Xuất khẩu cà phê từ Việt Nam qua Hàn Quốc đòi hỏi doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ giữa chuẩn bị sản phẩm, hoàn thiện chứng từ và tổ chức vận chuyển. Một lô hàng đạt chất lượng tại kho vẫn có thể gặp trở ngại nếu thông tin cơ sở sản xuất chưa được đăng ký phù hợp, nhãn hàng hóa thiếu nội dung hoặc chứng từ không thống nhất.
Đặc biệt, cà phê nhân, cà phê rang xay và cà phê hòa tan có đặc điểm quản lý khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định chính xác loại sản phẩm ngay từ đầu để xây dựng quy trình phù hợp, hạn chế phát sinh tại cảng đến và bảo vệ chất lượng hàng hóa trong suốt hành trình.
1. Xác định sản phẩm và mục đích xuất khẩu
Bước đầu tiên là làm rõ doanh nghiệp xuất khẩu loại cà phê nào, dưới hình thức nguyên liệu hay thành phẩm bán lẻ.
Cà phê nhân chưa rang thường được cung cấp cho nhà rang xay hoặc đơn vị chế biến. Các yếu tố cần thống nhất gồm giống cà phê, phương pháp sơ chế, kích cỡ hạt, độ ẩm, tỷ lệ lỗi và đặc điểm cảm quan.
Cà phê rang nguyên hạt hoặc rang xay cần chú trọng mức độ rang, độ tươi, quy cách bao bì, điều kiện bảo quản và thời hạn sử dụng.
Cà phê hòa tan hoặc cà phê phối trộn phải làm rõ công thức, tỷ lệ thành phần và phụ gia. Sản phẩm có đường, sữa hoặc nguyên liệu khác cần được đánh giá theo thành phần thực tế, thay vì áp dụng nguyên bộ hồ sơ của cà phê nguyên chất.
Việc phân loại chính xác còn giúp xác định mã HS, yêu cầu kiểm tra và nội dung nhãn.
2. Kiểm tra đối tác và điều kiện nhập khẩu tại Hàn Quốc
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần xác nhận đối tác Hàn Quốc có khả năng thực hiện hoạt động nhập khẩu thực phẩm theo quy định.
Hai bên nên thống nhất đơn vị đứng tên nhập khẩu, đơn vị làm thủ tục, địa điểm giao hàng và trách nhiệm xử lý khi hàng phải kiểm tra bổ sung.
Một nội dung quan trọng là đăng ký cơ sở thực phẩm nước ngoài với Bộ An toàn Thực phẩm và Dược phẩm Hàn Quốc, gọi tắt là MFDS. Theo hướng dẫn của MFDS, việc đăng ký cơ sở thuộc diện áp dụng phải hoàn tất trước khi khai báo nhập khẩu. Doanh nghiệp cần xác định đúng cơ sở liên quan đến sản phẩm, kiểm tra tình trạng đăng ký và đối chiếu tên, địa chỉ với hồ sơ lô hàng.
Không nên hiểu rằng đối tác từng nhập cà phê Việt Nam thì mọi nhà máy hoặc sản phẩm mới đều đã được bao phủ bởi hồ sơ trước đó.
3. Thống nhất mẫu hàng và ký hợp đồng
Trước đơn hàng thương mại, doanh nghiệp nên gửi mẫu để người mua đánh giá chất lượng và xác nhận thông số.
Với cà phê nhân, mẫu cần đại diện cho lô hàng dự kiến. Với sản phẩm đóng gói, nên gửi cả mẫu bao bì và bản dự kiến nhãn tiếng Hàn để đối tác rà soát.
Hợp đồng cần thể hiện rõ:
- Tên hàng, chủng loại và tiêu chuẩn chất lượng.
- Khối lượng, dung sai và quy cách đóng gói.
- Giá bán, điều kiện giao hàng và thanh toán.
- Thời gian giao, cảng đi và địa điểm nhận.
- Bộ chứng từ phải cung cấp.
- Cách lấy mẫu, nghiệm thu và giải quyết khiếu nại.
Điều kiện giao hàng nên dẫn chiếu phiên bản Incoterms được lựa chọn. Đồng thời, cần làm rõ chi phí kiểm nghiệm, kiểm dịch, lưu kho và xử lý hàng không phù hợp thuộc trách nhiệm bên nào.
