Xuất khẩu thực phẩm sang châu Phi là hướng phát triển được nhiều doanh nghiệp Việt Nam quan tâm, từ gạo, cà phê, hạt điều đến thủy sản, gia vị và thực phẩm chế biến. Tuy nhiên, để một lô hàng được tiếp nhận thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đồng thời về chất lượng, hồ sơ, vận chuyển và thanh toán.
Châu Phi gồm nhiều quốc gia với hệ thống quản lý riêng. Không có một bộ thủ tục chung áp dụng cho mọi thị trường và mọi loại thực phẩm. Vì vậy, quy trình xuất khẩu cần bắt đầu bằng việc xác định rõ sản phẩm, quốc gia nhập khẩu và những yêu cầu cụ thể trước khi tổ chức sản xuất hoặc thu mua.
1. Xác định thị trường và phân loại sản phẩm
Trước tiên, doanh nghiệp cần lựa chọn quốc gia mục tiêu, phân khúc khách hàng và kênh phân phối. Thực phẩm cung cấp cho nhà máy có thể có yêu cầu khác với sản phẩm đóng gói bán tại siêu thị.
Cần mô tả rõ hàng tươi, đông lạnh, sấy khô, đóng hộp hay chế biến; thành phần, mục đích sử dụng và điều kiện bảo quản. Những yếu tố này ảnh hưởng đến mã HS, cơ quan quản lý và hồ sơ nhập khẩu.
Không nên chỉ dựa vào việc sản phẩm đã được xuất sang một nước châu Phi khác. Mỗi thị trường phải được kiểm tra riêng về khả năng tiếp cận và điều kiện lưu thông.
2. Kiểm tra điều kiện nhập khẩu tại nước đến
Doanh nghiệp nên phối hợp với người mua hoặc đại lý nhập khẩu để xác nhận sản phẩm có được phép nhập hay không. Một số trường hợp có thể cần giấy phép, đăng ký sản phẩm hoặc chấp thuận cơ sở sản xuất.
Ví dụ, NAFDAC tại Nigeria có bộ phận phụ trách đăng ký thực phẩm nhập khẩu và hướng dẫn riêng cho nhóm hàng này. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra thủ tục phù hợp trước khi giao hàng thương mại.
Cũng cần xác định ai chịu trách nhiệm đăng ký, hồ sơ nào do nhà xuất khẩu cung cấp và điều kiện nào phải hoàn thành trước khi xếp hàng. Không nên đợi hàng đến cảng mới làm rõ.
3. Xác minh người mua và năng lực nhận hàng
Một đối tác có đơn đặt hàng lớn chưa chắc đủ khả năng nhập khẩu hoặc thanh toán. Doanh nghiệp nên xác minh pháp nhân, địa chỉ, người đại diện và thông tin ngân hàng của bên mua.
Cần kiểm tra kinh nghiệm phân phối, kho bảo quản, đại lý thông quan và khả năng tiếp nhận đúng loại thực phẩm. Với hàng lạnh, năng lực kho và vận tải nội địa tại nước đến đặc biệt quan trọng.
Nếu giao dịch qua trung gian, phải làm rõ người mua theo hợp đồng, người nhận trên chứng từ và bên thanh toán. Những khác biệt cần được giải thích bằng hồ sơ trước khi doanh nghiệp chuyển hàng hoặc phát hành chứng từ.
4. Thống nhất tiêu chuẩn trong hợp đồng
Hợp đồng nên thể hiện đầy đủ tên hàng, thành phần, quy cách, số lượng, bao bì và tiêu chuẩn chất lượng. Với nông sản, có thể cần thống nhất độ ẩm, kích cỡ, tỷ lệ khuyết tật; với thực phẩm chế biến, cần làm rõ công thức và chỉ tiêu liên quan.
Hạn sử dụng còn lại khi giao hàng phải được xem xét cùng thời gian vận chuyển, thông quan và phân phối. Không nên áp dụng một tỷ lệ chung cho mọi quốc gia.
