Quy trình xuất khẩu thực phẩm từ Việt Nam đi Australia

Xuất khẩu thực phẩm sang Australia đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị kỹ từ sản phẩm, chứng từ đến phương án bảo quản và vận chuyển. Bên cạnh chất lượng, hàng hóa còn phải đáp ứng yêu cầu về an toàn sinh học, an toàn thực phẩm và nhãn hàng tại thị trường nhập khẩu.

Hiểu rõ quy trình xuất khẩu thực phẩm từ Việt Nam đi Australia giúp doanh nghiệp chủ động tiến độ, hạn chế chi phí phát sinh và bảo vệ chất lượng hàng. Việc phối hợp sớm với người mua và đơn vị vận tải quốc tế như Unicorn Logistic cũng giúp kết nối các bước từ lấy hàng đến giao nhận tại điểm đến.

1. Xác định chính xác sản phẩm xuất khẩu

Trước khi nhận đơn hàng, doanh nghiệp cần lập hồ sơ mô tả sản phẩm, bao gồm tên hàng, thành phần, nguồn nguyên liệu, phương pháp chế biến, quy cách đóng gói và điều kiện bảo quản.

Không nên chỉ khai tên chung như “thực phẩm khô” hoặc “đồ ăn đóng gói”. Một sản phẩm có thành phần thịt, trứng hoặc sữa có thể chịu yêu cầu nhập khẩu khác với sản phẩm hoàn toàn từ thực vật.

Trạng thái hàng cũng cần xác định rõ: tươi, đông lạnh, sấy khô, đóng hộp hay đã xử lý nhiệt. Những thông tin này là cơ sở kiểm tra điều kiện nhập khẩu và lựa chọn phương án vận chuyển.

Doanh nghiệp nên thống nhất tiêu chuẩn chất lượng, mẫu hàng và thời hạn sử dụng còn lại khi giao với người mua.

2. Kiểm tra điều kiện an toàn sinh học trên BICON

Australia áp dụng yêu cầu an toàn sinh học đối với nhiều sản phẩm có nguồn gốc động vật và thực vật. Vì vậy, cần kiểm tra khả năng nhập khẩu trước khi sản xuất hoặc đặt lịch vận chuyển.

Hệ thống BICON cung cấp điều kiện nhập khẩu theo từng mặt hàng. Kết quả tra cứu giúp xác định hàng có được phép nhập hay không, cần giấy phép, chứng từ hỗ trợ hoặc biện pháp xử lý nào.

Phải tra cứu theo đúng thành phần, xuất xứ và phương pháp chế biến thực tế. Không lấy điều kiện của một sản phẩm tương tự để áp dụng cho toàn bộ nhóm hàng.

Nếu cần giấy phép nhập khẩu, người nhập khẩu phải hoàn thành thủ tục đúng thời điểm quy định. Không nên đưa hàng đi khi điều kiện nhập khẩu chưa được xác nhận đầy đủ.

3. Rà soát tiêu chuẩn an toàn thực phẩm

Đáp ứng điều kiện an toàn sinh học chưa đồng nghĩa sản phẩm đã đáp ứng toàn bộ yêu cầu bán tại Australia. Thực phẩm nhập khẩu để kinh doanh còn phải phù hợp với Australia New Zealand Food Standards Code.

Doanh nghiệp cần kiểm tra các quy định liên quan đến thành phần, phụ gia, chất gây ô nhiễm, dư lượng và tiêu chí vi sinh áp dụng cho sản phẩm.

Ví dụ, thực phẩm chế biến có nhiều thành phần cần rà soát công thức; nông sản cần chú ý dư lượng; hàng đông lạnh cần kiểm soát điều kiện nhiệt độ phù hợp.

Hồ sơ chất lượng nên gắn với sản phẩm và lô hàng cụ thể. Không mặc định một chứng nhận hoặc kết quả kiểm nghiệm tại Việt Nam sẽ thay thế được mọi yêu cầu kiểm tra ở Australia.

4. Hoàn thiện nhãn hàng trước khi đóng gói

Nhãn thực phẩm cần được người nhập khẩu rà soát trước khi in số lượng lớn. Tùy sản phẩm và trường hợp miễn trừ, các nội dung phải xem xét gồm tên thực phẩm, thành phần, chất gây dị ứng, thông tin dinh dưỡng, mã lô, hướng dẫn bảo quản và thông tin nhà cung cấp.

Thông tin bắt buộc phải đáp ứng yêu cầu về tiếng Anh. Việc ghi ngày sử dụng cần phân biệt đúng “use by” và “best before” theo tính chất sản phẩm.

Xuất xứ cũng phải thể hiện theo quy định áp dụng. Không tự sử dụng biểu tượng hoặc cách trình bày khiến người mua hiểu nhầm sản phẩm có xuất xứ Australia.

Đặc biệt, thông tin chất gây dị ứng cần trình bày đúng yêu cầu hiện hành, thay vì chỉ dịch nguyên mẫu nhãn đang dùng tại Việt Nam.

5. Thống nhất hợp đồng và trách nhiệm giao nhận

Hợp đồng cần ghi rõ loại hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, thời gian giao, điều kiện thanh toán và cách xử lý khiếu nại.

Đối với thực phẩm, nên bổ sung điều kiện nhiệt độ, thời hạn sử dụng còn lại và phương pháp kiểm tra khi nhận. Những nội dung này giúp tránh tranh chấp khi hàng đạt số lượng nhưng không đáp ứng yêu cầu phân phối.