4. Chuẩn bị hàng và kiểm soát chất lượng
Doanh nghiệp cần quản lý chất lượng theo từng lô, có hồ sơ truy xuất nguồn gốc và nhận diện rõ ngày sản xuất hoặc thời điểm chế biến.
Đối với cà phê nhân, cần kiểm soát độ ẩm, tạp chất, côn trùng và tình trạng nấm mốc. Với cà phê rang, cần bảo vệ hương vị và hạn chế ảnh hưởng của oxy, hơi ẩm, ánh sáng.
Kế hoạch kiểm nghiệm phải dựa trên loại sản phẩm và tiêu chuẩn Hàn Quốc đang áp dụng. Các nhóm chỉ tiêu có thể liên quan gồm dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, chất ô nhiễm, độc tố nấm mốc hoặc chỉ tiêu khác theo phân loại hàng.
Không nên sử dụng một phiếu kiểm nghiệm chung cho mọi sản phẩm. Chứng nhận quản lý chất lượng hoặc chứng nhận theo yêu cầu khách hàng cũng không thay thế việc đáp ứng giới hạn an toàn thực phẩm tại thị trường nhập khẩu.
5. Rà soát yêu cầu kiểm dịch thực vật
Đối với cà phê nhân chưa rang, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện kiểm dịch thực vật áp dụng cho hàng có xuất xứ Việt Nam trước khi giao.
Nếu thuộc diện yêu cầu, lô hàng phải được kiểm tra và cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Nội dung chứng nhận phải phù hợp với yêu cầu nhập khẩu đã được xác nhận.
Cà phê đã chế biến sâu có thể có cách quản lý khác cà phê nhân. Vì vậy, không nên mặc định mọi sản phẩm cà phê đều phải có cùng chứng thư, hoặc mọi sản phẩm đã rang đều tự động được miễn mọi thủ tục.
Tương tự, hun trùng chỉ được thực hiện khi có căn cứ từ yêu cầu kiểm dịch, tình trạng hàng hoặc thỏa thuận phù hợp; không phải công đoạn bắt buộc giống nhau cho tất cả lô hàng.
6. Thiết kế bao bì và hoàn thiện nhãn hàng hóa
Bao bì phải phù hợp với sản phẩm, đáp ứng yêu cầu tiếp xúc thực phẩm và đủ khả năng chịu vận chuyển.
Cà phê nhân thường cần bao chứa chắc chắn, sạch, hạn chế hút ẩm và nhiễm mùi. Cà phê rang có thể sử dụng bao bì cản khí, cản ẩm hoặc van thoát khí tùy phương án bảo quản.
Với hàng bán lẻ, doanh nghiệp cần phối hợp người nhập khẩu rà soát nhãn tiếng Hàn. Các nội dung phải xác định theo quy định áp dụng có thể gồm tên sản phẩm, thành phần, khối lượng, thông tin doanh nghiệp liên quan, xuất xứ, thời hạn và hướng dẫn bảo quản.
Yêu cầu ghi nhãn dinh dưỡng hoặc cảnh báo phụ thuộc từng loại sản phẩm. Không nên sử dụng một mẫu nhãn duy nhất cho cà phê rang nguyên chất và cà phê phối trộn.
Nhãn cần được duyệt trước khi in số lượng lớn.
7. Xác định mã HS và phương án chứng nhận xuất xứ
Cà phê nhân và cà phê rang thường được xem xét trong nhóm HS 0901; chiết xuất, cà phê hòa tan và một số chế phẩm thường liên quan đến nhóm 2101. Tuy nhiên, mã cụ thể phải căn cứ thành phần, mức độ chế biến và mô tả hàng hóa.
Doanh nghiệp cần đối chiếu mã khai tại Việt Nam với mã áp dụng ở Hàn Quốc, nhất là ở cấp phân nhóm chi tiết.
Các khuôn khổ ưu đãi có thể được xem xét gồm VKFTA, AKFTA và RCEP. Việc lựa chọn cần dựa trên thuế suất, quy tắc xuất xứ và khả năng đáp ứng chứng từ.
Không phải hàng xuất từ Việt Nam đều tự động có xuất xứ Việt Nam hoặc được hưởng thuế suất bằng không. Nếu đề nghị ưu đãi, doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ xuất xứ phù hợp và lưu hồ sơ chứng minh theo quy định.
