Cà phê Việt Nam có thể tiếp cận thị trường Canada dưới nhiều hình thức, từ cà phê nhân cung cấp cho nhà rang xay đến cà phê rang xay, hòa tan và sản phẩm đóng gói mang thương hiệu riêng. Tuy nhiên, để hàng đến đúng lịch và giữ được chất lượng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đồng bộ từ sản phẩm, bao bì, chứng từ đến phương án vận chuyển.

Hiểu rõ quy trình xuất khẩu cà phê Việt Nam sang Canada giúp doanh nghiệp chủ động tiến độ, kiểm soát chi phí và hạn chế vướng mắc khi thông quan. Việc phối hợp sớm với đối tác nhập khẩu và đơn vị vận tải quốc tế như Unicorn Logistic cũng giúp các bước giao nhận được kết nối thuận lợi hơn.

1. Xác định loại cà phê và yêu cầu của người mua

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định chính xác sản phẩm xuất khẩu. Cà phê nhân, cà phê rang nguyên hạt, cà phê xay và cà phê hòa tan có đặc điểm bảo quản, cách phân loại hàng hóa và yêu cầu nhãn khác nhau.

Với cà phê nhân, hai bên nên thống nhất giống hạt, niên vụ, độ ẩm, tỷ lệ tạp chất, tỷ lệ hạt lỗi và phương pháp đánh giá chất lượng. Với cà phê rang, cần làm rõ mức rang, hương vị, ngày sản xuất và thời hạn sử dụng. Cà phê hòa tan phối trộn phải có thông tin thành phần đầy đủ.

Doanh nghiệp nên gửi mẫu để người mua duyệt trước khi sản xuất hoặc đóng hàng số lượng lớn. Mẫu được xác nhận cùng bản tiêu chuẩn sản phẩm sẽ là cơ sở đối chiếu khi giao nhận và xử lý khiếu nại.

xuất khẩu cà phê Việt Nam sang Canada

2. Kiểm tra điều kiện nhập khẩu tại Canada

Không nên đợi hàng lên tàu mới kiểm tra yêu cầu tại thị trường đến. Nhà xuất khẩu cần phối hợp với người mua hoặc đại lý khai quan tại Canada để xác nhận điều kiện áp dụng cho đúng loại sản phẩm.

Nhà nhập khẩu thực phẩm thông thường cần giấy phép Safe Food for Canadians phù hợp với hoạt động và nhóm hàng, trừ trường hợp được miễn. Các nghĩa vụ về kiểm soát phòng ngừa và truy xuất nguồn gốc cũng cần được xem xét.

Yêu cầu cụ thể nên tra cứu trên hệ thống AIRS của Cơ quan Thanh tra Thực phẩm Canada theo mặt hàng, xuất xứ và mục đích sử dụng. Không mặc định mọi loại cà phê đều cần cùng một bộ giấy kiểm dịch hoặc chứng nhận.

Làm rõ ngay từ đầu giúp tránh tình trạng hàng đã đến cảng nhưng thiếu điều kiện tiếp nhận, phát sinh lưu kho và chậm giao cho khách.

3. Thống nhất hợp đồng và trách nhiệm giao hàng

Hợp đồng xuất khẩu cần quy định rõ tên hàng, chất lượng, số lượng, đơn giá, bao bì, thời gian giao và phương thức thanh toán. Địa điểm giao hàng phải đủ cụ thể để các bên xác định được trách nhiệm.

Nếu sử dụng Incoterms, doanh nghiệp nên ghi điều kiện, địa điểm và phiên bản áp dụng. Chẳng hạn, FOB hoặc CIF phù hợp với một số phương án vận tải biển, trong khi FCA có thể phù hợp khi giao hàng cho người chuyên chở tại địa điểm thỏa thuận.

Cần phân biệt bên trả cước vận chuyển và thời điểm chuyển rủi ro. Với CIF, người bán trả cước và mua bảo hiểm theo điều kiện áp dụng, nhưng rủi ro không chờ đến khi hàng tới Canada mới chuyển sang người mua.

