị cao, máy cũ, máy quá khổ hoặc doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu, nên kiểm tra phương án logistics trước khi thanh toán cho nhà cung cấp.
Một đơn vị logistics có thể dựa trên catalogue, địa chỉ nhà máy và điểm giao hàng để dự kiến phương thức vận chuyển, loại container, tuyến đường và những công việc cần chuẩn bị.
Với Unicorn Logistics, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, vận tải nội địa, vận tải đa phương thức, hàng dự án – siêu trường siêu trọng và hỗ trợ các công việc liên quan đến thủ tục hải quan. Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực vận tải quốc tế, kinh nghiệm này đặc biệt hữu ích đối với những lô máy có kích thước hoặc yêu cầu vận chuyển phức tạp.
Kết luận
Quy trình nhập khẩu máy móc từ Trung Quốc về Việt Nam có thể tóm tắt theo chuỗi:
Xác định máy → lấy catalogue → xác định HS Code → kiểm tra chính sách nhập khẩu → kiểm tra thuế và xuất xứ → ký hợp đồng → lựa chọn phương thức vận chuyển → đóng gói → chuẩn bị chứng từ → vận chuyển về Việt Nam → khai hải quan → hoàn thành nghĩa vụ thuế → lấy hàng → vận chuyển về nhà máy.
Trong toàn bộ quy trình, bước quan trọng nhất lại nằm trước khi hàng được mua.
Doanh nghiệp nên xác định rõ máy mới hay cũ, HS Code, chính sách nhập khẩu, thuế dự kiến, khả năng sử dụng C/O Form E và tổng chi phí đưa máy về nhà máy trước khi đặt cọc.
Làm tốt những bước này giúp doanh nghiệp không chỉ hạn chế rủi ro về thủ tục mà còn biết được chiếc máy thực sự có giá bao nhiêu sau khi về đến Việt Nam, từ đó đưa ra quyết định nhập khẩu chính xác hơn.