Đức là thị trường tiềm năng đối với nhiều sản phẩm thực phẩm Việt Nam, từ cà phê, gia vị, trái cây chế biến đến thủy sản và thực phẩm đóng gói. Tuy nhiên, để đưa hàng vào thị trường này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đồng thời về chất lượng, hồ sơ và phương án vận chuyển.
Thủ tục xuất khẩu thực phẩm đi Đức có thể tương đối thuận lợi khi sản phẩm được phân loại đúng và đáp ứng yêu cầu từ đầu. Ngược lại, những mặt hàng có thành phần động vật, cần bảo quản lạnh hoặc thuộc diện kiểm soát tăng cường thường đòi hỏi nhiều bước hơn. Chi phí logistics vì thế cũng khác nhau đáng kể giữa từng lô hàng.
1. Vì sao không thể áp dụng một quy trình cho mọi thực phẩm?
Đức là thành viên Liên minh châu Âu, nên hàng nhập khẩu phải đáp ứng các quy định chung của EU cùng yêu cầu liên quan tại Đức.
Tuy nhiên, “thực phẩm” là một nhóm rất rộng. Cà phê rang, xoài tươi, tôm đông lạnh và bánh có nhân thịt không có cùng điều kiện nhập khẩu.
Doanh nghiệp cần xác định rõ tên hàng, thành phần, mức độ chế biến, mục đích sử dụng và điều kiện bảo quản. Một lượng nguyên liệu động vật trong công thức cũng có thể ảnh hưởng đến cách phân loại và hồ sơ.
Vì vậy, bước đầu tiên nên là gửi thông tin sản phẩm đầy đủ cho người nhập khẩu và đơn vị tư vấn, trước khi ký cam kết giao hàng.
2. Phân biệt các nhóm thực phẩm xuất khẩu
Thực phẩm không có nguồn gốc động vật
Nhóm này có thể gồm cà phê, trà, gia vị, hạt, rau quả và nhiều sản phẩm chế biến từ thực vật.
Không phải mọi mặt hàng đều phải trải qua cùng một cơ chế kiểm tra biên giới. Một số tổ hợp sản phẩm, nguy cơ và nước xuất xứ thuộc danh mục kiểm soát tăng cường của EU, được cập nhật định kỳ.
Với rau quả tươi và sản phẩm thực vật, cần kiểm tra thêm yêu cầu kiểm dịch. Không nên mặc định mọi thực phẩm khô đều được miễn hoặc mọi sản phẩm thực vật đều cần cùng một chứng thư.
Thực phẩm có nguồn gốc động vật
Thịt, thủy sản, sữa và các sản phẩm liên quan thường chịu điều kiện chặt chẽ hơn.
Tùy mặt hàng, cần kiểm tra điều kiện của quốc gia xuất khẩu, cơ sở sản xuất, chứng thư chính thức và cửa khẩu kiểm soát phù hợp. Một cơ sở được phép xuất sản phẩm này không đồng nghĩa được xuất mọi sản phẩm động vật.
Thực phẩm phối hợp
Sản phẩm kết hợp nguyên liệu thực vật với nguyên liệu động vật đã chế biến cần được đánh giá riêng.
Yêu cầu có thể thay đổi theo thành phần, cách xử lý và khả năng bảo quản ở nhiệt độ thường. Không nên cho rằng bánh, mì hoặc đồ ăn đóng gói luôn có thủ tục đơn giản chỉ vì đã chế biến hoàn chỉnh.
3. Kiểm tra điều kiện sản phẩm và đối tác nhập khẩu
Trước khi sản xuất đơn hàng, doanh nghiệp cần xác nhận sản phẩm được phép nhập vào EU và không thuộc biện pháp hạn chế đang áp dụng.
Đối tác tại Đức cần làm rõ tư cách đứng tên nhập khẩu, trách nhiệm khai báo và các đăng ký liên quan đến hoạt động thực phẩm. Hai bên cũng nên thống nhất đơn vị đại diện hải quan và địa điểm nhận hàng.