Ngoài ra, cần quy định phương pháp lấy mẫu, nơi kiểm nghiệm và cách xử lý khi có bất đồng. Những tiêu chí đo lường rõ ràng giúp giảm tranh chấp về chất lượng.
5. Chuẩn bị cơ sở sản xuất và hồ sơ an toàn thực phẩm
Doanh nghiệp cần bảo đảm cơ sở sản xuất đáp ứng điều kiện pháp lý tại Việt Nam và những yêu cầu bổ sung của thị trường nhập khẩu.
Hồ sơ nên thể hiện khả năng truy xuất nguyên liệu, kiểm soát sản xuất, vệ sinh, quản lý lô và xử lý sản phẩm không phù hợp. Nếu người mua yêu cầu chứng nhận hệ thống, phải xác nhận phạm vi và tổ chức cấp được chấp nhận.
Các chứng nhận như HACCP hoặc ISO 22000 không mặc nhiên thay thế giấy phép hay đăng ký tại nước đến. Tương tự, chứng nhận Halal chỉ nên được chuẩn bị theo yêu cầu cụ thể của thị trường, sản phẩm và khách hàng.
6. Thực hiện kiểm nghiệm, kiểm dịch và chứng nhận
Tùy loại hàng, lô xuất khẩu có thể liên quan đến kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, chứng nhận sức khỏe hoặc tài liệu an toàn thực phẩm khác.
Chẳng hạn, Nam Phi yêu cầu giấy phép nhập khẩu đối với thực vật, sản phẩm thực vật thuộc diện quản lý, trừ trường hợp miễn. Nhà xuất khẩu cần nhận điều kiện từ phía nhập khẩu để phối hợp cơ quan kiểm dịch thực hiện phù hợp.
Đối với động vật và sản phẩm động vật, Nam Phi có thủ tục giấy phép thú y trước khi hàng rời nước xuất khẩu. Điều này cho thấy phải xác định đúng nhóm hàng, thay vì sử dụng chung một loại chứng nhận.
7. Kiểm tra yêu cầu đánh giá trước khi xuất hàng
Một số thị trường có chương trình đánh giá sự phù hợp trước xuất khẩu. Doanh nghiệp cần xác định sản phẩm có thuộc phạm vi áp dụng và trường hợp miễn nào hay không.
Tại Kenya, chương trình PVoC do KEBS quản lý thực hiện đánh giá theo tiêu chuẩn hoặc yêu cầu được chấp thuận. Hàng thuộc chương trình cần có chứng nhận phù hợp theo hướng dẫn trước khi vận chuyển.
Nếu phải kiểm tra, hãy bố trí lịch khi hàng còn có thể lấy mẫu và kiểm đếm. Dự thảo chứng nhận cần được đối chiếu với hóa đơn, bao bì và thông tin người nhận trước khi phát hành.
8. Thiết kế bao bì và nhãn theo thị trường
Bao bì phải bảo vệ thực phẩm trong hành trình dài, đồng thời phù hợp với điều kiện bảo quản tại nơi đến. Hàng khô cần kiểm soát ẩm; hàng đông lạnh cần bao bì chịu được điều kiện khai thác tương ứng.
Ngôn ngữ nhãn, thành phần, chất gây dị ứng, khối lượng, ngày sản xuất, hạn dùng và thông tin đơn vị chịu trách nhiệm phải được rà soát theo quy định của từng nước.
Không mặc định nhãn tiếng Anh đủ cho mọi thị trường châu Phi. Nên gửi bản thiết kế cho đối tác kiểm tra trước khi in hàng loạt, đồng thời làm rõ nhãn bổ sung có được chấp nhận và áp dụng ở công đoạn nào.
9. Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu thống nhất
Bộ chứng từ cần được xây dựng theo loại hàng, hợp đồng và yêu cầu nhập khẩu. Những tài liệu thường liên quan gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải và tờ khai hải quan.
Giấy chứng nhận xuất xứ, kiểm dịch, sức khỏe, kết quả thử nghiệm hoặc chứng nhận phù hợp được bổ sung theo trường hợp. Không phải mọi lô thực phẩm đều cần toàn bộ các giấy tờ này.
Tên hàng, mã lô, số kiện, trọng lượng và thông tin các bên phải nhất quán. Cần kiểm tra yêu cầu về bản gốc, bản điện tử, chứng thực hoặc xác nhận trước khi phát hành để tránh sửa đổi tốn thời gian.
10. Lựa chọn tuyến vận chuyển và bảo quản
Phương án vận chuyển phải phù hợp với thời gian sử dụng còn lại và đặc tính hàng. Không nên lựa chọn chỉ theo cước thấp mà bỏ qua số lần chuyển tải, thời gian chờ và điều kiện cảng đến.
Với container lạnh, cần thống nhất nhiệt độ, thông gió hoặc độ ẩm theo sản phẩm; kiểm tra thiết bị và phương án theo dõi. Hàng phải được chuẩn bị đúng điều kiện trước khi đóng container.
Nếu giao đến quốc gia không giáp biển, hãy tính cả hành trình từ cảng trung chuyển đến kho nhận. Mọi điểm bàn giao cần có người chịu trách nhiệm, nhất là khi sử dụng nhiều đơn vị vận tải.
11. Khai báo hải quan và theo dõi thông quan
Doanh nghiệp hoặc đại lý được ủy quyền thực hiện khai báo xuất khẩu trên cơ sở hàng hóa thực tế. Mã HS và chính sách quản lý phải được xác định đúng trước khi mở tờ khai.
Sau khi hoàn thành điều kiện xuất hàng, cần kiểm tra số container, niêm phong và thông tin vận đơn. Chứng từ phải được gửi đúng thời điểm để người mua chuẩn bị nhận.
Việc thông quan tại Việt Nam không bảo đảm hàng tự động được nhập tại nước đến. Doanh nghiệp cần duy trì liên lạc với người mua, theo dõi yêu cầu kiểm tra và phối hợp cung cấp hồ sơ khi phát sinh vấn đề.
12. Kiểm soát thanh toán và chi phí phát sinh
Phương thức thanh toán nên được lựa chọn theo mức độ tin cậy của đối tác và quy mô giao dịch. Có thể trao đổi với ngân hàng về đặt cọc, thư tín dụng hoặc phương án khác phù hợp.
Thư tín dụng không loại bỏ mọi rủi ro. Doanh nghiệp phải kiểm tra ngân hàng, điều khoản và khả năng lập bộ chứng từ đáp ứng trước khi chấp nhận.
Ngân sách cần tính đủ sản xuất, bao bì, kiểm nghiệm, chứng nhận, vận tải, bảo hiểm và phí tại điểm đến theo nghĩa vụ hợp đồng. Đồng thời, nên dự phòng lưu container, lưu bãi và chậm nhận hàng; xác minh mọi thay đổi tài khoản thanh toán bằng kênh độc lập.
Chuẩn bị đúng ngay từ lô hàng đầu tiên
Quy trình xuất khẩu thực phẩm sang châu Phi cần được tổ chức theo từng thị trường cụ thể. Trình tự phù hợp là xác minh điều kiện nhập khẩu, kiểm tra đối tác, thống nhất tiêu chuẩn, hoàn thiện hồ sơ rồi mới giao hàng.
Với đơn hàng đầu, doanh nghiệp nên lựa chọn quy mô phù hợp khả năng tài chính và bảo quản. Sự chuẩn bị kỹ về chất lượng, chứng từ và trách nhiệm giao nhận sẽ tạo nền tảng cho những chuyến xuất khẩu tiếp theo ổn định hơn.