Nếu sử dụng Incoterms, cần ghi điều kiện, địa điểm cụ thể và phiên bản áp dụng. Hai bên phải hiểu rõ ai đặt vận chuyển, mua bảo hiểm, làm thủ tục nhập khẩu và thanh toán các khoản tại đầu đến.

Thời điểm chuyển rủi ro cũng cần phân biệt với trách nhiệm trả cước để lựa chọn bảo hiểm phù hợp.

6. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Bộ chứng từ cần được lập theo yêu cầu của giao dịch và điều kiện nhập khẩu đã xác nhận. Các giấy tờ thường gặp gồm:

• Hợp đồng thương mại.

• Hóa đơn thương mại.

• Phiếu đóng gói.

• Tờ khai hải quan xuất khẩu.

• Vận đơn đường biển hoặc đường hàng không.

Tùy mặt hàng, có thể cần giấy kiểm dịch, chứng thư y tế, giấy phép nhập khẩu, chứng từ xử lý hoặc tài liệu về thành phần và quy trình sản xuất.

Không phải mọi lô thực phẩm đều cần cùng một bộ chứng nhận. Doanh nghiệp nên yêu cầu người nhập khẩu và đại lý khai quan xác nhận danh mục trước khi giao hàng.

Tên hàng, mã lô, số kiện và trọng lượng phải thống nhất. Chứng từ xuất xứ để đề nghị ưu đãi thuế cần đáp ứng hiệp định và quy tắc áp dụng.

7. Đóng gói và kiểm soát điều kiện bảo quản

Bao bì phải phù hợp với thực phẩm và chịu được quá trình bốc xếp, trung chuyển. Thùng ngoài cần đủ chắc, dễ nhận diện lô và thuận tiện kiểm đếm.

Hàng khô nên được bảo vệ khỏi hơi ẩm, côn trùng và mùi lạ. Kho chứa, phương tiện và container phải sạch, không có đất, tàn dư thực vật hoặc dấu hiệu sinh vật gây hại.

Hàng lạnh cần duy trì điều kiện nhiệt độ theo đặc tính sản phẩm. Với hàng đông lạnh, phải chuẩn bị hàng đạt nhiệt độ yêu cầu trước khi đóng; không xem container lạnh là thiết bị cấp đông thay thế.

Nếu sử dụng pallet hoặc kiện gỗ, cần kiểm tra yêu cầu đối với bao bì gỗ. Có thể bố trí thiết bị ghi nhiệt độ khi cần theo dõi chuỗi lạnh.

8. Lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp

Đường biển thường phù hợp với lô hàng lớn, thực phẩm khô hoặc hàng có thời hạn sử dụng đủ dài. Đường hàng không có thể được cân nhắc cho hàng mẫu, đơn gấp và sản phẩm có giá trị cao.

Hàng nguyên container giúp chủ động bố trí và kiểm soát điều kiện chuyên chở. Hàng lẻ cần đánh giá khả năng gom chung, nguy cơ nhiễm mùi và thời gian xử lý tại kho.

Không nên chỉ so sánh cước quốc tế. Cần tính thời gian từ lúc lấy hàng đến khi giao kho, bao gồm trung chuyển và khả năng kiểm tra tại điểm đến.

Doanh nghiệp có thể trao đổi với dịch vụ vận tải quốc tế của Unicorn Logistic để xây dựng phương án theo loại thực phẩm, số lượng, nhiệt độ và địa chỉ giao nhận thực tế.

9. Làm thủ tục xuất khẩu và theo dõi hành trình

Sau khi chuẩn bị hàng và hồ sơ, doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền thực hiện khai báo hải quan. Các thủ tục chuyên ngành cần hoàn thành theo yêu cầu của mặt hàng.

Trước khi đưa hàng ra cảng hoặc sân bay, phải kiểm tra lịch tiếp nhận, thời hạn gửi chứng từ và thời điểm đóng hàng. Hàng lạnh cần phối hợp phương tiện, kho và lịch vận chuyển để hạn chế gián đoạn bảo quản.

Bản nháp vận đơn phải được đối chiếu kỹ với hóa đơn và phiếu đóng gói. Khi hàng khởi hành, bộ chứng từ cần chuyển cho người nhập khẩu đúng hạn.

Trong hành trình, các thay đổi về lịch đến phải được cập nhật để người nhận chủ động thủ tục và bố trí kho.

10. Kiểm tra nhập khẩu và giao hàng tại Australia

Khi đến Australia, hàng phải hoàn thành các yêu cầu hải quan và an toàn sinh học áp dụng. Thực phẩm nhập khẩu để bán còn có thể được chỉ định kiểm tra theo Imported Food Inspection Scheme – IFIS, tùy phân loại và mức độ rủi ro.

Nếu được yêu cầu giữ hàng để kiểm tra, người nhập khẩu cần tuân thủ chỉ dẫn và chưa phân phối khi chưa đủ điều kiện. Việc kiểm tra có thể bao gồm hồ sơ, nhãn, quan sát hàng hoặc lấy mẫu xét nghiệm.

Sau khi được giải phóng, hàng được vận chuyển đến kho theo hợp đồng. Người nhận nên kiểm tra số lượng, bao bì, mã lô và nhiệt độ nếu áp dụng.

Sự chuẩn bị đồng bộ từ sản phẩm đến giao nhận, cùng phương án vận tải phù hợp của Unicorn Logistic, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chất lượng và tiến độ xuất khẩu thực phẩm sang Australia.