Không có một loại “giấy phép xuất khẩu thực phẩm đi Đức” duy nhất thay thế toàn bộ yêu cầu. Giấy chứng nhận lưu hành tự do, chứng nhận y tế hoặc kết quả kiểm nghiệm chỉ cần chuẩn bị khi phù hợp với mặt hàng và quy định áp dụng.
Làm rõ từ đầu giúp tránh xin giấy tờ không cần thiết nhưng lại thiếu chứng từ quan trọng.
4. Chuẩn bị chất lượng, truy xuất và nhãn hàng hóa
Doanh nghiệp cần kiểm soát nguyên liệu, vệ sinh sản xuất, mã lô và khả năng truy xuất nguồn gốc.
Kế hoạch kiểm nghiệm phải căn cứ đặc tính sản phẩm và giới hạn EU áp dụng. Các chỉ tiêu có thể liên quan đến dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, vi sinh, độc tố nấm mốc, kim loại hoặc phụ gia.
Nhãn thực phẩm bán tại Đức cần được rà soát về ngôn ngữ và nội dung bắt buộc. Tùy sản phẩm, thông tin gồm tên thực phẩm, thành phần, chất gây dị ứng, khối lượng, thời hạn, điều kiện bảo quản, dinh dưỡng và đơn vị chịu trách nhiệm tại EU.
Không nên tự ghi “hữu cơ”, “tốt cho sức khỏe” hoặc các công dụng khi chưa đáp ứng điều kiện tương ứng. Mẫu nhãn nên được người nhập khẩu kiểm tra trước khi in hàng loạt.
5. Quy trình xuất khẩu thực phẩm đi Đức
Bước 1: Phân loại và đánh giá điều kiện nhập khẩu. Xác định mã HS, thành phần và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Kiểm tra cả quy định tại thời điểm dự kiến giao hàng.
Bước 2: Thống nhất hợp đồng. Làm rõ chất lượng, thời hạn sử dụng còn lại khi giao, điều kiện Incoterms, thanh toán và trách nhiệm khi hàng không đạt.
Bước 3: Chuẩn bị hàng và chứng từ. Hồ sơ thường gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, tờ khai hải quan và chứng từ vận tải. Chứng thư chuyên ngành, xuất xứ hoặc tài liệu khác được bổ sung khi áp dụng.
Bước 4: Đặt chỗ và hoàn tất thủ tục xuất khẩu. Lịch giao hàng cần phù hợp thời gian cấp chứng thư, đóng hàng và hạn tiếp nhận của hãng vận chuyển.
Bước 5: Thực hiện thủ tục tại EU. Người nhập khẩu tổ chức khai báo, kiểm soát chuyên ngành và hải quan theo mặt hàng. Nếu hàng vào EU qua nước khác trước khi đến Đức, cần xác định rõ nơi kiểm tra và chế độ vận chuyển tiếp.
6. Chi phí logistics xuất khẩu thực phẩm gồm những gì?
Chi phí bao bì và đóng hàng
Bao bì phải phù hợp thực phẩm, đủ bảo vệ hàng và đáp ứng điều kiện bảo quản.
Chi phí có thể gồm túi, chai, hộp, thùng ngoài, pallet, vật liệu chèn và nhân công. Với hàng lạnh, cần tính thêm công đoạn làm lạnh hoặc cấp đông trước vận chuyển.
Bao bì quá lớn làm tăng thể tích tính cước; bao bì không đủ bền có thể gây rò rỉ, móp hoặc hư hỏng.
Chi phí vận chuyển nội địa
Đây là khoản đưa hàng từ cơ sở sản xuất đến kho gom, cảng hoặc sân bay.
Mức phí phụ thuộc khoảng cách, tải trọng, thời gian nhận và phương tiện. Hàng cần kiểm soát nhiệt độ phải sử dụng dịch vụ phù hợp xuyên suốt chặng đường, kể cả thời gian chờ bốc dỡ.
Cước vận tải quốc tế
Đường biển thường phù hợp với lô hàng lớn và thời hạn sử dụng đủ dài. Hàng có thể đi nguyên container hoặc hàng lẻ tùy phương án được chấp nhận.