Hợp đồng cũng nên có thời hạn kiểm tra hàng, cách lấy mẫu và quy trình giải quyết khiếu nại.

4. Chuẩn bị hàng và kiểm soát chất lượng

Cà phê cần được kiểm tra trước khi đóng gói để bảo đảm phù hợp với mẫu và tiêu chuẩn đã thống nhất. Những vấn đề như ẩm mốc, côn trùng, mùi lạ hoặc chất lượng không đồng đều có thể ảnh hưởng cả lô hàng.

Với cà phê nhân, cần chú ý độ ẩm, điều kiện kho và độ sạch của bao chứa. Không đặt hàng gần hóa chất, hàng có mùi mạnh hoặc khu vực dễ thấm nước.

Với cà phê rang xay, doanh nghiệp cần tính thời điểm sản xuất dựa trên lịch vận chuyển và thời gian phân phối dự kiến. Bao bì phải phù hợp với đặc tính sản phẩm, hạn chế tác động của không khí, độ ẩm và ánh sáng.

Mỗi lô nên có mã nhận diện, hồ sơ sản xuất và mẫu lưu để phục vụ truy xuất khi cần thiết.

5. Đóng gói và hoàn thiện nhãn hàng

Bao bì xuất khẩu phải bảo vệ được cà phê trong quá trình bốc xếp và vận chuyển dài ngày. Cà phê nhân có thể sử dụng bao chuyên dụng kết hợp lớp lót phù hợp theo thỏa thuận. Cà phê bán lẻ cần bao bì kín, chắc chắn và thùng ngoài đủ khả năng chịu xếp chồng.

Đối với thực phẩm đóng gói bán cho người tiêu dùng tại Canada, thông tin bắt buộc trên nhãn nhìn chung phải thể hiện bằng tiếng Anh và tiếng Pháp, trừ trường hợp được miễn. Tên sản phẩm, khối lượng tịnh, thông tin đơn vị chịu trách nhiệm và các nội dung liên quan cần được rà soát theo từng sản phẩm.

Không áp dụng máy móc nhãn của cà phê nguyên chất cho cà phê có đường, sữa hoặc thành phần phối trộn. Những sản phẩm này cần kiểm tra thêm nghĩa vụ về thành phần, chất gây dị ứng và thông tin dinh dưỡng.

Nên để nhà nhập khẩu duyệt nhãn trước khi in hàng loạt.

6. Xác định mã HS và chuẩn bị chứng từ

Mã HS cần dựa trên bản chất và thành phần thực tế của hàng hóa. Không nên dùng chung một mã cho cà phê nhân, cà phê rang và mọi loại chế phẩm từ cà phê.

Bộ chứng từ thường được chuẩn bị gồm:

  • Hợp đồng thương mại.

  • Hóa đơn thương mại.

  • Phiếu đóng gói.

  • Tờ khai hải quan xuất khẩu.

  • Vận đơn đường biển hoặc đường hàng không.

Tùy lô hàng, doanh nghiệp có thể cần thêm chứng từ chất lượng, bảo hiểm, xuất xứ hoặc giấy tờ chuyên ngành. Những giấy tờ này phải được xác định theo yêu cầu thực tế, không xem tất cả là bắt buộc cho mọi chuyến hàng.

Tên hàng, trọng lượng, số kiện và thông tin người nhận cần thống nhất giữa các chứng từ. Nếu đề nghị hưởng ưu đãi CPTPP, cần kiểm tra riêng quy tắc xuất xứ và chứng từ phù hợp.

7. Lựa chọn phương án vận tải quốc tế

Đường biển thường được cân nhắc với lô hàng lớn, còn đường hàng không phù hợp hơn với hàng mẫu, lô nhỏ hoặc đơn cần giao nhanh.