8. Đặt chỗ và tổ chức vận chuyển
Sau khi xác nhận lịch hàng sẵn sàng, doanh nghiệp lựa chọn đường biển hoặc đường hàng không.
Đường biển thường phù hợp với lô thương mại có khối lượng lớn. Hàng nguyên container giúp chủ động hơn về đóng hàng; hàng lẻ cần chú ý khả năng tiếp xúc với mùi và điều kiện kho gom.
Đường hàng không có thể được cân nhắc cho hàng mẫu, đơn hàng gấp hoặc sản phẩm có giá trị cao.
Khi chọn lịch vận chuyển, cần xem tổng thời gian từ kho xuất đến kho nhận, số lần chuyển tải, thời gian chờ và chi phí tại hai đầu. Không nên chỉ dựa vào cước chính thấp nhất.
Cà phê khô không mặc nhiên cần container lạnh. Phương án vận chuyển phải phù hợp đặc tính sản phẩm và yêu cầu chất lượng đã thống nhất.
9. Đóng hàng và làm thủ tục xuất khẩu
Trước khi đóng container, cần kiểm tra sàn, vách, cửa, độ kín, mùi và tình trạng khô sạch.
Hàng được sắp xếp để hạn chế xê dịch, hư hỏng bao và tác động của ngưng tụ hơi nước. Nếu sử dụng vật liệu hút ẩm hoặc lót bảo vệ, cần lựa chọn phù hợp với hàng thực phẩm. Bao bì gỗ thuộc diện quản lý phải đáp ứng yêu cầu liên quan.
Bộ hồ sơ phục vụ xuất khẩu và giao nhận thường gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, tờ khai hải quan, chứng từ vận tải và các chứng từ chuyên ngành hoặc xuất xứ khi áp dụng.
Tên hàng, số lượng, trọng lượng, số lô, người nhận và thông tin container phải được đối chiếu trước khi phát hành chứng từ chính thức.
10. Thực hiện thủ tục tại Hàn Quốc
Khi hàng đến, người nhập khẩu hoặc đơn vị được ủy quyền thực hiện các thủ tục với cơ quan liên quan.
Các công việc có thể gồm khai báo thực phẩm với MFDS, kiểm dịch thực vật nếu áp dụng và khai báo hải quan. Đây là những khâu có mục tiêu quản lý khác nhau; hoàn tất một khâu không đồng nghĩa đã được giải phóng hàng.
Tùy hồ sơ và mức độ rủi ro, hàng có thể được kiểm tra chứng từ, kiểm tra thực tế hoặc lấy mẫu kiểm nghiệm. Doanh nghiệp xuất khẩu cần sẵn sàng cung cấp thêm thông tin về thành phần, quy trình sản xuất hoặc lô hàng khi được yêu cầu.
Sau khi đáp ứng điều kiện và hoàn thành nghĩa vụ liên quan, hàng được giao về kho theo thỏa thuận.
11. Kiểm soát chi phí và phối hợp với đơn vị logistics
Ngân sách cần bao gồm bao bì, kiểm nghiệm, kiểm dịch khi áp dụng, vận chuyển nội địa, cước quốc tế, phí cảng, chứng từ và giao hàng tại Hàn Quốc.
Thuế và nghĩa vụ tài chính tại nước nhập khẩu cần được tính riêng, phân bổ theo hợp đồng. Doanh nghiệp cũng nên dự phòng chi phí kiểm tra bổ sung và lưu giữ hàng.
Unicorn Logistics cung cấp các dịch vụ vận tải quốc tế, vận chuyển container, hỗ trợ thủ tục và vận tải đa phương thức Door-to-Door. Doanh nghiệp có thể trao đổi để xác định phương án phù hợp với loại cà phê, sản lượng và địa điểm giao nhận; phạm vi dịch vụ cần được xác nhận cụ thể trước khi triển khai.
Một quy trình hiệu quả bắt đầu từ việc xác định đúng sản phẩm, kiểm tra yêu cầu thị trường và chuẩn bị hồ sơ từ sớm. Khi hàng hóa, chứng từ và lịch vận chuyển được tổ chức đồng bộ, doanh nghiệp có cơ sở kiểm soát tốt hơn chất lượng, chi phí và tiến độ xuất khẩu.