Đường hàng không phù hợp hơn với hàng gấp, hàng mẫu hoặc một số sản phẩm tươi có giá trị cao. Cước thường chịu ảnh hưởng bởi trọng lượng tính cước, mùa vận chuyển và năng lực cung ứng.
Không nên so sánh hai phương thức chỉ bằng giá mỗi kilogram, mà cần tính cả chất lượng và thời gian bán hàng còn lại.
Chi phí chuỗi lạnh
Với thực phẩm đông lạnh hoặc bảo quản mát, ngân sách có thể gồm kho lạnh, xe lạnh, container lạnh, điện và theo dõi nhiệt độ.
Container lạnh chủ yếu duy trì điều kiện cài đặt, không thay thế công đoạn chuẩn bị nhiệt độ hàng phù hợp trước khi đóng.
Nhiệt độ cần được xác định theo sản phẩm, không sử dụng một mức chung cho mọi thực phẩm.
Phí cảng, kho và chứng từ
Có thể phát sinh phí xử lý hàng, nâng hạ, kho gom, chứng từ và các khoản theo biểu phí của nhà cung cấp.
Báo giá cần thể hiện rõ phí tại Việt Nam và tại đầu nhập khẩu. Đặc biệt, cần kiểm tra thời gian miễn lưu container, lưu bãi và nguyên tắc tính phí quá hạn.
Chi phí kiểm tra và giao hàng cuối cùng
Tùy lô hàng, có thể cần chi phí kiểm dịch, lấy mẫu, kiểm nghiệm hoặc dịch chuyển hàng phục vụ kiểm tra.
Sau khi được giải phóng, hàng tiếp tục được giao đến kho tại Đức. Khoản này phụ thuộc khoảng cách, điều kiện nhận, lịch hẹn và yêu cầu nhiệt độ.
Bảo hiểm cũng nên được xem xét theo phạm vi cụ thể; không mặc định mọi tổn thất do chậm giao hoặc biến động nhiệt độ đều được bảo hiểm.
7. Thuế và nghĩa vụ bao bì có nằm trong báo giá không?
Thuế nhập khẩu và VAT là các khoản cần tính riêng với cước vận chuyển. Trách nhiệm thanh toán phụ thuộc hợp đồng và điều kiện giao hàng.
EVFTA có thể mang lại ưu đãi khi sản phẩm đáp ứng quy tắc xuất xứ và chứng từ phù hợp. Không nên mặc định mọi thực phẩm Việt Nam đều có thuế nhập khẩu bằng không.
Ngoài ra, cần xác định bên chịu nghĩa vụ bao bì tại Đức, bao gồm đăng ký LUCID và tham gia hệ thống khi thuộc diện áp dụng. Doanh nghiệp nước ngoài bán trực tiếp đến người dùng cuối cũng cần kiểm tra trách nhiệm của mình.
Dịch vụ vận chuyển Door-to-Door không tự động có nghĩa đã bao gồm thuế và mọi nghĩa vụ tại nước đến.
8. Làm thế nào để hạn chế chi phí phát sinh?
Doanh nghiệp nên lấy báo giá dựa trên thông tin hoàn chỉnh: loại hàng, thành phần, số kiện, trọng lượng, thể tích, nhiệt độ và địa chỉ nhận.
Cần đối chiếu các phương án trên cùng phạm vi dịch vụ, đồng thời dự phòng thời gian kiểm tra. Với thực phẩm, chậm vài ngày có thể ảnh hưởng thời hạn bán hàng và khả năng tiếp nhận của khách.
Doanh nghiệp có thể trao đổi với Unicorn Logistics về giao nhận vận tải quốc tế, container, hỗ trợ thủ tục và vận tải đa phương thức Door-to-Door. Khả năng tổ chức chuỗi lạnh cùng phạm vi hỗ trợ cần được xác nhận theo từng lô hàng.
Thủ tục xuất khẩu thực phẩm đi Đức sẽ dễ kiểm soát hơn khi doanh nghiệp phân loại đúng sản phẩm và chuẩn bị trước với người nhập khẩu. Một phương án hiệu quả cần bảo đảm hàng đủ điều kiện vào thị trường, duy trì chất lượng và có ngân sách giao nhận rõ ràng.