Vận chuyển nguyên container FCL giúp doanh nghiệp chủ động bố trí hàng và hạn chế tiếp xúc với hàng khác. Vận chuyển hàng lẻ LCL có thể phù hợp khi lượng hàng chưa đủ container, nhưng cần kiểm tra điều kiện gom hàng và nguy cơ nhiễm mùi.

Khi so sánh phương án, nên tính toàn bộ chi phí từ nơi lấy hàng đến địa điểm giao đã thỏa thuận. Cước quốc tế thấp chưa chắc tạo ra tổng chi phí thấp nếu phát sinh nhiều khoản tại đầu đến.

Doanh nghiệp có thể trao đổi với dịch vụ vận tải quốc tế của Unicorn Logistic về loại cà phê, số lượng, địa chỉ nhận và thời hạn giao để xây dựng phương án phù hợp.

8. Đặt chỗ, kiểm tra container và đóng hàng

Sau khi chốt phương án, doanh nghiệp đặt chỗ vận chuyển và bố trí lịch đưa hàng ra cảng hoặc kho gom. Cần theo dõi thời hạn nhận hàng, gửi thông tin vận đơn và khai báo trọng lượng container nếu áp dụng.

Container chở cà phê phải được kiểm tra độ sạch, độ khô, tình trạng sàn, vách, cửa và mùi bên trong. Không nên nhận container có dấu hiệu thấm nước hoặc tồn dư mùi ảnh hưởng đến thực phẩm.

Biện pháp chống ẩm, vật liệu lót và cách xếp hàng cần phù hợp với bao bì và hành trình. Không sử dụng vật liệu có nguy cơ làm nhiễm bẩn sản phẩm.

Khi đóng xong, nên chụp ảnh tình trạng hàng, cách xếp, số container và số niêm phong để lưu hồ sơ giao nhận.

9. Làm thủ tục xuất khẩu và theo dõi hành trình

Doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền thực hiện khai báo hải quan và nộp, xuất trình hồ sơ theo yêu cầu. Nếu có kiểm tra thực tế, cần phối hợp xử lý để hạn chế ảnh hưởng lịch vận chuyển.

Trước khi phát hành vận đơn, phải kiểm tra kỹ thông tin người gửi, người nhận, cảng đi, cảng đến, số kiện và trọng lượng. Sai thông tin có thể kéo theo chi phí sửa chứng từ hoặc chậm nhận hàng.

Trong hành trình, cần cập nhật thời gian khởi hành, trung chuyển và dự kiến đến. Lịch tàu có thể thay đổi, vì vậy người mua cần được thông báo kịp thời để bố trí thủ tục và kho nhận.

Unicorn Logistic có thể là đầu mối phối hợp thông tin vận chuyển trong phạm vi dịch vụ hai bên thống nhất.

10. Thông quan tại Canada và giao hàng

Trước khi hàng đến, nhà nhập khẩu và đại lý khai quan cần chuẩn bị hồ sơ, hoàn tất các khai báo cần thiết và xác định thuế, phí áp dụng. Nếu lô hàng được yêu cầu kiểm tra hoặc bổ sung thông tin, các bên cần phối hợp phản hồi sớm.

Sau khi đủ điều kiện nhận hàng, đơn vị giao nhận bố trí đưa hàng đến kho theo phạm vi hợp đồng. Cần theo dõi thời gian miễn lưu container, lưu bãi và lịch trả vỏ để kiểm soát chi phí.

Khi nhận, người mua nên kiểm tra niêm phong, số lượng và tình trạng bao bì. Dấu hiệu ướt, rách, nhiễm mùi hoặc thiếu hàng cần được ghi nhận bằng hình ảnh và biên bản.

Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phương án vận tải quốc tế phù hợp từ Unicorn Logistic, doanh nghiệp có thêm cơ sở để tổ chức xuất khẩu cà phê sang Canada chủ động, bảo vệ chất lượng và đáp ứng lịch giao đã cam kết.